Las fases permiten dividir un proyecto en partes más pequeñas y monitorear la rentabilidad a un nivel más detallado.

En lugar de supervisar el presupuesto y la rentabilidad de todo el proyecto, puedes asignar y controlar presupuestos por fase. Esto te ofrece una mejor visibilidad del rendimiento, el progreso y los márgenes en las diferentes etapas del proyecto.

¿Qué son las fases?

Las fases representan las principales etapas o hitos de un proyecto (por ejemplo: Planificación, Ejecución, Entrega).

Al utilizar fases, puedes:

• Establecer presupuestos individuales por fase
• Monitorizar las horas registradas en cada fase
• Analizar la rentabilidad a un nivel más granular
• Identificar qué etapa del proyecto está por encima o por debajo del presupuesto

Cómo seguir la rentabilidad por fases

Para realizar el seguimiento de la rentabilidad por fase, debes configurar esto en la configuración de tu proyecto.

Paso 1: Ve al proyecto

1. Abre el proyecto
2. Ve a Configuración

Paso 2: Selecciona su tipo de presupuesto

En la sección Detalles financieros , verás las opciones de tipo de presupuesto del proyecto :

• Proyecto → Seguimiento de la rentabilidad a nivel de proyecto.
• Fases → Seguimiento de la rentabilidad por separado para cada fase.

Selecciona fases

Paso 3: Configura tus fases

Después de seleccionar “Fases”:

• Haz clic en Configurar fases
• Crea y define las diferentes fases de tu proyecto
• Asigna un presupuesto a cada fase

Crear y gestionar fases en un proyecto

Paso 1: Crea una nueva fase

1. Ve a la pestaña Fases dentro de tu proyecto
2. Haz clic en + Crear fase
3. En la ventana emergente:
   • Introduce el nombre de la fase
4. Haz clic en Crear fase

Tu fase ahora aparecerá en la lista.

Paso 2: Configurar los detalles de la fase

Una vez creada la fase:

1. Haz clic en el nombre de la fase
2. Abre la pestaña Configuración en el panel lateral
3. Completa los campos correspondientes:
   • Información básica
     • Nombre
     • Código
     • Fecha de inicio / Fecha de vencimiento
     • Estado
     • Descripción
   • Detalles financieros
     • Costo estimado
     • Costos fijos (si aplica)
     • Horas estimadas
     • Establecer como facturable
     • Presupuesto del cliente
     • Opción de incluir gastos estimados
4. Haz clic en Guardar

Monitorea todas las fases en un solo lugar

Una vez creadas y configuradas tus fases, podrás administrar y realizar un seguimiento de todo desde la pestaña Fases dentro del proyecto.

Esta tabla te ofrece una descripción financiera y operativa completa de cada fase en un solo lugar.

Para cada fase, puedes ver:

• Estado (Activo/Borrador)
• Horas rastreadas vs. horas estimadas
• Presupuesto usado vs. límite presupuestario
• Costo hasta la fecha vs. costo estimado
• Beneficio actual vs. estimado
• Margen actual vs. estimado
• Alertas
• Fechas de inicio y finalización

En la parte inferior de la tabla, también verás el resumen total , que agrega todos los datos de las fases a nivel de proyecto.

Esto te permite:

• Identificar qué fase está consumiendo más presupuesto
• Detectar problemas de margen de forma temprana
• Monitorizar la rentabilidad general
• Detectar riesgos financieros antes de que afecten a todo el proyecto

Comprensión de las alertas de fase

Las fases incluyen un sistema de alerta que prioriza las ganancias para ayudarte a identificar rápidamente los riesgos financieros.

Hay tres tipos de alertas:

Improductivo

• Qué significa:
  Tu costo hasta la fecha excede lo que puede facturar al cliente.
  Actualmente estás perdiendo dinero en esta fase.
   
• Qué hacer:
  Revisa las horas registradas, las tarifas o el presupuesto del cliente. Considera ajustar el alcance, las tarifas o la estructura de facturación.

Sobrepresupuesto

• Qué significa:
  Has alcanzado o superado tu límite de presupuesto definido.
  Los costos adicionales reducirán las ganancias a menos que:
  • El cliente aprueba más presupuesto
  • Aumentes el límite presupuestario
     
• Qué hacer:
  Revisa el alcance y discutir ajustes presupuestarios si es necesario.

Cerca del límite

• Qué significa:
  Has utilizado más del 90% de tu presupuesto.
  Esta es una advertencia preventiva antes de excederte del presupuesto.
   
• Qué hacer:
  Controla cuidadosamente las horas restantes y los costos para evitar sobrecostos.