Depois de pagar com um Factorial, você não cria uma despesa: Factorial a cria e você apenas adiciona o recibo. One, nosso assistente de IA, combina (vincula) o recibo ao pagamento e preenche o restante. Para finanças, isso é a conciliação do cartão: cada pagamento com cartão com seu recibo, categoria, projeto, centro de custo e IVA.

O que Factorial cria para cada pagamento com cartão

Visão geral

Quando um pagamento com um cartão Factorial emitido para Despesas é aceito, Factorial cria uma rascunho de despesa para o portador do cartão com:

• o valor e moeda cobrados, a data do pagamento e o comerciante,
• uma categoria baseada no tipo de comerciante, ou Outro,
• o centro de custo do portador do cartão,
• Pagamento: não reembolsável, pago com Factorial card.

O recibo, projeto, descrição e IVA começam vazios. O valor, moeda e comerciante não podem ser editados.

Adicione o recibo e deixe One combiná-lo

Como usar

No aplicativo móvel

1. Após pagar, você recebe uma notificação de Novo pagamento com cartão, por exemplo "💳 £42.50 no Café Central – Por favor, adicione um recibo para registrar a despesa."
2. Toque nela. Se você puder usar One, One abre com Adicionar seu recibo: toque em Tirar uma foto, Selecionar da galeria ou Enviar documento.
3. One combina o recibo ao seu pagamento com cartão, preenche os detalhes, pede apenas os campos obrigatórios que não consegue entender, e envia a despesa para revisão (a menos que você peça para mantê-la como rascunho).
4. Sem One, a notificação abre o rascunho: adicione o recibo, complete qualquer campo obrigatório e toque em Enviar para aprovação.

Na web: vá para Meus gastos > Minhas despesas, abra a despesa do cartão, adicione o recibo e clique em Enviar para aprovação.

Como One combina um recibo a um pagamento com cartão

One olha apenas para suas próprias despesas com cartão. Um recibo combina com um pagamento com cartão quando:

• Valor: é exatamente o mesmo, até o centavo, que o valor cobrado no cartão ou que o valor original na moeda do comerciante. One nunca converte moedas.
• Data: dentro de 3 horas do pagamento quando ambos têm hora e fuso horário, caso contrário, dentro de 2 dias.
• Categoria: não entra em conflito claro com a do pagamento, por exemplo, um recibo de Refeições contra um pagamento de Companhias aéreas de um comerciante não relacionado.

Ao combinar, One adiciona o recibo e preenche o IVA, descrição, categoria, projeto, centro de custo e orçamento, e mantém o valor, moeda e comerciante do cartão. Se nada combinar, One cria uma despesa manual separada e a despesa do cartão permanece como rascunho.

Dicas e Melhores Práticas

Solução de Problemas e FAQ

Solução de Problemas

• One criou uma despesa manual separada em vez de combinar meu pagamento com cartão. O valor, data ou categoria do recibo não combinou com o pagamento com cartão, muitas vezes devido a uma gorjeta adicionada após o cartão ser cobrado, ou um recibo em uma moeda que não é nem a do cartão nem a do comerciante. Exclua a despesa manual (veja Como excluo uma despesa?) e adicione o recibo à despesa do cartão (veja Como anexo um recibo a uma despesa?), para que a compra não seja reportada duas vezes.
• Criei uma despesa manual para um pagamento com cartão. Faça o mesmo: exclua a despesa manual e adicione o recibo à despesa do cartão, para que ninguém seja pago duas vezes.
• Não consigo mudar o valor de uma despesa com cartão. O valor, moeda e comerciante vêm do pagamento com cartão. Se o comerciante reembolsou parte, veja Um comerciante reembolsou um pagamento com cartão. Como isso aparece nas Despesas?.
• Um pagamento não criou uma despesa. Pagamentos recusados e reembolsos nunca criam uma despesa. Veja Um pagamento com cartão está faltando no Factorial. Onde está?.
• A notificação não chegou. Verifique se Novo pagamento com cartão está ativado nas suas configurações de notificação. É uma notificação push no seu telefone, nunca um e-mail. A despesa é criada de qualquer forma.
• "Revise os detalhes da sua despesa" com "Campo obrigatório ausente". Sua empresa exige um campo que ainda está vazio. Preencha, então envie a despesa.
• O valor de uma despesa com cartão aprovada mudou. Se o valor final do comerciante difere do primeiro (um hotel ou posto de gasolina, por exemplo), a despesa com cartão assume o valor final, mesmo após a aprovação. Seu status não muda.

FAQ

1. Quando a despesa com cartão é criada?

Quando o pagamento é autorizado, antes que o comerciante o liquide, então um pagamento que ainda está Retido já tem sua despesa.

2. Quais cartões criam despesas?

Apenas cartões Factorial emitidos para Despesas. Cartões para Software, Aquisições ou Benefícios não criam despesas.

3. One anexa o recibo ao pagamento exato que fui notificado?

One combina o recibo pelo seu próprio conteúdo (valor, data e categoria), não pela notificação, e olha apenas para suas próprias despesas com cartão. Se você tiver vários rascunhos de cartão, ele vai para o que combina.

4. E se vários pagamentos com cartão combinarem com o mesmo recibo?

Um pagamento na moeda do recibo vence sobre um combinado na moeda original do comerciante. Depois disso, o nome do comerciante mais próximo vence. Cada pagamento com cartão leva apenas um recibo.

5. One me pergunta pelo projeto ou centro de custo?

Apenas quando sua empresa tornou esse campo obrigatório no formulário de despesa e One não consegue entender. Também pode pedir orçamento, referência interna, subcategoria, ID fiscal do comerciante ou número do documento. Para um pagamento com cartão, nunca pergunta como você pagou.

6. Como faço para impedir One de combinar um recibo ao meu cartão?

Diga a One que você pagou pessoalmente ou em dinheiro. Ele então cria uma despesa manual para reembolsá-lo.

7. O recibo está em euros e meu cartão foi cobrado em libras. Qual valor a despesa mantém?

O do cartão. One combina com o valor original em euros e mantém o valor, moeda e comerciante do cartão.

8. Uma despesa com cartão aprovada volta para revisão quando o valor muda?

Não. A despesa assume o valor final cobrado e permanece Aprovada. Se o comerciante cancelar o pagamento, seu status muda para Pagamento revertido.

9. Os portadores de cartão podem editar uma despesa com cartão?

Sim, tudo exceto o valor, moeda e comerciante.

10. As despesas com cartão seguem o mesmo fluxo de aprovação?

Sim. Elas passam pelo seu fluxo de aprovação e verificações de Despesas como qualquer outra despesa.

11. A qual entidade legal pertence uma despesa com cartão?

A entidade legal da conta bancária do cartão, não a do funcionário.

12. Como vejo qual cartão pagou uma despesa, ou apenas despesas de cartão?

Abra a despesa: a linha Método de pagamento mostra o cartão, por exemplo Factorial card · Cartão físico *5678. Em Gastos > Despesas dos funcionários, filtre Tipo de despesa por Factorial Card, adicione a coluna Método de pagamento para ver o tipo de cartão e os últimos quatro dígitos, e combine com Proprietário ou Projeto. Para ver todos os pagamentos de um cartão, incluindo aqueles que não criaram uma despesa, vá para Tesouraria > Cartões, abra o cartão e verifique Pagamentos com cartão.

13. Pagamentos recusados criam uma despesa?

Não. Apenas pagamentos aceitos criam. O portador do cartão é notificado quando um pagamento é recusado devido aos limites do cartão ou falta de fundos.

14. Várias pessoas usam um cartão compartilhado. Como rastreamos para quem cada despesa foi?

Um cartão pertence a uma pessoa, então todos os seus pagamentos se tornam despesas dessa pessoa. O portador do cartão pode dizer para quem ou o que cada um foi na descrição ou no projeto. Se várias pessoas gastam regularmente, dê a cada uma delas seu próprio cartão.

15. Qual método de pagamento devo usar para um cartão pré-pago que não é um Factorial?

Use Cartão de débito corporativo: a empresa pagou, então não é reembolsado. Factorial card é preenchido automaticamente para pagamentos com cartão Factorial e não pode ser escolhido manualmente.

16. Posso excluir uma despesa com cartão?

Não, uma despesa com cartão com um valor não pode ser excluída porque registra um pagamento real. Exclua apenas a despesa manual que você criou por engano.

17. Por que o valor da minha despesa é diferente do preço no checkout?

A despesa assume o valor e a moeda cobrados no seu cartão. Se o comerciante cobrou em outra moeda, ou adicionou uma gorjeta ou um valor final depois, pode diferir do primeiro valor que você viu.

18. Onde encontro um registro de que um pagamento com cartão foi feito?

Cada pagamento é registrado na aba Pagamentos com cartão do cartão, com seu comerciante, valor, data e status (Concluído uma vez que foi processado). Os portadores de cartão abrem a partir de Meus gastos > Meus cartões. Finanças também podem abrir a conta dos cartões em Tesouraria > Contas e clicar em Exportar transações.