Después de pagar con una Factorial, no creas un gasto: Factorial lo crea y tú solo agregas el recibo. One, nuestro asistente de IA, empareja (vincula) el recibo con el pago y completa el resto. Para finanzas, eso es la conciliación de tarjetas: cada pago con tarjeta con su recibo, categoría, proyecto, centro de costos y IVA.

Lo que Factorial crea para cada pago con tarjeta

Resumen

Cuando se acepta un pago con una tarjeta Factorial emitida para Gastos, Factorial crea un borrador de gasto para el titular de la tarjeta con:

• el monto y moneda cargados, la fecha del pago y el comerciante,
• una categoría basada en el tipo de comerciante, o Otro,
• el centro de costos del titular de la tarjeta,
• Pago: no reembolsable, pagado con Factorial card.

El recibo, proyecto, descripción y IVA comienzan vacíos. El monto, la moneda y el comerciante no se pueden editar.

Agrega el recibo y deja que One lo empareje

Cómo usar

En la aplicación móvil

1. Después de pagar, recibes una notificación de Nuevo pago con tarjeta, por ejemplo "💳 £42.50 en Café Central – Por favor, agrega un recibo para registrar el gasto."
2. Tócalo. Si puedes usar One, One se abre con Agrega tu recibo: toca Toma una foto, Selecciona de la galería o Sube documento.
3. One empareja el recibo con tu pago con tarjeta, completa los detalles, solo pregunta por los campos requeridos que no puede resolver, y envía el gasto para revisión (a menos que pidas mantenerlo como borrador).
4. Sin One, la notificación abre el borrador: agrega el recibo, completa cualquier campo requerido y toca Enviar para aprobación.

En la web: ve a Mis gastos > Mis gastos, abre el gasto de tarjeta, agrega el recibo y haz clic en Enviar para aprobación.

Cómo One empareja un recibo a un pago con tarjeta

One solo mira tus propios gastos con tarjeta. Un recibo empareja un pago con tarjeta cuando:

• Monto: es exactamente el mismo, hasta el centavo, que el monto cargado a la tarjeta o que el monto original en la moneda del comerciante. One nunca convierte monedas.
• Fecha: dentro de 3 horas del pago cuando ambos tienen una hora y zona horaria, de lo contrario dentro de 2 días.
• Categoría: no entra en conflicto claramente con la del pago, por ejemplo un recibo de Comidas contra un pago de Aerolíneas de un comerciante no relacionado.

Al emparejar, One agrega el recibo y completa el IVA, descripción, categoría, proyecto, centro de costos y presupuesto, y mantiene el monto, moneda y comerciante de la tarjeta. Si nada coincide, One crea un gasto manual separado y el gasto de tarjeta permanece como borrador.

Consejos y Mejores Prácticas

Resolución de Problemas y FAQ

Resolución de Problemas

• One creó un gasto manual separado en lugar de emparejar mi pago con tarjeta. El monto, la fecha o la categoría del recibo no coincidían con el pago con tarjeta, a menudo debido a una propina añadida después de que se cargó la tarjeta, o un recibo en una moneda que no es ni la de la tarjeta ni la del comerciante. Elimina el gasto manual (consulta ¿Cómo elimino un gasto?) y agrega el recibo al gasto de tarjeta (consulta ¿Cómo adjunto un recibo a un gasto?), para que la compra no se informe dos veces.
• Creé un gasto manualmente para un pago con tarjeta. Haz lo mismo: elimina el gasto manual y agrega el recibo al gasto de tarjeta, para que nadie sea pagado dos veces.
• No puedo cambiar el monto de un gasto con tarjeta. El monto, la moneda y el comerciante provienen del pago con tarjeta. Si el comerciante reembolsó parte de él, consulta Un comerciante reembolsó un pago con tarjeta. ¿Cómo se muestra en Gastos?.
• Un pago no creó un gasto. Los pagos rechazados y los reembolsos nunca crean un gasto. Consulta Un pago con tarjeta falta en Factorial. ¿Dónde está?.
• La notificación no llegó. Verifica que Nuevo pago con tarjeta esté activado en tus configuraciones de notificación. Es una notificación push en tu teléfono, nunca un correo electrónico. El gasto se crea de cualquier manera.
• "Revisa los detalles de tu gasto" con "Campo requerido faltante". Tu empresa requiere un campo que aún está vacío. Rellénalo y luego envía el gasto.
• El monto de un gasto con tarjeta aprobado cambió. Si el monto final del comerciante difiere del primero (un hotel o una gasolinera, por ejemplo), el gasto con tarjeta toma el monto final, incluso después de la aprobación. Su estado no cambia.

FAQ

1. ¿Cuándo se crea el gasto con tarjeta?

Cuando el pago es autorizado, antes de que el comerciante lo liquide, así que un pago que aún está Retenido ya tiene su gasto.

2. ¿Qué tarjetas crean gastos?

Solo las tarjetas Factorial emitidas para Gastos. Las tarjetas para Software, Compras o Beneficios no crean gastos.

3. ¿One adjunta el recibo al pago exacto del que fui notificado?

One empareja el recibo por su propio contenido (monto, fecha y categoría), no por la notificación, y solo mira tus propios gastos con tarjeta. Si tienes varios borradores de tarjeta, va al que empareja.

4. ¿Qué pasa si varios pagos con tarjeta coinciden con el mismo recibo?

Un pago en la moneda del recibo gana sobre uno emparejado en la moneda original del comerciante. Después de eso, el nombre del comerciante más cercano gana. Cada pago con tarjeta toma solo un recibo.

5. ¿One me pregunta por el proyecto o centro de costos?

Solo cuando tu empresa hizo que ese campo fuera obligatorio en el formulario de gastos y One no puede resolverlo. También puede preguntar por presupuesto, referencia interna, subcategoría, ID fiscal del comerciante o número de documento. Para un pago con tarjeta nunca pregunta cómo pagaste.

6. ¿Cómo detengo a One emparejando un recibo a mi tarjeta?

Dile a One que pagaste personalmente o en efectivo. Entonces crea un gasto manual para devolverte el dinero.

7. El recibo está en euros y mi tarjeta fue cargada en libras. ¿Qué monto mantiene el gasto?

El de la tarjeta. One empareja el monto original en euros y mantiene el monto, la moneda y el comerciante de la tarjeta.

8. ¿Un gasto con tarjeta aprobado vuelve a revisión cuando cambia el monto?

No. El gasto toma el monto final cargado y permanece Aprobado. Si el comerciante cancela el pago, su estado cambia a Pago revertido.

9. ¿Los titulares de tarjeta pueden editar un gasto con tarjeta?

Sí, todo excepto el monto, la moneda y el comerciante.

10. ¿Los gastos con tarjeta siguen el mismo flujo de aprobación?

Sí. Pasan por tu flujo de aprobación y verificaciones de Gastos como cualquier otro gasto.

11. ¿A qué entidad legal pertenece un gasto con tarjeta?

A la entidad legal de la cuenta bancaria de la tarjeta, no a la del empleado.

12. ¿Cómo veo qué tarjeta pagó un gasto, o solo gastos con tarjeta?

Abre el gasto: la fila de Método de pago muestra la tarjeta, por ejemplo Factorial card · Physical card *5678. En Gastos > Gastos de empleados, filtra Tipo de gasto por Factorial Card, agrega la columna de Método de pago para ver el tipo de tarjeta y los últimos cuatro dígitos, y combina con Propietario o Proyecto. Para ver cada pago de una tarjeta, incluidos los que no crearon un gasto, ve a Tesorería > Tarjetas, abre la tarjeta y revisa Pagos con tarjeta.

13. ¿Los pagos rechazados crean un gasto?

No. Solo los pagos aceptados lo hacen. El titular de la tarjeta es notificado cuando un pago es rechazado debido a los límites de la tarjeta o falta de fondos.

14. Varias personas usan una tarjeta compartida. ¿Cómo rastreamos para quién fue cada gasto?

Una tarjeta pertenece a una persona, así que todos sus pagos se convierten en gastos de esa persona. El titular de la tarjeta puede indicar para quién o qué fue cada uno en la descripción o el proyecto. Si varias personas gastan regularmente, dale a cada una su propia tarjeta.

15. ¿Qué método de pago debo usar para una tarjeta prepagada que no es una Factorial?

Usa Tarjeta de débito corporativa: la empresa pagó, así que no se reembolsa. Factorial card se completa automáticamente para pagos con tarjeta Factorial y no se puede elegir manualmente.

16. ¿Puedo eliminar un gasto con tarjeta?

No, un gasto con tarjeta con un monto no se puede eliminar porque registra un pago real. Elimina solo el gasto manual que creaste por error.

17. ¿Por qué el monto de mi gasto es diferente al precio en el checkout?

El gasto toma el monto y la moneda cargados a tu tarjeta. Si el comerciante cobró en otra moneda, o agregó una propina o un monto final después, puede diferir de la primera cifra que viste.

18. ¿Dónde encuentro un registro de que se realizó un pago con tarjeta?

Cada pago se registra en la pestaña de Pagos con tarjeta de la tarjeta con su comerciante, monto, fecha y estado (Completado una vez que ha pasado). Los titulares de tarjeta lo abren desde Mis gastos > Mis tarjetas. Finanzas también puede abrir la cuenta de tarjetas en Tesorería > Cuentas y hacer clic en Exportar transacciones.