Después de pagar con una Factorial card, no creas un gasto: Factorial lo crea y solo añades el recibo. One, nuestro asistente de IA, empareja (vincula) el recibo al pago y completa el resto. Para finanzas, eso es la conciliación de tarjetas: cada pago con tarjeta con su recibo, categoría, proyecto, centro de costos e IVA.

Lo que Factorial crea para cada pago con tarjeta

Descripción general

Cuando se acepta un pago con una Factorial card emitida para Gastos, Factorial crea un borrador de gasto para el titular de la tarjeta con:

• el monto y moneda cargados, la fecha del pago y el comerciante,
• una categoría basada en el tipo de comerciante, o Otro,
• el centro de costos del titular de la tarjeta,
• Pago: no reembolsable, pagado con Factorial card.

El recibo, proyecto, descripción e IVA comienzan vacíos. El monto, la moneda y el comerciante no pueden ser editados.

Añade el recibo y deja que One lo empareje

Cómo usar

En la aplicación móvil

1. Después de pagar, recibes una notificación de Nuevo pago con tarjeta, por ejemplo "💳 £42.50 en Café Central – Por favor, añade un recibo para registrar el gasto."
2. Tócalo. Si puedes usar One, One se abre con Añade tu recibo: toca Toma una foto, Selecciona de la galería o Sube documento.
3. One empareja el recibo con tu pago con tarjeta, llena los detalles, solo pregunta por los campos requeridos que no puede deducir, y envía el gasto para revisión (a menos que pidas mantenerlo como borrador).
4. Sin One, la notificación abre el borrador: añade el recibo, completa cualquier campo requerido y toca Enviar para aprobación.

En la web: ve a Mis gastos > Mis gastos, abre el gasto de la tarjeta, añade el recibo y haz clic en Enviar para aprobación.

Cómo One empareja un recibo con un pago con tarjeta

One solo mira tus propios gastos con tarjeta. Un recibo empareja un pago con tarjeta cuando:

• Monto: es exactamente el mismo, al centavo, que el monto cargado a la tarjeta o que el monto original en la moneda del comerciante. One nunca convierte monedas.
• Fecha: dentro de las 3 horas del pago cuando ambos tienen una hora y zona horaria, de lo contrario dentro de 2 días.
• Categoría: no entra en conflicto claro con la del pago, por ejemplo un recibo de Comidas contra un pago de Aerolíneas de un comerciante no relacionado.

Al emparejar, One añade el recibo y completa el IVA, descripción, categoría, proyecto, centro de costos y presupuesto, y mantiene el monto, moneda y comerciante de la tarjeta. Si nada coincide, One crea un gasto manual separado y el gasto de la tarjeta permanece como borrador.

Consejos y Mejores Prácticas

Solución de problemas y FAQ

Solución de problemas

• One creó un gasto manual separado en lugar de emparejar mi pago con tarjeta. El monto, la fecha o la categoría del recibo no coincidieron con el pago con tarjeta, a menudo debido a una propina añadida después de que se cargó la tarjeta, o un recibo en una moneda que no es ni la de la tarjeta ni la del comerciante. Elimina el gasto manual (consulta ¿Cómo elimino un gasto?) y añade el recibo al gasto de la tarjeta (consulta ¿Cómo adjunto un recibo a un gasto?), para que la compra no se informe dos veces.
• Creé un gasto manualmente para un pago con tarjeta. Haz lo mismo: elimina el gasto manual y añade el recibo al gasto de la tarjeta, para que nadie sea pagado dos veces.
• No puedo cambiar el monto de un gasto con tarjeta. El monto, la moneda y el comerciante provienen del pago con tarjeta. Si el comerciante reembolsó parte de él, consulta Un comerciante reembolsó un pago con tarjeta. ¿Cómo se muestra en Gastos?.
• Un pago no creó un gasto. Los pagos rechazados y reembolsos nunca crean un gasto. Consulta Falta un pago con tarjeta en Factorial. ¿Dónde está?.
• La notificación no llegó. Verifica que Nuevo pago con tarjeta esté activado en tu configuración de notificaciones. Es una notificación push en tu teléfono, nunca un correo electrónico. El gasto se crea de cualquier manera.
• "Revisa los detalles de tu gasto" con "Campo requerido faltante". Tu empresa requiere un campo que aún está vacío. Rellénalo, luego envía el gasto.
• El monto de un gasto con tarjeta aprobado cambió. Si el monto final del comerciante difiere del primero (un hotel o estación de servicio, por ejemplo), el gasto con tarjeta toma el monto final, incluso después de la aprobación. Su estado no cambia.

FAQ

1. ¿Cuándo se crea el gasto con tarjeta?

Cuando el pago es autorizado, antes de que el comerciante lo liquide, así que un pago que aún está Retenido ya tiene su gasto.

2. ¿Qué tarjetas crean gastos?

Solo las Factorial cards emitidas para Gastos. Las tarjetas para Software, Adquisiciones o Beneficios no crean gastos.

3. ¿One adjunta el recibo al pago exacto del que fui notificado?

One empareja el recibo por su propio contenido (monto, fecha y categoría), no por la notificación, y solo mira tus propios gastos con tarjeta. Si tienes varios borradores de tarjeta, va al que coincida.

4. ¿Qué pasa si varios pagos con tarjeta coinciden con el mismo recibo?

Un pago en la moneda del recibo gana sobre uno emparejado en la moneda original del comerciante. Después de eso, el nombre del comerciante más cercano gana. Cada pago con tarjeta toma solo un recibo.

5. ¿One me pregunta por el proyecto o centro de costos?

Solo cuando tu empresa hizo ese campo obligatorio en el formulario de gastos y One no puede deducirlo. También puede preguntar por presupuesto, referencia interna, subcategoría, ID fiscal del comerciante o número de documento. Para un pago con tarjeta nunca pregunta cómo pagaste.

6. ¿Cómo detengo a One de emparejar un recibo con mi tarjeta?

Dile a One que pagaste personalmente o en efectivo. Luego crea un gasto manual para reembolsarte.

7. El recibo está en euros y mi tarjeta fue cargada en libras. ¿Qué monto mantiene el gasto?

El de la tarjeta. One empareja con el monto original en euros y mantiene el monto, la moneda y el comerciante de la tarjeta.

8. ¿Un gasto con tarjeta aprobado vuelve a revisión cuando cambia el monto?

No. El gasto toma el monto final cobrado y permanece Aprobado. Si el comerciante cancela el pago, su estado cambia a Pago revertido.

9. ¿Pueden los titulares de tarjeta editar un gasto con tarjeta?

Sí, todo excepto el monto, la moneda y el comerciante.

10. ¿Los gastos con tarjeta siguen el mismo flujo de aprobación?

Sí. Pasan por tu flujo de aprobación y comprobaciones de Gastos como cualquier otro gasto.

11. ¿A qué entidad legal pertenece un gasto con tarjeta?

A la entidad legal de la cuenta bancaria de la tarjeta, no a la del empleado.

12. ¿Cómo veo qué tarjeta pagó un gasto, o solo gastos con tarjeta?

Abre el gasto: la fila de Método de pago muestra la tarjeta, por ejemplo Factorial card · Tarjeta física *5678. En Gastos > Gastos de empleados, filtra Tipo de gasto por Factorial Card, añade la columna de Método de pago para ver el tipo de tarjeta y los últimos cuatro dígitos, y combina con Propietario o Proyecto. Para ver cada pago de una tarjeta, incluidos aquellos que no crearon un gasto, ve a Tesorería > Tarjetas, abre la tarjeta y revisa Pagos con tarjeta.

13. ¿Los pagos rechazados crean un gasto?

No. Solo los pagos aceptados lo hacen. El titular de la tarjeta es notificado cuando un pago es rechazado debido a los límites de la tarjeta o a la falta de fondos.

14. Varias personas usan una tarjeta compartida. ¿Cómo rastreamos para quién fue cada gasto?

Una tarjeta pertenece a una persona, así que todos sus pagos se convierten en gastos de esa persona. El titular de la tarjeta puede indicar para quién o qué fue cada uno en la descripción o el proyecto. Si varias personas gastan regularmente, dale a cada una su propia tarjeta.

15. ¿Qué método de pago debo usar para una tarjeta prepagada que no es una Factorial card?

Usa Tarjeta de débito corporativa: la empresa pagó, por lo que no se reembolsa. Factorial card se completa automáticamente para pagos con tarjetas Factorial y no puede ser seleccionada manualmente.

16. ¿Puedo eliminar un gasto con tarjeta?

No, un gasto con tarjeta con un monto no puede ser eliminado porque registra un pago real. Elimina solo el gasto manual que creaste por error.

17. ¿Por qué el monto de mi gasto es diferente del precio al finalizar la compra?

El gasto toma el monto y la moneda cargados a tu tarjeta. Si el comerciante cobró en otra moneda, o añadió una propina o un monto final más tarde, puede diferir de la primera cifra que viste.

18. ¿Dónde encuentro un registro de que se realizó un pago con tarjeta?

Cada pago se registra en la pestaña de Pagos con tarjeta de la tarjeta con su comerciante, monto, fecha y estado (Completado una vez que ha sido procesado). Los titulares de tarjeta lo abren desde Mis gastos > Mis tarjetas. Finanzas también puede abrir la cuenta de tarjetas en Tesorería > Cuentas y hacer clic en Exportar transacciones.