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Nachdem Sie mit einer Factorial-Karte bezahlt haben, erstellen Sie keine Ausgabe: Factorial erstellt sie und Sie fügen nur den Beleg hinzu. One, unser KI-Assistent, verknüpft den Beleg mit der Zahlung und füllt den Rest aus. Für die Finanzabteilung ist das die Kartenabstimmung: jede Kartenzahlung mit ihrem Beleg, Kategorie, Projekt, Kostenstelle und Mehrwertsteuer.

Was Factorial für jede Kartenzahlung erstellt

Überblick

Wenn eine Zahlung mit einer Factorial-Karte, die für Ausgaben ausgegeben wurde, akzeptiert wird, erstellt Factorial eine Entwurf-Ausgabe für den Karteninhaber mit:

• dem Betrag und der Währung, die belastet wurden, dem Datum der Zahlung und dem Händler,
• einer Kategorie, die auf der Art des Händlers basiert oder Sonstiges,
• der Kostenstelle des Karteninhabers,
• Zahlung: nicht erstattungsfähig, bezahlt mit Factorial-Karte.

Der Beleg, das Projekt, die Beschreibung und die Mehrwertsteuer sind zunächst leer. Der Betrag, die Währung und der Händler können nicht bearbeitet werden.

Fügen Sie den Beleg hinzu und lassen Sie One ihn zuordnen

So verwenden Sie es

In der mobilen App

1. Nach der Zahlung erhalten Sie eine Neue Kartenzahlung-Benachrichtigung, zum Beispiel "💳 £42.50 bei Café Central – Bitte fügen Sie einen Beleg hinzu, um die Ausgabe zu registrieren."
2. Tippen Sie darauf. Wenn Sie One verwenden können, öffnet sich One mit Fügen Sie Ihren Beleg hinzu: tippen Sie auf Foto aufnehmen, Aus Galerie auswählen oder Dokument hochladen.
3. One verknüpft den Beleg mit Ihrer Kartenzahlung, füllt die Details aus, fragt nur nach erforderlichen Feldern, die es nicht ermitteln kann, und sendet die Ausgabe zur Überprüfung (es sei denn, Sie bitten darum, sie als Entwurf zu behalten).
4. Ohne One öffnet die Benachrichtigung den Entwurf: fügen Sie den Beleg hinzu, vervollständigen Sie alle erforderlichen Felder und tippen Sie auf Zur Genehmigung senden.

Im Web: gehen Sie zu Meine Ausgaben > Meine Ausgaben, öffnen Sie die Kartenausgabe, fügen Sie den Beleg hinzu und klicken Sie auf Zur Genehmigung senden.

Wie One einen Beleg mit einer Kartenzahlung verknüpft

One betrachtet nur Ihre eigenen Kartenausgaben. Ein Beleg passt zu einer Kartenzahlung, wenn:

• Betrag: er ist genau derselbe, bis auf den Cent, wie der Betrag, der der Karte belastet wurde, oder wie der ursprüngliche Betrag in der Währung des Händlers. One konvertiert niemals Währungen.
• Datum: innerhalb von 3 Stunden nach der Zahlung, wenn beide eine Uhrzeit und Zeitzone haben, andernfalls innerhalb von 2 Tagen.
• Kategorie: sie steht nicht klar im Widerspruch zur Zahlung, zum Beispiel ein Essens-Beleg gegen eine Fluggesellschaft-Zahlung von einem nicht verwandten Händler.

Bei einer Übereinstimmung fügt One den Beleg hinzu und füllt die Mehrwertsteuer, Beschreibung, Kategorie, Projekt, Kostenstelle und Budget aus und behält den Betrag, die Währung und den Händler der Karte. Wenn nichts übereinstimmt, erstellt One eine separate manuelle Ausgabe und die Kartenausgabe bleibt ein Entwurf.

Tipps und bewährte Praktiken

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

• One hat eine separate manuelle Ausgabe erstellt, anstatt meine Kartenzahlung zuzuordnen. Der Betrag, das Datum oder die Kategorie des Belegs stimmten nicht mit der Kartenzahlung überein, oft aufgrund eines Trinkgelds, das nach der Belastung der Karte hinzugefügt wurde, oder eines Belegs in einer Währung, die weder die der Karte noch die des Händlers ist. Löschen Sie die manuelle Ausgabe (siehe Wie lösche ich eine Ausgabe?) und fügen Sie den Beleg zur Kartenausgabe hinzu (siehe Wie füge ich einen Beleg zu einer Ausgabe hinzu?), damit der Kauf nicht doppelt erfasst wird.
• Ich habe manuell eine Ausgabe für eine Kartenzahlung erstellt. Machen Sie dasselbe: Löschen Sie die manuelle Ausgabe und fügen Sie den Beleg zur Kartenausgabe hinzu, damit niemand doppelt bezahlt wird.
• Ich kann den Betrag einer Kartenausgabe nicht ändern. Der Betrag, die Währung und der Händler stammen von der Kartenzahlung. Wenn der Händler einen Teil davon erstattet hat, siehe Ein Händler hat eine Kartenzahlung erstattet. Wie zeigt es sich in den Ausgaben?.
• Eine Zahlung hat keine Ausgabe erstellt. Abgelehnte Zahlungen und Rückerstattungen erstellen niemals eine Ausgabe. Siehe Eine Kartenzahlung fehlt in Factorial. Wo ist sie?.
• Die Benachrichtigung ist nicht angekommen. Überprüfen Sie, ob Neue Kartenzahlung in Ihren Benachrichtigungseinstellungen aktiviert ist. Es ist eine Push-Benachrichtigung auf Ihrem Telefon, niemals eine E-Mail. Die Ausgabe wird in jedem Fall erstellt.
• "Überprüfen Sie Ihre Ausgabendetails" mit "Fehlendes erforderliches Feld". Ihr Unternehmen verlangt ein Feld, das noch leer ist. Füllen Sie es aus und senden Sie dann die Ausgabe.
• Der Betrag einer genehmigten Kartenausgabe hat sich geändert. Wenn der endgültige Betrag des Händlers von dem ersten abweicht (zum Beispiel in einem Hotel oder an einer Tankstelle), nimmt die Kartenausgabe den endgültigen Betrag, auch nach der Genehmigung. Ihr Status ändert sich nicht.

FAQ

1. Wann wird die Kartenausgabe erstellt?

Wenn die Zahlung autorisiert ist, bevor der Händler sie abrechnet, sodass eine Zahlung, die noch Einbehalten ist, bereits ihre Ausgabe hat.

2. Welche Karten erstellen Ausgaben?

Nur Factorial-Karten, die für Ausgaben ausgegeben wurden. Karten für Software, Beschaffung oder Leistungen erstellen keine Ausgaben.

3. Fügt One den Beleg der genauen Zahlung hinzu, über die ich benachrichtigt wurde?

One verknüpft den Beleg anhand seines eigenen Inhalts (Betrag, Datum und Kategorie), nicht durch die Benachrichtigung, und betrachtet nur Ihre eigenen Kartenausgaben. Wenn Sie mehrere Kartenvorlagen haben, geht es zu der, die es verknüpfen kann.

4. Was ist, wenn mehrere Kartenzahlungen zum gleichen Beleg passen?

Eine Zahlung in der Währung des Belegs hat Vorrang vor einer, die in der ursprünglichen Währung des Händlers verknüpft ist. Danach gewinnt der nächstgelegene Händlername. Jede Kartenzahlung nimmt nur einen Beleg.

5. Fragt One mich nach dem Projekt oder der Kostenstelle?

Nur wenn Ihr Unternehmen dieses Feld im Ausgabenformular obligatorisch gemacht hat und One es nicht ermitteln kann. Es kann auch nach Budget, interner Referenz, Unterkategorie, Händlersteuer-ID oder Dokumentnummer fragen. Bei einer Kartenzahlung fragt es niemals, wie Sie bezahlt haben.

6. Wie stoppe ich One, einen Beleg mit meiner Karte zu verknüpfen?

Teilen Sie One mit, dass Sie persönlich oder bar bezahlt haben. Es erstellt dann eine manuelle Ausgabe, um Ihnen das Geld zurückzuzahlen.

7. Der Beleg ist in Euro und meine Karte wurde in Pfund belastet. Welchen Betrag behält die Ausgabe?

Den der Karte. One verknüpft den ursprünglichen Euro-Betrag und behält den Betrag, die Währung und den Händler von der Karte.

8. Geht eine genehmigte Kartenausgabe zurück zur Überprüfung, wenn sich der Betrag ändert?

Nein. Die Ausgabe nimmt den endgültigen belasteten Betrag und bleibt Genehmigt. Wenn der Händler die Zahlung storniert, ändert sich ihr Status in Zahlung rückgängig gemacht.

9. Können Karteninhaber eine Kartenausgabe bearbeiten?

Ja, alles außer dem Betrag, der Währung und dem Händler.

10. Befolgen Kartenausgaben denselben Genehmigungsprozess?

Ja. Sie durchlaufen Ihren Genehmigungsprozess und die Ausgabenprüfungen wie jede andere Ausgabe.

11. Welcher juristischen Person gehört eine Kartenausgabe?

Der juristischen Person des Bankkontos der Karte, nicht des Mitarbeiters.

12. Wie sehe ich, welche Karte eine Ausgabe bezahlt hat oder nur Kartenausgaben?

Öffnen Sie die Ausgabe: die Zeile Zahlungsmethode zeigt die Karte an, zum Beispiel Factorial-Karte · Physische Karte *5678. In Ausgaben > Mitarbeiterausgaben filtern Sie Ausgabentyp nach Factorial-Karte, fügen Sie die Spalte Zahlungsmethode hinzu, um den Kartentyp und die letzten vier Ziffern zu sehen, und kombinieren Sie sie mit Besitzer oder Projekt. Um jede Zahlung einer Karte zu sehen, einschließlich derjenigen, die keine Ausgabe erstellt haben, gehen Sie zu Finanzen > Karten, öffnen Sie die Karte und überprüfen Sie Kartenzahlungen.

13. Erstellen abgelehnte Zahlungen eine Ausgabe?

Nein. Nur akzeptierte Zahlungen tun dies. Der Karteninhaber wird benachrichtigt, wenn eine Zahlung abgelehnt wird, aufgrund der Limits der Karte oder eines fehlenden Guthabens.

14. Mehrere Personen nutzen eine gemeinsame Karte. Wie verfolgen wir, für wen jede Ausgabe war?

Eine Karte gehört einer Person, sodass alle ihre Zahlungen zu den Ausgaben dieser Person werden. Der Karteninhaber kann im Beschreibungstext oder im Projekt angeben, für wen oder was jede Ausgabe war. Wenn mehrere Personen regelmäßig Ausgaben haben, geben Sie jeder ihre eigene Karte.

15. Welche Zahlungsmethode sollte ich für eine Prepaid-Karte verwenden, die keine Factorial-Karte ist?

Verwenden Sie Unternehmens-Debitkarte: das Unternehmen hat bezahlt, daher wird sie nicht erstattet. Factorial-Karte wird automatisch für Factorial-Kartenzahlungen ausgefüllt und kann nicht manuell ausgewählt werden.

16. Kann ich eine Kartenausgabe löschen?

Nein, eine Kartenausgabe mit einem Betrag kann nicht gelöscht werden, da sie eine echte Zahlung erfasst. Löschen Sie nur die manuelle Ausgabe, die Sie versehentlich erstellt haben.

17. Warum ist der Betrag auf meiner Ausgabe anders als der Preis an der Kasse?

Die Ausgabe nimmt den Betrag und die Währung, die Ihrer Karte belastet wurden. Wenn der Händler in einer anderen Währung belastet hat oder später ein Trinkgeld oder einen endgültigen Betrag hinzugefügt hat, kann es von der ersten Zahl abweichen, die Sie gesehen haben.

18. Wo finde ich einen Nachweis, dass eine Kartenzahlung erfolgt ist?

Jede Zahlung wird im Tab Kartenzahlungen der Karte mit ihrem Händler, Betrag, Datum und Status (Abgeschlossen, sobald sie durchgeführt wurde) aufgezeichnet. Karteninhaber öffnen es von Meine Ausgaben > Meine Karten. Die Finanzabteilung kann auch das Kartenkonto in Finanzen > Konten öffnen und auf Transaktionen exportieren klicken.

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