Dopo aver pagato con una Factorial card, non crei una spesa: Factorial la crea e tu aggiungi solo la ricevuta. One, il nostro assistente AI, abbina (collega) la ricevuta al pagamento e riempie il resto. Per la finanza, questo è il riconciliazione delle carte: ogni pagamento con carta con la sua ricevuta, categoria, progetto, centro di costo e IVA.

Cosa crea Factorial per ogni pagamento con carta

Panoramica

Quando un pagamento con una Factorial card emessa per spese viene accettato, Factorial crea una bozza di spesa per il titolare della carta con:

• l'importo e la valuta addebitati, la data del pagamento e il commerciante,
• una categoria basata sul tipo di commerciante, o Altro,
• il centro di costo del titolare della carta,
• Pagamento: non rimborsabile, pagato con Factorial card.

La ricevuta, il progetto, la descrizione e l'IVA iniziano vuoti. L'importo, la valuta e il commerciante non possono essere modificati.

Aggiungi la ricevuta e lascia che One la abbini

Come usare

Su app mobile

1. Dopo aver pagato, ricevi una notifica di Nuovo pagamento con carta, ad esempio "💳 £42.50 al Café Central – Per favore, aggiungi una ricevuta per registrare la spesa."
2. Toccalo. Se puoi usare One, One si apre con Aggiungi la tua ricevuta: tocca Scatta una foto, Seleziona dalla galleria o Carica documento.
3. One abbina la ricevuta al tuo pagamento con carta, riempie i dettagli, chiede solo i campi obbligatori che non può dedurre, e invia la spesa per revisione (a meno che tu non chieda di mantenerla come bozza).
4. Senza One, la notifica apre la bozza: aggiungi la ricevuta, completa eventuali campi obbligatori e tocca Invia per approvazione.

Sul web: vai su Le mie spese > Le mie spese, apri la spesa con carta, aggiungi la ricevuta e clicca Invia per approvazione.

Come One abbina una ricevuta a un pagamento con carta

One guarda solo le tue spese con carta. Una ricevuta corrisponde a un pagamento con carta quando:

• Importo: è esattamente lo stesso, fino al centesimo, dell'importo addebitato alla carta o dell'importo originale nella valuta del commerciante. One non converte mai le valute.
• Data: entro 3 ore dal pagamento quando entrambi hanno un orario e un fuso orario, altrimenti entro 2 giorni.
• Categoria: non confligge chiaramente con quella del pagamento, ad esempio una ricevuta di Pasti contro un pagamento di Compagnie aeree da un commerciante non correlato.

In caso di corrispondenza, One aggiunge la ricevuta e riempie l'IVA, la descrizione, la categoria, il progetto, il centro di costo e il budget, e mantiene l'importo, la valuta e il commerciante della carta. Se nulla corrisponde, One crea una spesa manuale separata e la spesa con carta rimane una bozza.

Consigli e migliori pratiche

Risoluzione dei problemi e FAQ

Risoluzione dei problemi

• One ha creato una spesa manuale separata invece di abbinare il mio pagamento con carta. L'importo, la data o la categoria della ricevuta non corrispondevano al pagamento con carta, spesso a causa di una mancia aggiunta dopo che la carta è stata addebitata, o di una ricevuta in una valuta che non è né quella della carta né quella del commerciante. Elimina la spesa manuale (vedi Come faccio a eliminare una spesa?) e aggiungi la ricevuta alla spesa con carta (vedi Come faccio a collegare una ricevuta a una spesa?), così l'acquisto non viene segnalato due volte.
• Ho creato una spesa a mano per un pagamento con carta. Fai lo stesso: elimina la spesa manuale e aggiungi la ricevuta alla spesa con carta, così nessuno viene pagato due volte.
• Non posso cambiare l'importo di una spesa con carta. L'importo, la valuta e il commerciante provengono dal pagamento con carta. Se il commerciante ha rimborsato parte di esso, vedi Un commerciante ha rimborsato un pagamento con carta. Come appare nelle spese?.
• Un pagamento non ha creato una spesa. I pagamenti rifiutati e i rimborsi non creano mai una spesa. Vedi Un pagamento con carta è mancante in Factorial. Dov'è?.
• La notifica non è arrivata. Controlla che Nuovo pagamento con carta sia attivato nelle tue impostazioni di notifica. È una notifica push sul tuo telefono, mai un'email. La spesa viene creata in ogni caso.
• "Controlla i dettagli della tua spesa" con "Campo obbligatorio mancante". La tua azienda richiede un campo che è ancora vuoto. Compitalo, quindi invia la spesa.
• L'importo di una spesa con carta approvata è cambiato. Se l'importo finale del commerciante differisce da quello iniziale (ad esempio un hotel o una stazione di servizio), la spesa con carta prende l'importo finale, anche dopo l'approvazione. Il suo stato non cambia.

FAQ

1. Quando viene creata la spesa con carta?

Quando il pagamento è autorizzato, prima che il commerciante lo regoli, quindi un pagamento che è ancora Trattenuto ha già la sua spesa.

2. Quali carte creano spese?

Solo le Factorial card emesse per spese. Le carte per Software, Approvvigionamento o Benefici non creano spese.

3. One allega la ricevuta al pagamento esatto di cui sono stato notificato?

One abbina la ricevuta in base al suo contenuto (importo, data e categoria), non in base alla notifica, e guarda solo le tue spese con carta. Se hai diverse bozze con carta, va a quella che abbina.

4. Cosa succede se diversi pagamenti con carta corrispondono alla stessa ricevuta?

Un pagamento nella valuta della ricevuta ha la precedenza su uno abbinato alla valuta originale del commerciante. Dopo di che, vince il nome del commerciante più vicino. Ogni pagamento con carta prende solo una ricevuta.

5. One mi chiede il progetto o il centro di costo?

Solo quando la tua azienda ha reso quel campo obbligatorio nel modulo di spesa e One non può dedurlo. Può anche chiedere budget, riferimento interno, sottocategoria, ID fiscale del commerciante o numero del documento. Per un pagamento con carta non chiede mai come hai pagato.

6. Come faccio a impedire a One di abbinare una ricevuta alla mia carta?

Dì a One che hai pagato personalmente o in contante. Crea quindi una spesa manuale per rimborsarti.

7. La ricevuta è in euro e la mia carta è stata addebitata in sterline. Quale importo mantiene la spesa?

Quella della carta. One abbina l'importo originale in euro e mantiene l'importo, la valuta e il commerciante dalla carta.

8. Una spesa con carta approvata torna in revisione quando l'importo cambia?

No. La spesa prende l'importo finale addebitato e rimane Approvata. Se il commerciante annulla il pagamento, il suo stato cambia in Pagamento annullato.

9. I titolari di carta possono modificare una spesa con carta?

Sì, tutto tranne l'importo, la valuta e il commerciante.

10. Le spese con carta seguono lo stesso flusso di approvazione?

Sì. Passano attraverso il tuo flusso di approvazione e controlli delle spese come qualsiasi altra spesa.

11. A quale entità legale appartiene una spesa con carta?

All'entità legale del conto bancario della carta, non a quella del dipendente.

12. Come faccio a vedere quale carta ha pagato una spesa, o solo spese con carta?

Apri la spesa: la riga Metodo di pagamento mostra la carta, ad esempio Factorial card · Carta fisica *5678. In Spese > Spese dei dipendenti, filtra Tipo di spesa per Factorial Card, aggiungi la colonna Metodo di pagamento per vedere il tipo di carta e le ultime quattro cifre, e combina con Proprietario o Progetto. Per vedere ogni pagamento di una carta, comprese quelle che non hanno creato una spesa, vai su Tesoreria > Carte, apri la carta e controlla Pagamenti con carta.

13. I pagamenti rifiutati creano una spesa?

No. Solo i pagamenti accettati lo fanno. Il titolare della carta viene avvisato quando un pagamento viene rifiutato a causa dei limiti della carta o della mancanza di fondi.

14. Diverse persone usano una carta condivisa. Come tracciamo per chi era ciascuna spesa?

Una carta appartiene a una persona, quindi tutti i suoi pagamenti diventano spese di quella persona. Il titolare della carta può indicare per chi o cosa era ciascuna nella descrizione o nel progetto. Se diverse persone spendono regolarmente, dai a ciascuna la propria carta.

15. Quale metodo di pagamento devo usare per una carta prepagata che non è una Factorial card?

Usa Carta di debito aziendale: l'azienda ha pagato, quindi non viene rimborsata. Factorial card viene compilata automaticamente per i pagamenti con Factorial card e non può essere scelta a mano.

16. Posso eliminare una spesa con carta?

No, una spesa con carta con un importo non può essere eliminata perché registra un pagamento reale. Elimina solo la spesa manuale che hai creato per errore.

17. Perché l'importo della mia spesa è diverso dal prezzo al checkout?

La spesa prende l'importo e la valuta addebitati alla tua carta. Se il commerciante ha addebitato in un'altra valuta, o ha aggiunto una mancia o un importo finale in seguito, può differire dalla prima cifra che hai visto.

18. Dove trovo un record che un pagamento con carta è stato effettuato?

Ogni pagamento è registrato nella scheda Pagamenti con carta della carta con il suo commerciante, importo, data e stato (Completato una volta che è andato a buon fine). I titolari di carta lo aprono da Le mie spese > Le mie carte. La finanza può anche aprire il conto delle carte in Tesoreria > Conti e cliccare su Esporta transazioni.