Dank unserer KI-gestützten OCR-Technologie kommt es selten zu Fehlern beim Hochladen von Belegen. Sollten Sie dennoch Fehler feststellen, machen Sie sich keine Sorgen, denn die meisten lassen sich schnell beheben. Nachfolgend finden Sie akzeptierte Dateitypen, die üblichen Ursachen, einfache Lösungen, rollenspezifische Schritte und vorbeugende Tipps für einen reibungslosen Beleg-Upload und eine reibungslose OCR-Funktion.

Akzeptierte Dateitypen

• Factorial akzeptiert: PDF, PNG, JPG, JPEG, XML .
• Wenn Sie ein anderes Format ausprobieren, konvertieren Sie die Datei vor dem Hochladen in eines dieser Formate.

Häufige Probleme und Lösungen

1. Schlechte Fotoqualität oder OCR-Fehler
   • Ursache: Unscharfes, schwach beleuchtetes, zerknittertes oder zugeschnittenes Foto.
   • Lösung: Machen Sie das Foto erneut – gute Beleuchtung, ruhig halten, den Rahmen ausfüllen, den Beleg flach ausrichten, Blendeffekte vermeiden. Verwenden Sie bei Bedarf eine Scanner-App, um ein klares PDF zu erstellen.
2. Nicht unterstützter Dateityp
   • Ursache: Versuch, HEIC, TIFF oder andere Formate hochzuladen.
   • Lösung: Konvertieren Sie es auf Ihrem Telefon oder PC in JPG oder PDF und laden Sie es dann hoch.
3. Datei zu groß oder Zeitüberschreitung beim Hochladen
   • Ursache: Foto mit sehr hoher Auflösung oder langsames Netzwerk.
   • Lösung: Reduzieren Sie die Bildauflösung oder komprimieren Sie PDF, versuchen Sie es mit einem schnelleren Netzwerk oder WLAN oder laden Sie vom Desktop hoch.
4. Mehrseitige oder sehr lange Belege
   • Ursache: Beleg länger als ein Foto.
   • Lösung: Kombinieren Sie mehrere Fotos in einer PDF-Datei oder hängen Sie mehrere Bilder an, sofern das System dies zulässt. Bei langen Belegen empfiehlt sich eine einzelne PDF-Datei.
5. Beschädigte oder fehlerhafte Datei
   • Ursache: Datei während der Übertragung oder des Exports beschädigt.
   • Lösung: Exportieren oder speichern Sie die Datei erneut, benennen Sie sie ohne Sonderzeichen um und laden Sie sie dann erneut hoch.
6. Probleme mit der Kamera oder Berechtigungen der mobilen App
   • Ursache: Der App fehlt die Kamera- oder Speicherberechtigung oder die App muss aktualisiert werden.
   • Lösung: Erteilen Sie Kamera- und Speicherberechtigungen, aktualisieren Sie die App, starten Sie das Gerät neu oder laden Sie es aus dem Internet hoch.
7. Falsche oder unvollständige OCR-Extraktion
   • Ursache: Schlechtes Layout, Sprachkonflikte, Handschrift oder ungewöhnliche Schriftarten.
   • Lösung: Bearbeiten Sie analysierte Felder im Spesenformular manuell oder fügen Sie einen klareren Scan bei. Wenn die OCR Steuerzeilen übersieht, fügen Sie diese manuell hinzu.
8. Problem mit Dateinamen oder Sonderzeichen
   • Ursache: Sehr lange Dateinamen oder nicht standardmäßige Zeichen.
   • Lösung: Benennen Sie die Datei mit einem kurzen ASCII-Namen um und versuchen Sie es erneut.
9. Netzwerk, Browser oder Firewall blockieren Uploads
   • Ursache: Störungen durch Unternehmensfirewall, VPN oder Browsererweiterung.
   • Lösung: Versuchen Sie es mit einem anderen Browser, deaktivieren Sie Erweiterungen, versuchen Sie es im Inkognito-Modus oder wechseln Sie das Netzwerk. Überprüfen Sie die VPN- oder Firewall-Regeln.
10. XML-Rechnung nicht korrekt verarbeitet
    • Ursache: Falsches XML-Format oder fehlende erforderliche Rechnungsfelder.
    • Lösung: Stellen Sie sicher, dass das XML dem von Ihrem Finanzteam erwarteten Standard entspricht, oder hängen Sie zusätzlich zum XML eine PDF-Kopie an.

Schritt-für-Schritt-Fehlerbehebung – Mitarbeiter

1. Machen Sie das Foto erneut bei guter Beleuchtung, flachem Hintergrund und sichtbaren Ecken.
2. Wenn der Beleg lang ist, kombinieren Sie die Fotos zu einer einzigen PDF-Datei.
3. Stellen Sie sicher, dass der Dateityp PDF, PNG, JPG, JPEG oder XML ist.
4. Wenn der Upload fehlschlägt, versuchen Sie es über den Desktop-Browser oder ein anderes Netzwerk.
5. Wenn OCR falsche Daten extrahiert hat, korrigieren Sie die Felder im Spesenformular vor dem Absenden.
6. Wenn nichts funktioniert, speichern Sie die Datei und wenden Sie sich mit der angehängten Datei an Ihren Administrator oder Support.

Was Manager und Finanzadministratoren versuchen sollten

• Bitten Sie den Mitarbeiter, einen klareren Scan oder ein PDF erneut hochzuladen.
• Überprüfen Sie, ob der Anhang in den Ausgabendetails angezeigt wird. Wenn dies der Fall ist, die OCR jedoch fehlerhaft ist, bearbeiten Sie die analysierten Felder manuell.
• Stellen Sie sicher, dass die App- und Webversionen im gesamten Team auf dem neuesten Stand sind.
• Wenn mehrere Benutzer Fehler melden, prüfen Sie mit der IT die Netzwerkrichtlinien oder Speicherkontingente des Unternehmens.
• Wenn Sie ein systemisches Problem vermuten, sammeln Sie Beispiele und wenden Sie sich an Factorial Support.

Tipps zur präventiven Erfassung – informieren Sie Ihre Benutzer

• Machen Sie Fotos bei natürlichem Licht oder unter einer Lampe, nicht mit Gegenlicht.
• Legen Sie den Beleg auf eine dunkle, flache Oberfläche und füllen Sie den Kamerarahmen aus.
• Falten glätten, Knickkanten vermeiden.
• Halten Sie die Kamera ruhig und verwenden Sie für lange Belege eine Scanner-App.
• Verwenden Sie PDF für mehrseitige oder lange Quittungen.
• Benennen Sie Dateien mit kurzen ASCII-Namen, wenn Sie sie vor dem Hochladen speichern.

Wann Sie Factorial Support kontaktieren sollten

Wenden Sie sich an den Support, wenn Uploads trotz der oben beschriebenen Fehlerbehebungen fehlschlagen oder wenn sich die Benutzeroberfläche ungewöhnlich verhält. Geben Sie Folgendes an:

• Ausgaben-ID (falls zutreffend).
• Screenshot des Fehlers oder fehlgeschlagenen Uploads.
• Die Datei, die Sie hochladen wollten.
• Gerät und Betriebssystem, App-Version oder Browser und Version sowie Zeitpunkt des Versuchs.
• Dies hilft dem Support, das Problem schneller zu reproduzieren und zu beheben.