Gracias a nuestro OCR con IA, los fallos al cargar recibos no son muy comunes, pero si experimenta algún error, no se preocupe, ya que la mayoría se puede solucionar rápidamente. A continuación, encontrará los tipos de archivo aceptados, las causas habituales, soluciones directas, pasos específicos para cada rol y consejos preventivos para que los recibos se carguen correctamente y el OCR funcione correctamente.

Tipos de archivos aceptados

• Factorial acepta: PDF, PNG, JPG, JPEG, XML .
• Si prueba otro formato, convierta el archivo a uno de estos antes de cargarlo.

Problemas comunes y soluciones

1. Mala calidad de la fotografía o fallo del OCR
   • Causa: Foto borrosa, con poca luz, arrugada o recortada.
   • Solución: Retoma la foto: buena iluminación, sujeta la foto con firmeza, llena el marco, aplana el recibo y evita los reflejos. Usa una aplicación de escáner para crear un PDF nítido si es necesario.
2. Tipo de archivo no compatible
   • Causa: Intentando cargar HEIC, TIFF u otros formatos.
   • Solución: Convierta a JPG o PDF en su teléfono o PC y luego cárguelo.
3. El archivo es demasiado grande o se agota el tiempo de carga
   • Causa: Foto de muy alta resolución o red lenta.
   • Solución: reduzca la resolución de la imagen o comprima el PDF, pruebe una red o Wi-Fi más rápida, o cárguelo desde el escritorio.
4. Recibos de varias páginas o muy largos
   • Causa: Recibo más largo que una foto.
   • Solución: Combine varias fotos en un solo PDF o adjunte varias imágenes si el sistema lo permite. Prefiera un solo PDF para recibos largos.
5. Archivo dañado o malformado
   • Causa: Archivo dañado durante la transferencia o exportación.
   • Solución: vuelva a exportar o guardar el archivo, cámbiele el nombre sin caracteres especiales y luego cárguelo nuevamente.
6. Problemas con la cámara o permisos de la aplicación móvil
   • Causa: la aplicación no tiene permiso de cámara o almacenamiento, o necesita una actualización.
   • Solución: Otorgue permisos de cámara y almacenamiento, actualice la aplicación, reinicie el dispositivo o cargue desde la web.
7. Extracción de OCR incorrecta o incompleta
   • Causa: Diseño deficiente, falta de coincidencia de idioma, escritura a mano o fuentes inusuales.
   • Solución: Edite manualmente los campos analizados en el formulario de gastos o adjunte un escaneo más claro. Si el OCR no detecta líneas de impuestos, agréguelas manualmente.
8. Problema con el nombre de archivo o caracteres especiales
   • Causa: nombres de archivos muy largos o caracteres no estándar.
   • Solución: cambie el nombre del archivo con un nombre ASCII corto y vuelva a intentarlo.
9. La red, el navegador o el firewall bloquean las cargas
   • Causa: El firewall corporativo, la VPN o la extensión del navegador interfieren.
   • Solución: Prueba con otro navegador, desactiva las extensiones, usa el modo incógnito o cambia de red. Revisa las reglas de la VPN o el firewall.
10. Factura XML no procesada correctamente
    • Causa: Formato XML incorrecto o faltan campos de factura obligatorios.
    • Solución: Confirme que el XML sea el estándar que espera su equipo de finanzas o adjunte una copia en PDF además del XML.

Solución de problemas paso a paso - empleado

1. Retoma la fotografía con buena iluminación, fondo plano y todas las esquinas visibles.
2. Si el recibo es largo, combine las fotos en un solo PDF.
3. Asegúrese de que el tipo de archivo sea PDF, PNG, JPG, JPEG o XML.
4. Si la carga falla, intente desde el navegador de escritorio u otra red.
5. Si el OCR extrajo datos incorrectos, corrija los campos en el formulario de gastos antes de enviarlo.
6. Si nada funciona, guarde el archivo y comuníquese con su administrador o soporte con el archivo adjunto.

Lo que los gerentes y administradores financieros deberían probar

• Pídale al empleado que vuelva a cargar un escaneo más claro o un PDF.
• Verifique si el archivo adjunto aparece en el detalle del gasto: si aparece pero el OCR es incorrecto, edite los campos analizados manualmente.
• Confirme que las versiones de la aplicación y la web estén actualizadas en todo el equipo.
• Si varios usuarios informan fallas, verifique las políticas de red de la empresa o las cuotas de almacenamiento con TI.
• Si sospecha que hay un problema sistémico, recopile ejemplos y comuníquese con el soporte Factorial .

Consejos de captura preventiva: cuéntelos a tus usuarios

• Tome fotografías con luz natural o bajo una lámpara, no a contraluz.
• Coloque el recibo sobre una superficie oscura y plana y llene el marco de la cámara.
• Alise las arrugas, evite los bordes doblados.
• Mantenga la cámara estable y utilice una aplicación de escáner para recibos largos.
• Utilice PDF para recibos de varias páginas o largos.
• Nombra los archivos con nombres ASCII cortos si los guardas antes de cargarlos.

Cuándo contactar con el soporte Factorial

Contacta con el soporte técnico si las cargas fallan a pesar de probar las soluciones mencionadas, o si la interfaz de usuario presenta un comportamiento extraño. Proporciona:

• Identificación del gasto (si corresponde).
• Captura de pantalla de error o carga fallida.
• El archivo que intentaste cargar.
• Dispositivo y sistema operativo, versión de la aplicación o navegador y versión, y hora del intento.
• Esto ayuda al soporte a reproducir y solucionar el problema más rápidamente.