Grazie al nostro OCR basato sull'intelligenza artificiale, gli errori di caricamento delle ricevute non sono molto comuni, ma se riscontri qualche errore non preoccuparti, perché la maggior parte può essere risolta rapidamente. Di seguito sono elencati i tipi di file accettati, le cause più comuni, le soluzioni immediate, i passaggi specifici per ruolo e i suggerimenti preventivi per consentire il caricamento corretto delle ricevute e il corretto funzionamento dell'OCR.

Tipi di file accettati

• Factorial accetta: PDF, PNG, JPG, JPEG, XML .
• Se provi un altro formato, converti il file in uno di questi prima di caricarlo.

Problemi comuni e soluzioni

1. Scarsa qualità delle foto o errore OCR
   • Causa: foto sfocata, scarsamente illuminata, stropicciata o ritagliata.
   • Correzione: Scatta di nuovo la foto: buona illuminazione, tieni la foto ferma, riempi l'inquadratura, appiattisci la ricevuta, evita i riflessi. Se necessario, usa un'app per scannerizzare per creare un PDF nitido.
2. Tipo di file non supportato
   • Causa: tentativo di caricare HEIC, TIFF o altri formati.
   • Soluzione: converti in JPG o PDF sul tuo telefono o PC, quindi caricalo.
3. File troppo grande o timeout di caricamento
   • Causa: Foto ad altissima risoluzione o rete lenta.
   • Correzione: ridurre la risoluzione dell'immagine o comprimere il PDF, provare una rete o una connessione Wi-Fi più veloce oppure caricare dal desktop.
4. Ricevute di più pagine o molto lunghe
   • Causa: Ricevuta più lunga di una foto.
   • Correzione: combina più foto in un unico PDF o allega più immagini se il sistema lo consente. Preferisci un unico PDF per ricevute lunghe.
5. File danneggiato o malformato
   • Causa: file danneggiato durante il trasferimento o l'esportazione.
   • Correzione: riesportare o salvare nuovamente il file, rinominarlo senza caratteri speciali, quindi caricarlo di nuovo.
6. Problemi con la fotocamera o con i permessi dell'app mobile
   • Causa: l'app non ha l'autorizzazione per la fotocamera o l'archiviazione oppure deve essere aggiornata.
   • Correzione: concedere le autorizzazioni per la fotocamera e l'archiviazione, aggiornare l'app, riavviare il dispositivo o caricare dal Web.
7. Estrazione OCR errata o incompleta
   • Causa: layout scadente, mancata corrispondenza della lingua, scrittura a mano o caratteri insoliti.
   • Correzione: modifica manualmente i campi analizzati nel modulo spese o allega una scansione più chiara. Se l'OCR non rileva le righe fiscali, aggiungile manualmente.
8. Problema con il nome del file o con i caratteri speciali
   • Causa: nomi di file molto lunghi o caratteri non standard.
   • Correzione: rinominare il file con un nome ASCII breve e riprovare.
9. Rete, browser o firewall bloccano i caricamenti
   • Causa: interferenza del firewall aziendale, della VPN o dell'estensione del browser.
   • Soluzione: prova un browser diverso, disattiva le estensioni, prova la navigazione in incognito o cambia rete. Controlla le regole della VPN o del firewall.
10. Fattura XML non elaborata correttamente
    • Causa: formato XML non corretto o campi fattura obbligatori mancanti.
    • Correzione: verifica che l'XML corrisponda allo standard previsto dal tuo team finanziario oppure allega una copia PDF oltre all'XML.

Risoluzione dei problemi passo dopo passo - dipendente

1. Riscatta la foto con una buona illuminazione, uno sfondo piatto e tutti gli angoli visibili.
2. Se la ricevuta è lunga, unisci le foto in un unico PDF.
3. Assicurati che il tipo di file sia PDF, PNG, JPG, JPEG o XML.
4. Se il caricamento non riesce, prova dal browser desktop o da un'altra rete.
5. Se l'OCR ha estratto dati errati, correggere i campi nel modulo spese prima di inviarlo.
6. Se non funziona nulla, salva il file e contatta l'amministratore o l'assistenza allegando il file.

Cosa dovrebbero provare i manager e gli amministratori finanziari

• Chiedi al dipendente di caricare nuovamente una scansione più chiara o un PDF.
• Controllare se l'allegato appare nei dettagli della spesa. Se è presente ma l'OCR è errato, modificare manualmente i campi analizzati.
• Verificare che le versioni dell'app e del web siano aggiornate in tutto il team.
• Se più utenti segnalano errori, verificare le policy di rete aziendali o le quote di archiviazione con l'IT.
• Se sospetti un problema sistemico, raccogli degli esempi e contatta il supporto Factorial .

Suggerimenti per la cattura preventiva: informa i tuoi utenti

• Scatta le foto con luce naturale o sotto una lampada, non in controluce.
• Posizionare la ricevuta su una superficie piana e scura e riempire l'inquadratura della fotocamera.
• Distendere le pieghe, evitare i bordi piegati.
• Tieni ferma la fotocamera e usa un'app scanner per le ricevute lunghe.
• Utilizzare il formato PDF per ricevute lunghe o composte da più pagine.
• Assegnare ai file nomi ASCII brevi se si desidera salvarli prima di caricarli.

Quando contattare il supporto Factorial

Contattare l'assistenza se i caricamenti non riescono nonostante i tentativi di risoluzione dei problemi sopra descritti o se l'interfaccia utente si comporta in modo anomalo. Fornire:

• ID spesa (se applicabile).
• Screenshot dell'errore o del caricamento non riuscito.
• Il file che hai provato a caricare.
• Dispositivo e sistema operativo, versione dell'app o del browser e ora del tentativo.
• Ciò aiuta il Supporto a riprodurre e risolvere il problema più velocemente.