L'approbation des feuilles de temps dans Factorial permet de verrouiller les enregistrements de pointage, indiquant ainsi que les données ont été vérifiées et validées. Une fois approuvée, une feuille de temps ne peut plus être modifiée ni par le collaborateur ni par le responsable, ce qui garantit l'exactitude et l'intégrité des données de temps – un atout précieux pour la paie et la conformité réglementaire.
Cette action est toutefois réversible. En cas d'erreur ou si une correction s'avère nécessaire, les responsables peuvent toujours refuser une feuille de temps. Cela débloque les données et permet d'effectuer les ajustements nécessaires.
Autorisations
Vous devez activer l'autorisation pour permettre aux responsables, aux chefs d'équipe ou à certains utilisateurs de consulter et d'approuver les feuilles de temps.
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
- En général, cliquez sur Autorisations
- Sélectionnez le groupe d'autorisations
- Entrée libre
- Activer la consultation et l'approbation des feuilles de temps
- Cliquez sur Enregistrer les modifications
Examiner et approuver les feuilles de temps
Page de suivi du temps
- Dans votre barre latérale, accédez à Suivi du temps
- Sélectionnez la période que vous souhaitez approuver à l'aide du navigateur de dates (mois, semaine, jour).
- Filtrer les employés par statut en attente
- Ouvrez le panneau latéral Détails de l'employé dont vous souhaitez approuver la feuille de temps.
- Vérifiez les informations et cliquez sur Approuver.
Approbation en masse
- Filtrer les employés par statut en attente
- Sélectionnez en masse les employés que vous souhaitez approuver
- Cliquez sur le bouton Approuver
page de feuille de temps de l'employé
La validation et l'approbation de la feuille de temps sont également possibles depuis la feuille de temps de l'employé.
- Accédez à la feuille de temps de l'employé en cliquant sur son nom depuis la page « Suivi du temps » ou en cliquant sur le bouton « Ouvrir la feuille de temps » dans le panneau latéral « Détails » .
- Consultez la feuille de temps mensuelle ou hebdomadaire.
- Validez la feuille de temps de l'employé et cliquez sur Approuver.
Un administrateur ou un responsable ne peut pas modifier les feuilles de temps :
Une fois la pointeuse approuvée pour une date donnée, il est impossible de la modifier . Il faut d'abord la refuser ; les employés pourront ensuite la modifier manuellement.
Étapes : Feuille de temps > filtrer par employé > filtrer le jour ou la semaine en conflit > consulter la feuille d’approbation
Refuser une feuille de temps approuvée
Les feuilles de temps d'une période clôturée qui ont été approuvées ne peuvent pas être modifiées par l'employé, mais peuvent être désapprouvées par le responsable ou l'administrateur.
À partir de la page de suivi du temps
- Rendez-vous dans l' onglet Approuvé
- Sélectionnez la période que vous souhaitez désapprouver à l'aide du navigateur de dates (mois, semaine, jour).
- Filtrer les employés par statut d'approbation
- Ouvrez le panneau latéral Détails de l'employé dont vous souhaitez refuser la feuille de temps.
Désapprouver en masse
- Filtrer les employés par statut d'approbation
- Sélectionnez les employés que vous souhaitez désapprouver
- Choisissez l'option « Désapprouver » dans la barre d'actions du bas.
Notifications
notifications par e-mail
Les administrateurs et les gestionnaires recevront :
- Un courriel sera envoyé en début de mois si des feuilles de temps des mois précédents sont en attente d'approbation.
Les employés recevront :
- Un courriel vous sera envoyé avant la fin du mois si des feuilles de temps doivent être remplies pour ce mois-là.
- Un courriel vous sera envoyé lorsque leurs feuilles de temps auront été approuvées.
Tableau de bord des tâches en attente
Les employés recevront :
- Une alerte est envoyée à chaque fois que des quarts de travail restent à effectuer.