Este artigo é para: equipes de finanças e administradores.
Factorial sinaliza despesas que parecem ser uma já submetida, para que você possa compará-las e evitar que sua empresa pague a mesma coisa duas vezes. Você então decide: rejeitar a cópia ou remover o alerta se não for um duplicado.
Encontrar e resolver possíveis duplicados
Visão geral
Um alerta de Duplicado pode aparecer quando uma despesa se parece com outra:
- Utiliza o mesmo arquivo de recibo, ou o mesmo fornecedor e número da fatura lidos do recibo.
- É uma despesa de cartão Factorial e uma despesa manual da mesma pessoa, com o mesmo valor e moeda, datadas dentro de um dia uma da outra.
- É um per diem que cobre os mesmos dias e utiliza a mesma taxa que outro per diem pendente ou aprovado da mesma pessoa.
Não há nada para configurar. O alerta nunca bloqueia o envio ou a aprovação, e apenas pessoas que podem ver as despesas de toda a empresa o veem. Se sua empresa usa verificações de despesa, isso também faz a recomendação de One "Rejeição recomendada".
Como usar
- Vá para Gastos > Despesas de funcionários.
- Use o filtro Alertas e escolha Despesa duplicada. A coluna Alertas mostra Duplicado em cada despesa sinalizada.
- Abra uma despesa. Na caixa Possível despesa duplicada no topo ("Isso parece uma despesa que já foi submetida."), clique em Comparar. Na visualização do painel lateral, abra a aba Alertas.
- Na Comparação de documentos duplicados, verifique ambas as despesas lado a lado: data, valor, valor reembolsável, recibo e status. Clique em Ver para abrir a outra despesa.
- Decida:
- É um duplicado: clique em Rejeitar esta despesa na cópia. O motivo é preenchido para você; edite se desejar, e clique em Rejeitar.
- Não é um duplicado: clique em Sem documentos duplicados, e depois em Remover alerta.
Dicas e Melhores Práticas
- Verifique o cartão primeiro. O duplicado mais comum é um pagamento de cartão relatado novamente manualmente. Mantenha a despesa do cartão e rejeite a manual.
- Use o motivo da rejeição para informar ao funcionário qual despesa é a original.
- Não confie apenas no alerta. Se uma despesa parecer familiar, compare os recibos você mesmo.
- Funcionários: adicione o recibo ao rascunho do cartão em vez de criar uma nova despesa. Se você enviar recibos para One, ele combina pagamentos de cartão para você.
- Relacionado: Despesas de cartão e despesas manuais · Status de despesas e alertas · Como faço para verificar despesas contra minha política de despesas? · Como o Factorial detecta duplicados e outros erros automaticamente?
Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
Eu sei que há duplicados, mas não vejo nenhum alerta.
Alertas de duplicados são mostrados apenas para pessoas que podem ver as despesas de toda a empresa. Despesas rejeitadas e rascunhos que você cria manualmente não são comparados (uma despesa de cartão que ainda está aguardando como rascunho é). Duas despesas manuais com o mesmo valor são sinalizadas apenas quando compartilham o mesmo recibo ou número da fatura. Factorial não detecta todos os duplicados, então compare os recibos você mesmo quando algo parecer familiar.
Não consigo rejeitar na comparação.
Você não é um dos revisores da despesa, ou ela não está mais pendente. Você só pode rejeitar despesas que está apto a revisar.
A comparação mostra "Despesa já na folha de pagamento".
Aquela despesa já foi paga com um contracheque e não pode ser rejeitada.
FAQ
1. Onde está o alerta de duplicado na página da despesa?
Na caixa no topo da despesa, com um botão Comparar (no painel lateral, na aba Alertas). Se você não vê, verifique se pode ver as despesas de toda a empresa, e se ninguém marcou o alerta como não duplicado.
2. O funcionário pode ver o alerta de duplicado?
Apenas se puder ver as despesas de toda a empresa. Funcionários e aprovadores que só veem despesas de algumas pessoas não veem alertas de duplicados.
3. Um alerta de duplicado bloqueia a aprovação ou pagamento?
Não. O alerta é uma informação para o revisor, que decide.
4. O alerta é um status?
Não. A despesa mantém seu status (por exemplo, Pendente) e o alerta é mostrado ao lado.
5. E quanto a per diems reivindicados duas vezes para os mesmos dias?
Um per diem que cobre os mesmos dias que outro per diem pendente ou aprovado da mesma pessoa, e utiliza a mesma taxa, recebe um alerta de Duplicado. Nada é bloqueado. Um alerta de Conflito de categoria é para um per diem e uma despesa na categoria Refeições ou Refrigerantes nos mesmos dias.
6. Rascunhos e despesas rejeitadas são verificados quanto a duplicados?
Despesas rejeitadas e rascunhos que você cria manualmente não são comparados. Uma despesa de cartão que ainda é um rascunho é.
7. Que motivo é preenchido quando rejeito um duplicado?
"Sinalizado como duplicado, uma despesa similar foi encontrada." Você pode editá-lo antes de clicar em Rejeitar.
8. Quem pode usar a comparação de duplicados?
Equipes de finanças e administradores que revisam despesas em toda a empresa, ou seja, pessoas que podem ver as despesas de toda a empresa.
9. A detecção de duplicados usa créditos do One?
Não. A detecção de duplicados é uma verificação incorporada: não usa créditos do One. Apenas as verificações de despesas o fazem.
10. A detecção de duplicados ainda funciona se ficarmos sem créditos do One ou desligarmos as verificações de despesas?
Sim. Funciona por conta própria, separadamente das verificações de despesas, então continua sinalizando o mesmo recibo enviado duas vezes, recibos com o mesmo fornecedor e número da fatura, e uma despesa manual que corresponde a um pagamento de cartão. Apenas o veredicto das verificações de despesas (dentro ou fora da política) para.