Questo articolo è per: team finance e admin.
Factorial segnala le spese che sembrano una già inviata, così puoi confrontarle ed evitare che la tua azienda paghi due volte la stessa cosa. Poi decidi tu: rifiutare la copia oppure rimuovere l'avviso se non è un duplicato.
Trova e risolvi i possibili duplicati
Panoramica
Può comparire un avviso di Duplicato quando una spesa assomiglia a un'altra:
- Usa lo stesso file di ricevuta, oppure lo stesso fornitore e numero di fattura letti dalla ricevuta.
- È una spesa con carta Factorial e una spesa manuale della stessa persona, con lo stesso importo e valuta, con date che differiscono di al massimo un giorno.
- È una diaria che copre gli stessi giorni e usa la stessa tariffa di un'altra diaria in sospeso o approvata della stessa persona.
Non c'è nulla da configurare. L'avviso non blocca mai l'invio né l'approvazione e lo vedono solo le persone che possono vedere le spese di tutta l'azienda. Se la tua azienda usa i Controlli delle spese, fa anche sì che la raccomandazione di One sia "Rifiuto consigliato".
Come si usa
- Vai su Spese > Spese dei dipendenti.
- Usa il filtro Avvisi e scegli Spesa duplicata. La colonna Avvisi mostra Duplicato su ogni spesa segnalata.
- Apri una spesa. Nel riquadro Possibile spesa duplicata in alto ("Questa spesa sembra una già inviata."), clicca su Confronta. Nella vista a pannello laterale, apri la scheda Avvisi.
- In Confronto dei documenti duplicati, controlla le due spese affiancate: data, importo, importo rimborsabile, ricevuta e stato. Clicca su Visualizza per aprire l'altra spesa.
- Decide:
- È un duplicato: clicca su Rifiuta questa spesa sulla copia. Il motivo è già compilato; modificalo se vuoi, poi clicca su Rifiuta.
- Non è un duplicato: clicca su Nessun documento duplicato, poi su Rimuovi avviso.
Consigli e buone pratiche
- Controlla prima la carta. Il duplicato più comune è un pagamento con carta registrato di nuovo a mano. Tieni la spesa con carta e rifiuta quella manuale.
- Usa il motivo del rifiuto per dire al dipendente qual è la spesa originale.
- Non fidarti solo dell'avviso. Se una spesa ti sembra familiare, confronta tu stesso le ricevute.
- Dipendenti: aggiungete la ricevuta alla bozza della carta invece di creare una nuova spesa. Se invii le ricevute a One, abbina lui i pagamenti con carta per te.
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Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
So che ci sono duplicati ma non vedo nessun avviso.
Gli avvisi di duplicato sono mostrati solo alle persone che possono vedere le spese di tutta l'azienda. Le spese rifiutate e le bozze create a mano non vengono confrontate (una spesa con carta ancora in bozza sì). Due spese manuali con lo stesso importo vengono segnalate solo se hanno la stessa ricevuta o lo stesso numero di fattura. Factorial non rileva tutti i duplicati, quindi confronta tu le ricevute quando qualcosa ti sembra familiare.
Non riesco a rifiutare dal confronto.
Non sei uno dei revisori della spesa, oppure non è più in sospeso. Puoi rifiutare solo le spese che puoi revisionare.
Il confronto mostra "Spesa già in payroll".
Quella spesa è già stata pagata con un cedolino e non può essere rifiutata.
FAQ
1. Dov'è l'avviso di duplicato nella pagina della spesa?
Nel riquadro in alto nella spesa, con un pulsante Confronta (nel pannello laterale, nella scheda Avvisi). Se non lo vedi, verifica di poter vedere le spese di tutta l'azienda e che nessuno abbia segnato l'avviso come non duplicato.
2. Il dipendente può vedere l'avviso di duplicato?
Solo se può vedere le spese di tutta l'azienda. I dipendenti e gli approvatori che vedono solo le spese di alcune persone non vedono gli avvisi di duplicato.
3. Un avviso di duplicato blocca l'approvazione o il pagamento?
No. L'avviso è un'informazione per chi revisiona, che decide.
4. L'avviso è uno stato?
No. La spesa mantiene il suo stato (per esempio In sospeso) e l'avviso viene mostrato accanto.
5. E le diarie richieste due volte per gli stessi giorni?
Una diaria che copre gli stessi giorni di un'altra diaria in sospeso o approvata della stessa persona, e usa la stessa tariffa, riceve un avviso di Duplicato. Non viene bloccato nulla. Un avviso di Conflitto di categoria riguarda una diaria e una spesa nella categoria Pasti o Spuntini negli stessi giorni.
6. Le bozze e le spese rifiutate vengono controllate per i duplicati?
Le spese rifiutate e le bozze create a mano non vengono confrontate. Una spesa con carta ancora in bozza sì.
7. Quale motivo viene compilato quando rifiuto un duplicato?
"Segnalata come duplicata, è stata trovata una spesa simile." Puoi modificarlo prima di cliccare su Rifiuta.
8. Chi può usare il confronto dei duplicati?
I team finance e gli admin che revisionano le spese di tutta l'azienda, cioè le persone che possono vedere le spese di tutta l'azienda.
9. Il rilevamento dei duplicati usa i crediti di One?
No. Il rilevamento dei duplicati è un controllo integrato: non usa crediti di One. Li usano solo i Controlli delle spese.
10. Il rilevamento dei duplicati funziona ancora se finiamo i crediti di One o disattiviamo i Controlli delle spese?
Sì. Funziona da solo, separato dai Controlli delle spese, quindi continua a segnalare la stessa ricevuta inviata due volte, le ricevute con lo stesso fornitore e numero di fattura e una spesa manuale che corrisponde a un pagamento con carta. Si ferma solo il verdetto dei Controlli delle spese (conforme o non conforme alla policy).