Factorial marca les despeses que s'assemblen a una que ja s'ha enviat, perquè les puguis comparar i evitar que l'empresa pagui dues vegades el mateix. Després, tu decideixes: rebutges la còpia o treus l'alerta si no és un duplicat.

Troba i resol els possibles duplicats

Descripció general

Pot aparèixer una alerta de Duplicada quan una despesa s'assembla a una altra:

• Fa servir el mateix fitxer de rebut o el mateix comerç i número de factura llegits del rebut.
• És una despesa amb targeta Factorial i una despesa manual de la mateixa persona, amb el mateix import i la mateixa moneda, i amb dates que tenen com a màxim un dia de diferència.
• És una dieta que cobreix els mateixos dies i fa servir la mateixa tarifa que una altra dieta pendent o aprovada de la mateixa persona.

No cal configurar res. L'alerta mai no bloqueja l'enviament ni l'aprovació, i només la veuen les persones que veuen les despeses de tota l'empresa. Si la teva empresa fa servir les verificacions de despesa, també fa que la recomanació de ONE sigui «Es recomana rebutjar-la».

Com fer-ho

1. Ves a Despeses > Despeses d'empleats.
2. Fes servir el filtre Alertes i tria Despesa duplicada. La columna Alertes mostra Duplicada a cada despesa marcada.
3. Obre una despesa. Al quadre Possible despesa duplicada de la part superior («Sembla una despesa que ja s'ha enviat.»), fes clic a Compara. Si la tens oberta al panell lateral, obre la pestanya Alertes.
4. A Comparació de documents duplicats, revisa les dues despeses l'una al costat de l'altra: data, import, import reemborsable, rebut i estat. Fes clic a Mostra per obrir l'altra despesa.
5. Decideix:
   • És un duplicat: fes clic a Rebutja aquesta despesa a la còpia. El motiu s'emplena automàticament; si vols, edita'l i fes clic a Rebutja.
   • No és un duplicat: fes clic a No hi ha documents duplicats i després a Treu l'alerta.

Solució de problemes i preguntes freqüents

Solució de problemes

Sé que hi ha duplicats, però no veig cap alerta.
Les alertes de duplicat només es mostren a les persones que veuen les despeses de tota l'empresa. No es comparen les despeses rebutjades ni els esborranys creats a mà (sí que es compara una despesa amb targeta que encara és un esborrany). Dues despeses manuals amb el mateix import només es marquen si comparteixen el mateix rebut o número de factura. Factorial no detecta tots els duplicats, així que compara tu mateix/a els rebuts quan alguna cosa et soni.

No puc rebutjar des de la comparació.
No formes part de les persones que revisen la despesa o ja no està pendent. Només pots rebutjar les despeses que pots revisar.

La comparació mostra «La despesa ja és a la nòmina».
Aquesta despesa ja s'ha pagat amb una nòmina i no es pot rebutjar.

Preguntes freqüents

1. On és l'alerta de duplicat a la pàgina de la despesa?
   Al quadre de la part superior de la despesa, amb un botó Compara (al panell lateral, a la pestanya Alertes). Si no la veus, comprova que pots veure les despeses de tota l'empresa i que ningú no ha marcat l'alerta com a «no és un duplicat».
   
2. El/la treballador/a pot veure l'alerta de duplicat?
   Només si pot veure les despeses de tota l'empresa. Els/les treballadors/es i els/les aprovadors/es que només veuen les despeses d'algunes persones no veuen les alertes de duplicat.
   
3. Una alerta de duplicat bloqueja l'aprovació o el pagament?
   No. L'alerta és informació per a qui revisa la despesa, que és qui decideix.
   
4. L'alerta és un estat?
   No. La despesa manté el seu estat (per exemple, Pendent) i l'alerta es mostra al costat.
   
5. Què passa amb les dietes declarades dues vegades per als mateixos dies?
   Una dieta que cobreix els mateixos dies que una altra dieta pendent o aprovada de la mateixa persona, i que fa servir la mateixa tarifa, rep una alerta de Duplicada. No es bloqueja res. L'alerta de Conflicte de categoria és per a una dieta i una despesa de la categoria Àpats o Refrigeris en els mateixos dies.
   
6. Es busquen duplicats als esborranys i a les despeses rebutjades?
   No es comparen les despeses rebutjades ni els esborranys creats a mà. Sí que es compara una despesa amb targeta que encara és un esborrany.
   
7. Quin motiu s'emplena quan rebutjo un duplicat?
   «Marcada com a duplicada: s'ha trobat una despesa semblant.» El pots editar abans de fer clic a Rebutja.
   
8. Qui pot fer servir la comparació de duplicats?
   Els equips de finances i els/les admins que revisen despeses de tota l'empresa, és a dir, les persones que poden veure les despeses de tota l'empresa.
   
9. La detecció de duplicats consumeix crèdits de ONE?
   No. La detecció de duplicats és una verificació integrada: no consumeix crèdits de ONE. Només els consumeixen les verificacions de despesa.
   
10. La detecció de duplicats continua funcionant si ens quedem sense crèdits de ONE o desactivem les verificacions de despesa?
    Sí. Funciona de manera independent de les verificacions de despesa, així que continua marcant el mateix rebut enviat dues vegades, els rebuts amb el mateix proveïdor i número de factura i les despeses manuals que coincideixen amb un pagament amb targeta. Només deixa de funcionar el resultat de les verificacions de despesa (dins o fora de la política).