Este artículo es para: equipos de finanzas y administradores.
Factorial marca los gastos que se parecen a uno ya enviado, para que los compares y evites que tu empresa pague lo mismo dos veces. Luego decides: rechazar la copia o quitar la alerta si no es un duplicado.
Encuentra y resuelve posibles duplicados
Resumen
Puede aparecer una alerta de Duplicado cuando un gasto se parece a otro:
- Usa el mismo archivo de recibo, o el mismo proveedor y número de factura leídos del recibo.
- Es un gasto de la tarjeta de Factorial y un gasto manual de la misma persona, con el mismo importe y moneda, con fechas que difieren en un día o menos.
- Es una dieta que cubre los mismos días y usa la misma tarifa que otra dieta pendiente o aprobada de la misma persona.
No hay nada que configurar. La alerta nunca bloquea el envío ni la aprobación, y solo la ven las personas que pueden ver los gastos de toda la empresa. Si tu empresa usa Controles de gastos, también hace que la recomendación de One sea "Se recomienda rechazar".
Cómo se usa
- Ve a Gastos > Gastos de empleados.
- Usa el filtro Alertas y elige Gasto duplicado. La columna Alertas muestra Duplicado en cada gasto marcado.
- Abre un gasto. En el recuadro Posible gasto duplicado de la parte superior ("Este gasto se parece a uno que ya se envió."), haz clic en Comparar. En la vista de panel lateral, abre la pestaña Alertas.
- En Comparación de documentos duplicados, revisa los dos gastos lado a lado: fecha, importe, importe reembolsable, recibo y estado. Haz clic en Ver para abrir el otro gasto.
- Decide:
- Es un duplicado: haz clic en Rechazar este gasto en la copia. El motivo ya viene completado; edítalo si quieres y haz clic en Rechazar.
- No es un duplicado: haz clic en No hay documentos duplicados y luego en Quitar alerta.
Consejos y buenas prácticas
- Revisa primero la tarjeta. El duplicado más común es un pago con tarjeta registrado de nuevo a mano. Conserva el gasto de tarjeta y rechaza el manual.
- Usa el motivo del rechazo para decirle al empleado cuál es el gasto original.
- No te fíes solo de la alerta. Si un gasto te suena familiar, compara tú mismo los recibos.
- Empleados: agreguen el recibo al borrador de la tarjeta en lugar de crear un gasto nuevo. Si envías los recibos a One, él asocia los pagos con tarjeta por ti.
- Relacionado: Gastos de tarjeta y gastos manuales · Estados y alertas de los gastos · ¿Cómo reviso los gastos con mi política de gastos? · ¿Cómo detecta Factorial automáticamente duplicados y otros errores?
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
Sé que hay duplicados pero no veo ninguna alerta.
Las alertas de duplicados solo se muestran a las personas que pueden ver los gastos de toda la empresa. Los gastos rechazados y los borradores que creas a mano no se comparan (un gasto de tarjeta que sigue como borrador sí). Dos gastos manuales con el mismo importe solo se marcan cuando comparten el mismo recibo o número de factura. Factorial no detecta todos los duplicados, así que compara tú mismo los recibos cuando algo te parezca familiar.
No puedo rechazar desde la comparación.
No eres uno de los revisores del gasto, o ya no está pendiente. Solo puedes rechazar los gastos que puedes revisar.
La comparación muestra "Gasto ya en nómina".
Ese gasto ya se pagó con una nómina y no se puede rechazar.
Preguntas frecuentes
1. ¿Dónde está la alerta de duplicado en la página del gasto?
En el recuadro de la parte superior del gasto, con un botón Comparar (en el panel lateral, en la pestaña Alertas). Si no la ves, comprueba que puedes ver los gastos de toda la empresa y que nadie marcó la alerta como no duplicado.
2. ¿El empleado puede ver la alerta de duplicado?
Solo si puede ver los gastos de toda la empresa. Los empleados y aprobadores que solo ven los gastos de algunas personas no ven las alertas de duplicados.
3. ¿Una alerta de duplicado bloquea la aprobación o el pago?
No. La alerta es información para el revisor, que es quien decide.
4. ¿La alerta es un estado?
No. El gasto conserva su estado (por ejemplo, Pendiente) y la alerta se muestra junto a él.
5. ¿Y las dietas reclamadas dos veces para los mismos días?
Una dieta que cubre los mismos días que otra dieta pendiente o aprobada de la misma persona, y usa la misma tarifa, recibe una alerta de Duplicado. No se bloquea nada. Una alerta de Conflicto de categoría aparece cuando una dieta y un gasto de la categoría Comidas o Refrigerios coinciden en los mismos días.
6. ¿Se revisan duplicados en los borradores y en los gastos rechazados?
Los gastos rechazados y los borradores que creas a mano no se comparan. Un gasto de tarjeta que todavía es un borrador sí.
7. ¿Qué motivo aparece al rechazar un duplicado?
"Marcado como duplicado, se encontró un gasto similar." Puedes editarlo antes de hacer clic en Rechazar.
8. ¿Quién puede usar la comparación de duplicados?
Los equipos de finanzas y administradores que revisan gastos de toda la empresa, es decir, quienes pueden ver los gastos de toda la empresa.
9. ¿La detección de duplicados usa créditos de One?
No. La detección de duplicados es una revisión integrada: no usa créditos de One. Solo los Controles de gastos los usan.
10. ¿La detección de duplicados sigue funcionando si nos quedamos sin créditos de One o desactivamos los Controles de gastos?
Sí. Funciona por su cuenta, separada de los Controles de gastos, así que sigue marcando el mismo recibo enviado dos veces, los recibos con el mismo proveedor y número de factura, y un gasto manual que coincide con un pago con tarjeta. Solo se detiene el veredicto de los Controles de gastos (dentro o fuera de la política).