Este artículo es para: equipos de finanzas y administradores/as.
Factorial señala los gastos que parecen ser uno ya presentado, para que puedas compararlos y evitar que tu empresa pague lo mismo dos veces. Luego decides: rechazar la copia o eliminar la alerta si no es un duplicado.
Encontrar y resolver posibles duplicados
Descripción general
Una alerta de Duplicado puede aparecer cuando un gasto se parece a otro:
- Utiliza el mismo archivo de recibo, o el mismo proveedor y número de factura leídos del recibo.
- Es un gasto de tarjeta Factorial y un gasto manual de la misma persona, con el mismo monto y moneda, fechado dentro de un día entre sí.
- Es un per diem que cubre los mismos días y utiliza la misma tarifa que otro per diem pendiente o aprobado de la misma persona.
No hay nada que configurar. La alerta nunca bloquea el envío o la aprobación, y solo las personas que pueden ver los gastos de toda la empresa la ven. Si tu empresa utiliza verificaciones de gastos, también hace la recomendación de One "Rechazo recomendado".
Cómo usar
- Ve a Gastos > Gastos de empleados/as.
- Utiliza el filtro de Alertas y elige Gasto duplicado. La columna de Alertas muestra Duplicado en cada gasto señalado.
- Abre un gasto. En el cuadro de Gasto potencial duplicado en la parte superior ("Esto parece un gasto que ya fue presentado."), haz clic en Comparar. En la vista del panel lateral, abre la pestaña de Alertas.
- En Comparación de documentos duplicados, verifica ambos gastos uno al lado del otro: fecha, monto, monto reembolsable, recibo y estado. Haz clic en Ver para abrir el otro gasto.
- Decide:
- Es un duplicado: haz clic en Rechazar este gasto en la copia. La razón se completa por ti; edítala si lo deseas, luego haz clic en Rechazar.
- No es un duplicado: haz clic en No hay documentos duplicados, luego Eliminar alerta.
Consejos y Mejores Prácticas
- Revisa la tarjeta primero. El duplicado más común es un pago con tarjeta reportado nuevamente a mano. Mantén el gasto de la tarjeta y rechaza el manual.
- Utiliza la razón de rechazo para informar al empleado/a cuál gasto es el original.
- No confíes solo en la alerta. Si un gasto te parece familiar, compara los recibos tú mismo/a.
- Empleados/as: añade el recibo al borrador de la tarjeta en lugar de crear un nuevo gasto. Si envías recibos a One, empareja los pagos con tarjeta por ti.
- Relacionado: Gastos de tarjeta y gastos manuales · Estados y alertas de gastos · ¿Cómo verifico los gastos contra mi política de gastos? · ¿Cómo captura Factorial duplicados y otros errores automáticamente?
Solución de Problemas y FAQ
Solución de Problemas
Sé que hay duplicados, pero no veo ninguna alerta.
Las alertas de duplicados solo se muestran a las personas que pueden ver los gastos de toda la empresa. Los gastos rechazados y los borradores que creas a mano no se comparan (un gasto de tarjeta que todavía está esperando como borrador sí lo está). Dos gastos manuales con el mismo monto solo se señalan cuando comparten el mismo recibo o número de factura. Factorial no captura cada duplicado, así que compara los recibos tú mismo/a cuando algo te parezca familiar.
No puedo rechazar desde la comparación.
No eres uno/a de los/as revisores/as del gasto, o ya no está pendiente. Solo puedes rechazar los gastos que puedes revisar.
La comparación muestra "Gasto ya en nómina".
Ese gasto ya ha sido pagado con un recibo de nómina y no puede ser rechazado.
FAQ
1. ¿Dónde está la alerta de duplicado en la página del gasto?
En el cuadro en la parte superior del gasto, con un botón de Comparar (en el panel lateral, en la pestaña de Alertas). Si no la ves, verifica que puedes ver los gastos de toda la empresa, y que nadie marcó la alerta como no duplicada.
2. ¿Puede el empleado/a ver la alerta de duplicado?
Solo si puede ver los gastos de toda la empresa. Los/as empleados/as y aprobadores/as que solo ven los gastos de algunas personas no ven alertas de duplicados.
3. ¿Bloquea una alerta de duplicado la aprobación o el pago?
No. La alerta es información para el revisor/a, quien decide.
4. ¿Es la alerta un estado?
No. El gasto mantiene su estado (por ejemplo Pendiente) y la alerta se muestra al lado.
5. ¿Qué pasa con los per diems reclamados dos veces por los mismos días?
Un per diem que cubre los mismos días que otro per diem pendiente o aprobado de la misma persona, y utiliza la misma tarifa, recibe una alerta de Duplicado. Nada se bloquea. Una alerta de Conflicto de categoría es para un per diem y un gasto en la categoría de Comidas o Refrigerios en los mismos días.
6. ¿Se revisan los borradores y gastos rechazados en busca de duplicados?
Los gastos rechazados y los borradores que creas a mano no se comparan. Un gasto de tarjeta que todavía es un borrador sí lo es.
7. ¿Qué razón se completa cuando rechazo un duplicado?
"Marcado como duplicado, se ha encontrado un gasto similar." Puedes editarlo antes de hacer clic en Rechazar.
8. ¿Quién puede usar la comparación de duplicados?
Equipos de finanzas y administradores/as que revisan gastos en toda la empresa, es decir, personas que pueden ver los gastos de toda la empresa.
9. ¿La detección de duplicados utiliza créditos de One?
No. La detección de duplicados es una verificación incorporada: no utiliza créditos de One. Solo las verificaciones de gastos lo hacen.
10. ¿Sigue funcionando la detección de duplicados si nos quedamos sin créditos de One o desactivamos las verificaciones de gastos?
Sí. Funciona por sí sola, separada de las verificaciones de gastos, por lo que sigue señalando el mismo recibo enviado dos veces, recibos con el mismo proveedor y número de factura, y un gasto manual que coincide con un pago con tarjeta. Solo el veredicto de las verificaciones de gastos (dentro o fuera de política) detiene el proceso.