La contratación se refiere al proceso de adquisición de bienes, servicios u obras de una fuente externa. Implica diversas actividades, como la identificación de necesidades, la búsqueda de proveedores, la negociación de condiciones y la gestión de contratos.
El objetivo de las compras es obtener los productos o servicios adecuados al coste y con la calidad adecuados, garantizando que se entreguen a tiempo y cumplan con los requisitos de la organización.
Flujo de aprobación de compras
Una de las principales características de un proceso de compras son los flujos de aprobación, que organizan la secuencia en la que los procesos deben seguir cada solicitud. El flujo de aprobación añade un nivel adicional de control y supervisión.
Grupos de aprobación y configuraciones de flujo
Para crear un proceso de aprobación específico, debes crear un grupo de aprobación y, dentro de este grupo, puedes establecer el flujo específico.
- En la barra lateral, vaya a Gastos
- Arriba, en la esquina derecha, haga clic en el botón de configuración.
- Selecciona Gastos, compras o Software
- En la sección Aprobaciones de solicitudes de gasto
- Añade un nombre y una descripción (facultativo)
- Haz clic en Guardar grupo de aprobación
Flujo de aprobación
El flujo de aprobación está estructurado en niveles:
- Se asignan uno o más aprobadores a cada nivel
- Para pasar al siguiente nivel, los aprobadores del nivel anterior deben aprobar la solicitud.
De forma predeterminada, el administrador es el aprobador del primer nivel de aprobación.
Para cambiar o agregar aprobadores:
- Puedes agregar otros aprobadores al mismo nivel de aprobación simplemente haciendo clic en el ícono más.
- Puedes editar o eliminar el nivel de aprobación simplemente haciendo clic en el ícono de tres puntos.
Para asignar empleados:
Una vez que haya definido el flujo de aprobación, estará listo para asignar los empleados.
Todos los empleados asignados a un grupo de aprobación seguirán el flujo de aprobación que se haya definido.
Los empleados solo pueden asignarse a un grupo de aprobación.
- Abra la pestaña Empleados
- Haga clic en + en la esquina superior derecha
- Seleccionar y agregar los empleados
Permisos de adquisición
Hay dos permisos que se pueden gestionar:
- Restringir los empleados que pueden realizar solicitudes
- Restringir los empleados que pueden gestionar órdenes de compra
Cómo crear una solicitud de compra
Una vez que la configuración esté lista, los empleados pueden comenzar a realizar solicitudes de compra.
- En tu barra lateral, ve a Mis gastos
- Abrir Mis solicitudes de compra
- Haga clic en + Nueva solicitud
- Elija entre Nuevo producto o servicio o Software
- Complete todos los datos:
- información general
- Información del proveedor
- Archivos adjuntos
- Una vez hecho esto, haga clic en Enviar para aprobación.
Una vez enviada una solicitud de compra para su aprobación, esta seguirá el flujo de aprobación establecido para ese empleado en el grupo de aprobación al que pertenece. El empleado recibirá actualizaciones sobre la solicitud en la Bandeja de entrada > Notificaciones.
Cómo aprobar solicitudes de compra
💡 Para facilitar la gestión de las Solicitudes de Compra, el aprobador recibirá una notificación de la solicitud también a través de la Bandeja de Entrada, en la sección Solicitudes.
El aprobador encontrará la solicitud de compra en las secciones de Solicitud de compra.
- En la barra lateral, vaya a Gastos
- Solicitudes de compra abiertas
La lista de solicitudes de compra ayuda a los aprobadores y gerentes de finanzas a comprender mejor el estado de todas las solicitudes de compra que deben conocer.
Desde esta lista, haciendo clic en la flecha de la derecha, el aprobador puede ver el detalle de la solicitud y aprobarla.
💡 Comentarios de la solicitud de compra
Es común que tanto el solicitante como quien aprueba una solicitud de compra tengan preguntas. Utilice la sección de Comentarios para iniciar una conversación directamente dentro de la solicitud de compra, facilitando así la comunicación. Las personas asociadas con la solicitud de compra recibirán notificaciones cada vez que se agreguen nuevos comentarios.
Cómo eliminar una solicitud de compra
- En la barra lateral, vaya a Gastos
- Seleccione la pestaña de factura de compra
- Ingresar a una solicitud de factura pendiente
- Haga clic en los 3 puntos en la esquina superior derecha y elimine la factura.
Lista de órdenes de compra
Las órdenes de compra son solicitudes de compra aprobadas con todos los detalles sobre la compra, el proveedor y el solicitante.
Podrás ver todas las solicitudes: Borradores, Pendientes, Ordenadas, Parciales, Recibidas y Cerradas.
Se pueden exportar como .CSV o Excel.
Vendedores
Al crear una solicitud de compra, se genera un nuevo proveedor en la sección Proveedores. Este proveedor permanece en modo de edición durante todo el proceso de solicitud, lo que permite a los aprobadores y validadores finales modificar la información y garantizar un almacenamiento preciso.
Se puede crear un nuevo proveedor directamente desde la sección Proveedores. Estos proveedores estarán disponibles para su búsqueda durante las solicitudes de compra.