L'approvisionnement désigne le processus d'acquisition de biens, de services ou de travaux auprès d'une source externe. Il comprend diverses activités, telles que l'identification des besoins, la recherche de fournisseurs, la négociation des conditions et la gestion des contrats.
L'objectif des achats est d'obtenir les produits ou services adéquats au juste prix et avec la qualité requise, en veillant à ce qu'ils soient livrés à temps et répondent aux exigences de l'organisation.
Processus d'approbation des achats
L'une des principales caractéristiques d'un processus d'approvisionnement est le circuit d'approbation, qui organise la séquence des étapes suivant chaque demande. Ce circuit d'approbation ajoute un niveau supplémentaire de contrôle et de supervision.
Groupes d'approbation et paramètres de flux
Pour créer un processus d'approbation spécifique, vous devez créer un groupe d'approbation, et au sein de ce groupe, vous pouvez définir le flux spécifique.
- Dans votre barre latérale, accédez à Dépenses
- En haut à droite, cliquez sur le bouton de configuration
- Sélectionnez Dépenses, Achats ou Logiciels
- Dans la section Approbation des demandes de dépenses
- Ajoutez un nom et une description (facultatif)
- Cliquez sur Enregistrer le groupe d'approbation
Flux d'approbation
Le processus d'approbation est structuré en niveaux :
- Un ou plusieurs approbateurs sont affectés à chaque niveau.
- Pour passer au niveau suivant, les approbateurs du niveau précédent doivent approuver la demande.
Par défaut, l'administrateur est l'approbateur du premier niveau d'approbation.
Pour modifier ou ajouter des approbateurs :
- Vous pouvez ajouter d'autres approbateurs au même niveau d'approbation en cliquant simplement sur l'icône plus.
- Vous pouvez modifier ou supprimer le niveau d'approbation en cliquant simplement sur l'icône à trois points.
Pour affecter les employés :
Une fois le flux d'approbation défini, vous êtes prêt à affecter les employés.
Tous les employés affectés à un groupe d'approbation suivront le processus d'approbation défini.
Les employés ne peuvent être affectés qu'à un seul groupe d'approbation.
- Ouvrez l' onglet Employés
- Cliquez sur le + dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez et ajoutez les employés
autorisations d'approvisionnement
Deux autorisations peuvent être gérées :
- Limiter les employés qui peuvent faire des demandes
- Limiter les employés autorisés à gérer les bons de commande
Comment créer une demande d'achat
Une fois tous les paramètres configurés, les employés peuvent commencer à soumettre des demandes d'achat.
- Dans votre barre latérale, accédez à Mes dépenses
- Ouvrir Mes demandes d'achat
- Cliquez sur + Nouvelle demande
- Choisissez entre un nouveau produit ou service ou un logiciel
- Remplissez tous les champs :
- informations générales
- Informations sur le fournisseur
- Pièces jointes
- Une fois terminé, cliquez sur Envoyer pour approbation
Une fois la demande d'achat envoyée pour approbation, elle suivra le processus d'approbation défini pour l'employé concerné au sein du groupe d'approbation auquel il appartient. L'employé recevra des mises à jour concernant la demande dans sa boîte de réception, sous Notifications.
Comment approuver les demandes d'achat
💡 Pour faciliter la gestion des demandes d'achat, l'approbateur recevra également une notification de demande via la boîte de réception, dans la section Demandes.
L'approbateur trouvera la demande d'achat dans la section « Demandes d'achat ».
- Dans votre barre latérale, accédez à Dépenses
- Demandes d'achat ouvertes
La liste des demandes d'achat aide les approbateurs et les responsables financiers à mieux comprendre l'état d'avancement de toutes les demandes d'achat dont ils doivent être informés.
À partir de cette liste, en cliquant sur la flèche à droite, l'approbateur peut consulter les détails de la demande et l'approuver.
💡 Commentaires sur les demandes d'achat
Il est fréquent que le demandeur et l'approbateur d'une demande d'achat aient des questions. Utilisez la section « Commentaires » pour entamer une conversation directement dans la demande d'achat et ainsi fluidifier la communication. Les personnes concernées recevront une notification à chaque ajout de commentaire.
Comment supprimer une demande d'achat
- Dans votre barre latérale, accédez à Dépenses
- Sélectionnez l'onglet facture d'achat
- Accéder à une demande de facture en attente
- Cliquez sur les trois points en haut à droite et supprimez la facture.
Liste des bons de commande
Les bons de commande sont des demandes d'achat approuvées contenant tous les détails relatifs à l'achat, au fournisseur et au demandeur.
Vous pouvez consulter toutes les demandes : brouillons, en attente, commandées, partielles, reçues et clôturées.
Ils peuvent être exportés au format .CSV ou Excel.
Fournisseurs
Lors de la création d'une demande d'achat, un nouveau fournisseur est automatiquement généré dans la section Fournisseurs. Ce fournisseur reste en mode « modification » pendant toute la durée du processus de demande, permettant ainsi aux approbateurs et aux validateurs finaux de modifier les informations et de garantir un stockage précis.
Il est possible de créer un nouveau fournisseur directement depuis la section Fournisseurs. Ces fournisseurs seront ensuite disponibles lors des demandes d'achat.