Mit granularen Dokumentenordnerberechtigungen können Sie den Zugriff auf Mitarbeiterdokumentenordner detaillierter und rollenspezifisch konfigurieren. So können Sie bestimmten Ordnern Bearbeitungs- und Anzeigeberechtigungen zuweisen und dadurch sensible Informationen besser kontrollieren, die Datensicherheit erhöhen und die DSGVO-Konformität gewährleisten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diese Berechtigungen einrichten und verwalten, um die Dokumentenverwaltung für Mitarbeiter zu optimieren.
Bisher galten die Zugriffsrechte für Dokumente global für das gesamte Ordnersystem. Das bedeutete, dass Benutzer mit Dokumentenzugriff alle Ordner im Profil eines Mitarbeiters einsehen konnten, unabhängig von Rolle oder Ordnervertraulichkeit. Das neue Update führt zwei wichtige Berechtigungen ein:
- Berechtigungen zum Bearbeiten des Mitarbeiterordners X
- Berechtigung für den Ordner des Mitarbeiters X anzeigen
Mithilfe dieser Berechtigungen können Unternehmen den Dokumentenzugriff detaillierter konfigurieren und so sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible Ordner zugreifen können. Dadurch werden Datenschutz, Datensicherheit und Compliance verbessert.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Diese Funktion ist ideal für Organisationen, die mehr Kontrolle darüber benötigen, wer auf Mitarbeiterdokumentenordner zugreifen, diese einsehen oder bearbeiten kann. Mithilfe rollenbasierter Berechtigungen können Sie:
- Beschränken Sie den Zugriff auf bestimmte Ordner für bestimmte Rollen oder Gruppen
- Stellen Sie sicher, dass nur autorisiertes Personal sensible Mitarbeiterdaten bearbeiten oder einsehen kann.
- Unterstützung komplexerer HR-Workflows, bei denen verschiedene Mitarbeiter unterschiedliche Zugriffsebenen auf Dokumente benötigen.
Anleitung zur Verwendung
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen → Berechtigungen
- Greifen Sie auf den Dokumentenbereich zu
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Ordnerberechtigungen festlegen. Wählen Sie den Ordner aus, dessen Berechtigungen Sie anpassen möchten, und weisen Sie ihm dann je nach Bedarf die Berechtigungen „Bearbeiten“ oder „Anzeigen“ zu:
- Bearbeitungsberechtigung : Erlaubt dem Benutzer, Änderungen an den Dokumenten im Ordner vorzunehmen.
- Berechtigung : Gewährt dem Benutzer Lesezugriff auf die Dokumente im Ordner
- Änderungen speichern
Wenn Sie einem Ordner keine Berechtigungen zuweisen können, stellen Sie sicher, dass es sich um einen Mitarbeiterordner handelt. Ordner im Firmen- oder privaten Bereich unterstützen keine detaillierten Ordnerberechtigungen. Sollte das Problem weiterhin bestehen, prüfen Sie, ob Sie über die erforderlichen Zugriffsrechte für diesen Ordner verfügen.
Wenn Sie einem Benutzer die Berechtigung „Anzeigen“ erteilt haben, er den Ordner aber trotzdem nicht sehen kann, überprüfen Sie bitte, ob die Berechtigung „Ordner von Mitarbeiter X anzeigen“ korrekt zugewiesen wurde und ob der Benutzer der entsprechenden Gruppe mit den erforderlichen Berechtigungen angehört. Sollte das Problem weiterhin bestehen, aktualisieren Sie bitte die Seite oder wenden Sie sich an den Support.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Berechtigungen regelmäßig prüfen : Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig die Berechtigungen für Dokumentenordner, um sicherzustellen, dass nur die berechtigten Personen Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten haben.
- Nutzen Sie Massenbearbeitung für mehr Effizienz : Wenn Sie ein großes Team haben oder Berechtigungen in mehreren Ordnern anpassen müssen, nutzen Sie die Funktion für Massenbearbeitung, um den Prozess zu optimieren.
- Beschränken Sie die Bearbeitungsberechtigungen : Seien Sie vorsichtig bei der Vergabe von Bearbeitungsberechtigungen , da Benutzer dadurch Änderungen an Dokumenten vornehmen können. Bei sensiblen Ordnern sollten Sie den Bearbeitungszugriff einschränken und Benutzern, die keine Änderungen vornehmen müssen, nur Leseberechtigungen erteilen.
- Rollenspezifischer Zugriff : Verwenden Sie rollenbasierte Berechtigungen , um sicherzustellen, dass verschiedene Gruppen (z. B. Personalabteilung, Rechtsabteilung oder Teamleiter) entsprechend ihren Verantwortlichkeiten den angemessenen Zugriff auf Dokumente haben.
Häufig gestellte Fragen
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Wie verbessern die neuen Berechtigungen die Datensicherheit?
Die neuen Berechtigungen „Bearbeiten“ und „Anzeigen“ ermöglichen es Unternehmen, den Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten einzuschränken und sicherzustellen, dass nur autorisiertes Personal bestimmte Dokumente einsehen oder ändern kann. Dies reduziert das Risiko unbefugten Zugriffs und trägt zur Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO bei.
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Kann ich Berechtigungen für Ordner in großen Mengen anwenden?
Ja, Berechtigungen können in großen Mengen angewendet werden, aber Sie müssen für mindestens einen Ordner die Berechtigung „Mitarbeiterordner bearbeiten X“ mit dem Kontext „gesamtes Unternehmen“ aktiviert haben.
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Was passiert, wenn ich einem Benutzer sowohl die Berechtigung "Anzeigen" als auch "Bearbeiten" für denselben Ordner zuweise?
Wenn einem Benutzer sowohl die Berechtigung „Anzeigen“ als auch „Bearbeiten“ zugewiesen ist, hat er Lese- und Schreibzugriff auf den Ordner. Soll der Benutzer den Ordner nur anzeigen dürfen, weisen Sie ihm lediglich die Berechtigung „Anzeigen“ zu.