Einführung
Was ist Milena?
Milena ist eine von Seresco entwickelte Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware , die alle Prozesse im Zusammenhang mit der Personalverwaltung und der Lohn- und Gehaltsabrechnung automatisieren und vereinfachen soll.
Die Integration zwischen Factorial und Milena verbindet Ihr HR-System mit Ihrem Lohnabrechnungssystem und automatisiert den Informationsaustausch zwischen beiden Plattformen.
Durch diese Integration werden Sie Folgendes ermöglichen:
- Mitarbeiterdaten synchronisieren
- Reduzierung manueller Dateneingabefehler
- Zeit sparen bei Verwaltungs- und Lohnabrechnungsprozessen
Prozesse und Funktionalitäten
Die Integration funktioniert je nach Konfiguration in beide Richtungen:
Architektur
Die Integration wurde von unserem Technologiepartner Illusion Studio entwickelt.
Es basiert auf:
- Nutzung der Factorial -API .
- Dateigenerierung via SFTP für Milena.
- Manuelle Validierung in Milena vor dem Erstellen oder Aktualisieren von Datensätzen.
In der Milena-Benutzeroberfläche wird ein HR-Validierungsformular angezeigt, damit das HR-Team die Informationen vor der Bestätigung überprüfen kann.
Synchronisierte Daten
Von Factorial bis Milena
- Mitarbeitererstellung (nur personenbezogene Daten, keine Vertragsdaten)
- Kündigungen von Mitarbeitern (Kündigungsdatum und -grund)
- Aktualisierungen der Mitarbeiterdaten (nur personenbezogene Daten)
- Lohnabrechnungszusätze (Datei wird generiert und per E-Mail versendet, nicht automatisch importiert)
Von Milena bis zur Factorial
- Lohnabrechnungsunterlagen (PDF)
- Einbehaltungszertifikate (tägliche Synchronisierung über Nacht)
synchronisierte Felder
| Synchronisiert | Nicht synchronisiert |
|---|---|
| Personenbezogene Daten | Vertragsdaten |
| Einstellungen und Kündigungen | Gehälter |
| Kündigungsgründe | Abwesenheiten |
| Lohnabrechnungsunterlagen | Zeiterfassung |
| Steuerbescheinigungen | Buchhaltung |
Daten, die synchronisiert werden
Von Factorial → Milena (Einstellungen, Aktualisierungen und Kündigungen)
| Kategorie | Factorial | Milena-Feld | Anmerkungen |
|---|---|---|---|
| Identifikation | Vorname | Name | Freitext |
| Identifikation | Nachname(n) | Nachname 1 / Nachname 2 | Automatisch aufgeteilt |
| Identifikation | DNI / ID | Dokumentieren | Muss in Milena vorher existieren |
| Sozialversicherung | Sozialversicherungsnummer | Sozialversicherungsnummer | 14 Ziffern, keine Trennzeichen |
| Organisation | Rechtsperson | Unternehmen | Der Code muss übereinstimmen |
| Organisation | Arbeitsplatz | Center | Obligatorisch |
| Organisation | Abteilung | Abteilung | Muss in Milena existieren |
| Organisation | Kostenstelle | Kostenstelle | Nur ein Exemplar pro Mitarbeiter |
| Kontakt | Primär | ||
| Kontakt | Telefonnummer | Telefon | Persönlich priorisiert |
| Adresse | Vollständige Adresse | Straße | Einzelfeld |
| Beschäftigungsstatus | Einstellungsdatum | Startdatum | |
| Beschäftigungsstatus | Kündigungsdatum | Enddatum | |
| Beschäftigungsstatus | Kündigungsgrund | Kündigungsgrund | Synchronisierte Codes |
Von Milena → Factorial (Dokumente)
| Dokumenttyp | Quelle | Frequenz | Ziel in Factorial |
|---|---|---|---|
| Gehaltsabrechnung | Milena | Monatlich | Mitarbeiterdokumente (PDF) |
| Quellensteuerbescheinigung | Milena | Täglich (Übernachtungsjob) | Mitarbeiterdokumente |
Lohnzusätze
| Quelle | Format | Verfahren |
|---|---|---|
| Factorial | Seresco-Dateiformat | E-Mail-Zustellung (kein automatischer Import) |
Felder, die nicht synchronisiert sind
Vertragsinformationen (nicht von Factorial an Milena gesendet)
| Kategorie | Feld | Grund |
|---|---|---|
| Vertrag | Vertragsart | Die Integration synchronisiert nur Mitarbeiterdaten. |
| Vertrag | Vertragsbeginn | Außerhalb des Geltungsbereichs |
| Vertrag | Vertragsende | Außerhalb des Geltungsbereichs |
| Vertrag | Arbeitszeit / % | Exklusiv verwaltet in Milena |
| Vertrag | Grundgehalt | Gehaltsdaten nicht synchronisiert |
| Vertrag | Berufskategorie | Direkt verwaltet in Milena |
| Vertrag | Tarifvertrag | Nicht kartiert |
| Vertrag | Beitragsgruppe | Nicht synchronisiert |
Finanz- und Buchhaltungsdaten
| Kategorie | Feld | Grund |
|---|---|---|
| Buchhaltung | Buchhaltungskonten | Außerhalb des Anschlussbereichs |
| Buchhaltung | Automatische Journaleinträge | Nicht aus Factorial generiert |
| Buchhaltung | Analytische Zuordnung | Nicht unterstützt |
| Buchhaltung | Gehaltsabrechnungshistorie | Nur neue Dokumente werden synchronisiert. |
Zeit und Abwesenheiten
| Kategorie | Feld | Grund |
|---|---|---|
| Zeit | Urlaub | Nicht in die Lohnbuchhaltung integriert |
| Zeit | Krankheitsurlaub | Nicht synchronisiert |
| Zeit | Abwesenheiten | Nicht synchronisiert |
| Zeit | Im Laufe der Zeit | Nicht synchronisiert |
| Zeit | Schichten | Nicht synchronisiert |
| Zeit | Zeiterfassung | Nicht synchronisiert |
Andere nicht unterstützte Daten
| Kategorie | Feld | Grund |
|---|---|---|
| Anpassung | Benutzerdefinierte Felder | In Milena nicht kartierbar |
| Organisation | Manager | Kein passendes Feld gefunden |
| Organisation | Organigramm | Nicht synchronisiert |
| Organisation | Mehrere Kostenstellen | Nur einer erlaubt |
| Unterlagen | Anlagen außerhalb der Lohnabrechnung | Nur Gehaltsabrechnungen und Bescheinigungen |
So richten Sie die Integration ein
Schritt 1: Aktivieren Sie die Integration in Factorial
- Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen .
- Wählen Sie Milena aus und klicken Sie auf Verbinden .
- Ihr Factorial Kundenbetreuer wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um:
- Teilen Sie die Dokumentation.
- Onboarding mit Illusion Studio koordinieren.
Schritt 2: Feldzuordnungskonfiguration
Sie erhalten eine Konfigurationsdatei, mit der Sie gemeinsam mit Ihren Beratern (Seresco und Factorial ) die Feldzuordnung zwischen den beiden Systemen definieren können.
Wichtige zu prüfende Bereiche:
- Rechtsperson (obligatorisch)
- Arbeitsplatz (muss exakt mit Milena übereinstimmen)
- Kündigungsgründe (Codes überprüfen)
Speichern Sie die Konfiguration nach der Validierung.
Gemeinsam mit Ihrem IT-Team müssen Sie eine Subdomain (URL) erstellen, um eine Verbindung zum Server herzustellen und diese mit Illusion Studio zu teilen.
Schritt 3: Validierung
- Erstellen oder aktualisieren Sie einen Testmitarbeiter.
- Überprüfen Sie, ob die Daten in Milena korrekt angezeigt werden.
Sollten Fehler auftreten, überprüfen Sie die Feldzuordnung.
Einschränkungen und technische Überlegungen
Felder und Formate
- Nachnamen: Factorial wird ein einzelnes Feld verwendet; bei Milena werden sie automatisch aufgeteilt.
- Sozialversicherungsnummer: Muss 14 aufeinanderfolgende Ziffern enthalten, ohne Leerzeichen oder Bindestriche.
- Adresse: Vollständig im Feld „Straße“ angegeben.
- Telefonnummern: Die private Telefonnummer hat Vorrang; falls diese nicht verfügbar ist, wird die dienstliche Telefonnummer verwendet.
-
E-Mail: Es wird eine einzige primäre E-Mail-Adresse empfohlen.
Synchronisierungsregeln
- Die Probezeit kann je nach beruflicher Kategorie bei Milena überschrieben werden.
- Einige Bereiche gelten nur für Teilzeitverträge .
- Es wird nur ein Kostenstellenzentrum pro Mitarbeiter unterstützt.
- Die Abteilungen müssen zuvor in Milena konfiguriert worden sein.
-
Nahrungsergänzungsmittel müssen dem Seresco-Format entsprechen.
Geografischer Geltungsbereich
Die verfügbaren Funktionen hängen vom jeweiligen Land ab (Chile, Kolumbien, Puerto Rico, Deutschland und die Vereinigten Staaten).
Die Dropdown-Listen müssen in beiden Systemen aufeinander abgestimmt sein.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
-
Wer ist Illusion Studio?
Illusion Studio ist der Technologiepartner, der die Factorial -Milena-Integration entwickelt hat und betreut.
-
Entstehen durch die Integration Kosten?
Ja. Für Wartung, Updates und Support fällt eine monatliche Gebühr an.Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer.
-
Erfolgt die Synchronisierung in Echtzeit?
Nein. Die Frequenz wird bei der Ersteinrichtung mit dem Partner festgelegt.
-
Was passiert, wenn ein Feld in Milena nicht existiert?
Diese Daten werden nicht synchronisiert und müssen manuell verwaltet oder zuvor in Milena erstellt werden.
-
Kann ich unterschiedliche Variablen je nach Land konfigurieren?
Ja. Listen und Variablen werden pro Land konfiguriert.
-
Warum wird die Adresse in einem einzigen Feld angezeigt?
Weil Factorial die vollständige Adresse in einem einzigen Feld sendet.
-
Was soll ich tun, wenn die Synchronisierung fehlschlägt?
Überprüfen Sie die Feldzuordnung.
Prüfen Sie die Entitäts- und Zentrumscodes.
Wenden Sie sich an den Support, falls das Problem weiterhin besteht.
-
Wo kann ich Probleme melden?
- Senden Sie eine E-Mail an:
soporte@illusionstudio.es - Immer miteinbeziehen:
- Schritte zur Reproduktion des Problems.
- Beweise oder Screenshots.
- Senden Sie eine E-Mail an: