In Projekten helfen Budgets Ihnen bei der Planung, Überwachung und Kontrolle der finanziellen Leistung, je nachdem, wie ein Projekt abgerechnet und geliefert wird.

Es stehen drei Budgettypen zur Verfügung:

1. Zeitaufwand und Material
2. Festpreis
3. Kein Budget

Zeit- und Materialbudget

Bei einem Projekt auf Basis von Zeit und Material (T&M) erfolgt die Abrechnung auf Basis der erfassten Arbeitsstunden und Stundensätze . Das Budget passt sich fortlaufend an, sodass Sie Kosten, abrechnungsfähige Beträge und Rentabilität in Echtzeit im Blick haben.

In den Projekteinstellungen können Sie konfigurieren, wie das Budget überwacht wird.

Wie man ein Zeit- und Materialbudget konfiguriert

1. Gehe zum Projekt → Einstellungen → Finanzdetails
2. Im Abschnitt „Zeit & Material“ können Sie Folgendes auswählen:
   1. Wie das Budget überwacht wird
   2. Wie es strukturiert ist (Projekt oder Phasen)

Budgetüberwachung anhand der erfassten Arbeitsstunden

Bei Projekten mit Zeit- und Materialaufwand wird das Budget anhand folgender Kriterien überwacht:

• Erfasste Stunden
• Kostensätze und Rechnungssätze
• Fixe und variable Kosten

Sobald die Teammitglieder ihre Arbeitszeit erfassen, wird das Projekt automatisch aktualisiert:

• Verbrauchtes vs. Gesamtbudget
• Registrierte Kosten im Vergleich zu den geschätzten Kosten
• Aktueller vs. geschätzter Gewinn

Optionen für die Budgetstruktur (Zeit und Material)

Projektbudget

Mit einem Projektbudget definieren Sie ein einziges Budget für das gesamte Projekt .

Alle erfassten Stunden, Kosten und abrechnungsfähigen Beträge fließen in die Gesamtsumme ein.

Verwenden Sie ein Projektbudget, wenn:

• Das Projekt wird als ein einheitlicher Umfang verwaltet.
• Sie benötigen keine finanziellen Obergrenzen pro Phase.
• Sie wünschen sich einen einfachen, übergeordneten Überblick über die Leistung.

Phasenbudget

Mit einem Phasenbudget definieren Sie für jede Phase ein separates Budget .

Das Gesamtprojektbudget ergibt sich aus der Summe aller Phasenbudgets , und die Budgetverfolgung erfolgt phasenweise. Sie müssen die einzelnen Phasen aufrufen und die jeweiligen Phaseninformationen direkt über den Link „ Zu den Phasen“ eingeben.

Verwenden Sie ein Phasenbudget, wenn:

• Das Projekt wird in einzelnen Phasen realisiert.
• Jede Phase hat ihren eigenen Umfang bzw. ihre eigenen Einschränkungen.
• Sie wünschen sich eine detailliertere Finanzkontrolle.

Was Sie in Zeit- und Materialprojekten erfassen können

Je nach Konfiguration können Sie Folgendes verfolgen:

• Geschätzte Stunden
• Geschätzte Kosten
• Fixkosten
• Geschätztes Kundenbudget (erwartete Einnahmen)
• Bis heute abrechnungsfähiger Betrag
• Aktueller und geschätzter Gewinn

Alle Werte werden automatisch aktualisiert, sobald Zeit und Kosten erfasst werden.

Festpreisbudget

Bei einem Festpreisprojekt wird ein vorab vereinbarter Betrag in Rechnung gestellt, unabhängig von den geleisteten Arbeitsstunden. Der Fokus liegt auf der Kosten- und Rentabilitätskontrolle , nicht auf der Abrechnung nach Zeitaufwand.

Bei Festpreisprojekten hilft Ihnen Factorial dabei zu verstehen, ob das Projekt im Vergleich zum vereinbarten Einkommen rentabel ist .

Wie Festpreisbudgets funktionieren

Bei einem Festpreisprojekt:

• Das Einkommen wird im Voraus festgelegt (Pauschalgebühr).
• Die Kosten steigen mit der Arbeitsleistung.
• Der Gewinn wird wie folgt berechnet:
• Einnahmen − Gesamtkosten

Die erfassten Arbeitsstunden sind nach wie vor wichtig, werden aber hauptsächlich für Folgendes verwendet:

• Arbeitskosten berechnen
• Übermäßige Ausgaben überwachen
• Projekteffizienz verstehen

Sie haben keinen Einfluss auf den Rechnungsbetrag.

Wie man ein Festpreisbudget konfiguriert

1. Gehen Sie zu Projekte → Einstellungen → Finanzdetails
2. Wählen Sie als Budgettyp „Festpreis“ .

Optionen für eine Budgetstruktur mit Festpreis

Wie bei der Abrechnung nach Zeit und Material können Sie die Budgetstruktur frei wählen:

Projektbudget

Mit einem Projektbudget definieren Sie das Budget auf Projektebene .

Sie können Folgendes konfigurieren:

• Geschätzte Gesamtkosten (einschließlich Fixkosten)
• Fixkosten
• Einkommen (der vereinbarte Projektpreis)

Alle Kosten werden anhand dieses einen Budgets erfasst.

Verwenden Sie diese Option, wenn:

• Das Projekt wird als ein einheitlicher Umfang verwaltet.
• Eine finanzielle Nachverfolgung pro Phase ist nicht erforderlich.

Phasenbudget

Mit einem Phasenbudget legen Sie für jede Phase ein separates Budget fest. Sie müssen jede Phase im Reiter „Phasen“ des Projekts einrichten; folgen Sie dazu einfach dem Link „Zur Phase“.

Jede Phase hat ihre eigene:

• Geschätzte Kosten
• Fixkosten (falls zutreffend)
• Anteil an den gesamten Projektkosten

Das Gesamtprojektbudget ist die Summe aller Phasenbudgets .

Verwenden Sie diese Option, wenn:

• Das Projekt wird in Meilensteinen umgesetzt.
• Sie möchten feststellen, welche Phase das Budget über- oder unterschreitet.

Was Sie bei Festpreisprojekten verfolgen können

In der Projektübersicht können Sie Folgendes überwachen:

• Registrierte vs. geplante Kosten
• Aktueller vs. geschätzter Gewinn
• Warnungen vor Budgetüberschreitungen
• Erfasste Arbeitsstunden (zur Kostenkontrolle)
• Kostenentwicklung im Laufe der Zeit

Dies vermittelt Ihnen ein klares Bild davon, ob das Projekt:

• Im Budget
• Gefährdet
• Oder bereits unrentabel

Kein Budget

Mit einem Projekt ohne Budget können Sie Arbeit und Finanzen verfolgen, ohne Budgetgrenzen festzulegen .

Diese Option ist für Teams gedacht, die Transparenz , nicht Kontrolle wünschen: Sie können Kosten, abrechnungsfähige Beträge und Gewinn einsehen, aber das Projekt ist nicht durch ein vordefiniertes Budget eingeschränkt .

Wie Projekte ohne Budget funktionieren

Bei einem Projekt ohne Budget:

• Es sind keine Kostenschätzung, kein Stundenaufwand und kein Kundenbudget erforderlich.
• Es gibt keine Budgetgrenzen oder Warnmeldungen.
• Die Arbeiten können unabhängig von Kosten und Zeitaufwand fortgesetzt werden.

Während des Projektfortschritts verfolgt Factorial weiterhin Folgendes:

• Erfasste Stunden
• Arbeitskosten
• Fixe und variable Kosten
• Bis dato abrechnungsfähiger Betrag (sofern das Projekt abrechnungsfähig ist)
• Aktueller Gewinn und Gewinnmarge

Dies ermöglicht Ihnen volle Transparenz ohne die Durchsetzung finanzieller Schwellenwerte.

Wie man ein Projekt ohne Budget konfiguriert

1. Gehen Sie zu Projekt → Einstellungen → Finanzdetails
2. Wählen Sie „Kein Budget“ .

Sie können weiterhin selbst entscheiden, wie Sie das Projekt strukturieren möchten:

• Projektverfolgung auf Projektebene
• Phasen → Nachverfolgung pro Phase (ohne Budgetbegrenzung). Sie müssen die Phasen im Reiter „Phasen“ des Projekts einrichten.

Optional können Sie:

• Fixkosten hinzufügen
• Markieren Sie das Projekt als abrechenbar

Was Sie bei Projekten ohne Budget sehen können

In der Projektübersicht sehen Sie Folgendes:

• Abrechnungsfähig bis heute
• Kosten bis heute
• Aktueller Gewinn und Gewinnmarge
• Erfasste Stunden
• Kostenaufschlüsselung und Kostenentwicklung im Zeitverlauf

Im Gegensatz zu anderen Budgetarten:

• Es gibt kein „genutztes vs. Gesamtbudget“.
• Es gibt keine Anzeichen für übermäßige Ausgaben.

Der Schwerpunkt liegt auf der Überwachung , nicht auf der Durchsetzung.