Erfahren Sie, wie Sie Ihre Reisekostenpauschalen korrekt erfassen, damit Ihre Tagespauschalen automatisch berechnet und unter Berücksichtigung von bereitgestellten Mahlzeiten reduziert werden. Die Reisekostenabrechnung kann per web oder mobil app eingereicht werden.

Schritte

Schritt 1: Route und Daten eingeben

Zuerst legen Sie den zeitlichen und geografischen Rahmen Ihrer Reise fest:

1. Navigieren Sie zu Ausgaben und wählen Sie die Erstellung einer neuen Reisekostenpauschale.
2. Reisebeginn: Geben Sie das Datum und die exakte Uhrzeit ein, zu der Ihre Reise begonnen hat.
3. Ziel: Geben Sie Ihren Zielort an. Falls Ihre Reise mehrere Etappen hat, können Sie über Stopp hinzufügen weitere Ziele ergänzen und jeweils die Ankunftszeit angeben.
4. Reiseende: Geben Sie das Datum und die Uhrzeit ein, zu der Ihre Reise offiziell endete.
5. Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 2: Reduzierungen vornehmen (Vom Unternehmen bezahlte Ausgaben)

Um eine korrekte Abrechnung zu gewährleisten, müssen Mahlzeiten oder Übernachtungen, die bereits vom Unternehmen übernommen wurden, abgezogen werden:

1. Im Bereich Vom Unternehmen bezahlte Ausgaben sehen Sie eine Übersicht der Reisetage.
2. Wählen Sie pro Tag aus, welche Leistungen Sie erhalten haben:
   • Frühstücke
   • Mittagessen
   • Abendessen
   • Übernachtungen
3. Das System passt die zu zahlende Pauschale automatisch basierend auf diesen Angaben an.
4. Klicken Sie auf Weiter

Schritt 3: Prüfen und Absenden

Im letzten Schritt erhalten Sie eine Zusammenfassung Ihrer Angaben:

1. Überprüfen Sie alle Daten, die Route sowie die vorgenommenen Reduzierungen noch einmal gründlich.
2. Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf Speichern, um die Abrechnung an Ihre vorgesetzte Person zur Genehmigung zu senden.

Häufig gestellte Fragen

1. Wie werden die Reisekostenpauschalen berechnet?
   Die Berechnung erfolgt automatisch basierend auf den von Ihnen eingegebenen Reisedaten (Dauer) und dem Zielort. Factorial nutzt hierfür die gesetzlich vorgeschriebenen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten.
    
2. Woher stammen die Informationen zu den Pauschalsätzen?
   Alle im System hinterlegten Raten werden regelmäßig aktualisiert und basieren direkt auf den offiziellen Veröffentlichungen des Bundesministeriums der Finanzen (BMF). Damit wird sichergestellt, dass Ihre Abrechnungen immer den aktuellsten steuerlichen Anforderungen in Deutschland entsprechen.
    
3. Wie wirken sich Mahlzeiten auf meine Pauschale aus?
   Wenn Ihnen das Unternehmen Mahlzeiten zur Verfügung stellt (z. B. Frühstück im Hotel oder ein Geschäftsessen), muss die Tagespauschale gekürzt werden. In Schritt 2 (Vom Unternehmen bezahlte Ausgaben) können Sie diese einfach auswählen. Die Kürzung erfolgt gemäß den gesetzlichen Vorgaben:
   • 20 % Abzug für ein Frühstück
   • 40 % Abzug für ein Mittagessen
   • 40 % Abzug für ein Abendessen (jeweils bezogen auf den vollen Satz für einen 24-stündigen Kalendertag).
      
4. Was geschieht bei Reisen mit mehreren Zwischenstopps? 
   Komplexe Routen lassen sich mithilfe der Funktion „Zwischenstopp hinzufügen“ planen. Das System ermittelt für jeden Kalendertag das jeweilige Ziel und wendet automatisch den korrekten BMF-Ländertarif an.