Wo finde ich Dokumente?
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Dokumente
- Von hier aus haben Sie Zugriff auf:
- Öffentlich
- Intern
- Mitarbeiter
- Massenversand
- Dokumentvorlagen
- Papierkorb
Öffentliche Dokumente
Im Bereich „ Öffentlich “ können Sie öffentliche Dokumente hochladen, die für das ganze Unternehmen sichtbar sind. Wenn Sie sie öffentlich machen, können alle Mitarbeiter sie sehen.
So laden Sie neue Dokumente hoch:
- Klicken Sie oben rechts auf „Dateien hochladen“.
- Ziehen Sie das Dokument per Drag & Drop
- Klicken Sie auf Dateien hochladen
Private Dokumente
Im Bereich Privat können Sie unternehmensinterne Dokumente verwalten. Auf diesen Bereich können ausschließlich Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen zugreifen.
So laden Sie private Dokumente hoch oder verschieben sie in den Papierkorb
- Öffnen Sie den Ordner, in den Sie Dokumente hinzufügen möchten
- Klicken Sie oben rechts auf „Dateien hochladen“
- Ziehen Sie das Dokument per Drag & Drop
- Klicken Sie auf Dateien hochladen
So verschieben Sie eine Datei in den Papierkorb:
- Klicke auf (..)
- Wählen Sie In den Papierkorb verschieben
DOKUMENT DAUERHAFT LÖSCHEN
Um eine Datei dauerhaft zu löschen, navigieren Sie zum Papierkorb, wählen Sie die Datei aus und wählen Sie die Option zum dauerhaften Löschen.
Mitarbeiterdokumente
Im Bereich „ Mitarbeiterdokumente“ können Sie verschiedene Filter anwenden, um Dokumente einfach zu finden. Mit dieser Funktion können Sie Dokumente für alle von Ihnen verwalteten Mitarbeiter finden, direkt darauf zugreifen oder Aktionen wie das Ändern der Sichtbarkeit , das Verschieben in den Papierkorb , das Herunterladen , Verschieben oder das Beenden von Signaturerinnerungen einzeln oder in großen Mengen ausführen.
Massenversand
Mit unseren verschiedenen Workflows können Sie verschiedene Arten von Dokumenten in großen Mengen versenden: Gehaltsabrechnungen, dieselbe Datei an alle, persönliche Dateien und Dokumentvorlagen. Sie können wählen, ob Sie die PDF-Datei in einzelne Dokumente aufteilen, sie unverändert lassen oder zu einem einzigen Dokument zusammenfassen.
Erfahren Sie mehr über die Massenverarbeitung von Dokumenten
Erstellen von Ordnern und Unterordnern
So fügen Sie einen Ordner hinzu
- Gehe zu den Einstellungen
- Öffnen Sie im Allgemeinen Dokumente
- Wählen Sie den Bereich aus, in dem Sie einen neuen Ordner hinzufügen möchten (Mitarbeiter, Privat oder Öffentlich).
- Klicken Sie auf + Neuer Ordner, um einen neuen hinzuzufügen
So fügen Sie einen Unterordner hinzu
- Öffnen Sie einen Ordner Ihrer Wahl
- Klicken Sie auf + Neuer Ordner
- Innerhalb des Hauptordners wird ein Unterordner erstellt
Um Ihren Dokumenten zusätzliche Informationen hinzuzufügen, können Sie auf jeden Ordner und Unterordner benutzerdefinierte Felder anwenden.
Dokumentvorlagen
Dokumentvorlagen sparen Ihnen Zeit bei der Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten . Mit dieser Funktion können Sie dasselbe Dokument an mehrere Mitarbeiter senden, indem Sie die persönlichen Informationen in jedem endgültigen Dokument automatisch durch Variablen ersetzen.
Erfahren Sie mehr über Dokumentvorlagen