Für eine reibungslose Lohn- und Gehaltsabrechnung sind Transparenz und Kontrolle unerlässlich. Mit Zyklusstatus und benutzerdefinierten Zyklen behalten Sie den Überblick über den Status jedes Abrechnungszyklus und können selbst entscheiden, wann dieser abgeschlossen wird – nicht nur am Monatsende. Dieser Artikel erklärt die Funktionsweise von Zyklusstatus und deren effektive Verwaltung.
Überblick
Die Lohnabrechnungszyklen folgen nun einem linearen 5-stufigen Lebenszyklus , sodass Sie den Status jedes Zyklus jederzeit klar erkennen können:
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Offen
- Vollständig editierbar
- Manager können Variablen eingeben
- Module synchronisieren sich automatisch
- Standardstatus beim Erstellen eines Zyklus
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In Vorbereitung
- Der Zeitraum ist gesperrt.
- Bearbeitungen und automatische Synchronisierungen sind blockiert.
- Ausgelöst durch die Sperrtaste
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Berechnung
- Die Lohnabrechnungsdaten werden an Ihren Buchhalter oder Ihre Lohnabrechnungssoftware gesendet.
- Ausgelöst durch Export
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Im Überblick
- Die Gehaltsabrechnungsergebnisse wurden importiert.
- Die Daten sind bereit zur Überprüfung.
- Ausgelöst durch Importergebnisse
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Vollendet
- Der Gehaltsabrechnungszyklus ist abgeschlossen.
- Ausgelöst durch die Schaltfläche „Fertigstellen “
Darüber hinaus können Sie jetzt einen Lohnabrechnungszyklus an einem bestimmten Datum abschließen , nicht nur am letzten Tag des Monats.
Wichtig: Das Sperren und Abschließen eines Zyklus sind unumkehrbare Vorgänge.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Zyklusstatus verwenden, um:
- Den Fortschritt jedes Gehaltsabrechnungszyklus übersichtlich verfolgen
- Änderungen in letzter Minute nach der Datenvalidierung verhindern
- Gewährleisten Sie die Datenintegrität, indem Sie Bearbeitungen bei Bedarf blockieren.
- Bessere Abstimmung mit externen Buchhaltern oder Lohnabrechnungsdienstleistern
- Richten Sie die Termine für den Abschluss der Lohn- und Gehaltsabrechnung an den internen Prozessen Ihres Unternehmens aus (z. B. Abschluss am 25. statt am Monatsende).
Diese Funktionalität ist besonders nützlich für Unternehmen mit:
- Mehrere Gehaltsabrechnungsbeteiligte
- Externe Gehaltsabrechnungsdienstleister
- Interne Prüf- oder Genehmigungsprozesse
- Nicht standardmäßige Gehaltsabrechnungskalender
Anleitung zur Verwendung
- Gehe zu Entschädigung
- Öffnen Sie den entsprechenden Zyklus
- Überprüfen Sie den aktuellen Status, der oben im Zyklus angezeigt wird.
- Bewegen Sie den Zyklus mithilfe der entsprechenden Aktion vorwärts:
- Klicken Sie auf „Sperren“ , um von „Offen“ zu „In Vorbereitung“ zu wechseln.
- Verwenden Sie „Exportieren“ , um zur Berechnung zu wechseln.
- Klicken Sie auf „Sperren“ , um von „Offen“ zu „In Vorbereitung“ zu wechseln.
- Klicken Sie auf „Ergebnisse importieren“ , um zur Ansicht „In Überprüfung“ zu gelangen.
- Klicken Sie auf „Abschließen“ , um den Vorgang zu beenden.
Wenn Sie den Abrechnungszyklus nicht bearbeiten können, befindet er sich möglicherweise im Status „In Vorbereitung “, „Berechnung“ , „In Prüfung“ oder „Abgeschlossen“ . Sobald der Zyklus gesperrt ist, sind Bearbeitungen und automatische Synchronisierungen nicht mehr möglich.
Wenn Manager keine Variablen mehr eingeben können, liegt das daran, dass der Zyklus gesperrt ist ( in Vorbereitung ). Prüfen Sie, ob die Sperrung früher als erwartet erfolgte.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Sperre den Zyklus erst, wenn alle variablen Eingaben validiert wurden.
- Informieren Sie die Manager, bevor Sie den Zyklus sperren, um unerwartete Blockierungen von Bearbeitungen zu vermeiden.
- Überprüfen Sie die exportierten Daten sorgfältig, bevor Sie sie an Ihren Buchhalter senden.
- Verwenden Sie den Status „In Prüfung“ , um interne Prüfungen durchzuführen, bevor der Zyklus abgeschlossen wird.
- Definieren Sie klare interne Fristen, wenn Sie den Zyklus vor Monatsende abschließen möchten.
Häufig gestellte Fragen
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Kann ich einen Zyklus auf einen vorherigen Status zurücksetzen?
Nein. Lohn- und Gehaltsabrechnungszyklen folgen einem linearen Prozess. Sobald ein Vorgang abgeschlossen ist, kann er nicht mehr rückgängig gemacht werden.
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Wann sollte ich einen Lohnabrechnungszyklus sperren?
Sie sollten den Zyklus sperren, sobald alle Gehaltsabrechnungsvariablen übermittelt und validiert wurden und bevor Sie Daten extern senden.
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Kann ich die Lohnabrechnung vor dem letzten Tag des Monats abschließen?
Ja. Sie können einen Zyklus an einem festgelegten Datum abschließen, das mit dem Gehaltsabrechnungsplan Ihres Unternehmens übereinstimmt.
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Was geschieht nach Abschluss eines Zyklus?
Der Gehaltsabrechnungszyklus ist abgeschlossen und kann nicht mehr bearbeitet werden.