Prima di utilizzare lo strumento Compensation, il primo passo è abilitare e personalizzare i concetti di gestione delle paghe . Questi concetti sono gli elementi fondamentali che compongono lo stipendio di un dipendente, definendo sia i guadagni che le detrazioni , ad esempio uno stipendio mensile fisso, buoni pasto, ritenute fiscali o contributi aziendali. Organizzare i dettagli dello stipendio in concetti semplifica la gestione, il monitoraggio e l'analisi delle paghe.
Concetti di gestione delle paghe
È possibile gestire i concetti relativi alla retribuzione andando su:
Impostazioni → Compensazione → Configurazione dei concetti di retribuzione
Da qui puoi:
- Crea nuovi concetti adatti alle esigenze della tua azienda
- Scegli un nome preferito per i concetti esistenti
- Attiva o disattiva i concetti a seconda che tu voglia utilizzarli
Da tenere presente: nella retribuzione dei dipendenti possono essere utilizzati solo i concetti attivati.
Categorie di concetti di libro paga
In Factorial , i concetti sono raggruppati in categorie chiare:
- Guadagni : retribuzione fissa, retribuzione variabile, benefit in natura, bonus, ecc.
- Detrazioni : tasse, previdenza sociale o altre ritenute
- Contributi aziendali – prestazioni a carico del datore di lavoro
- Valori riepilogati : totali e report per approfondimenti migliori
Cosa c'è nel concetto di busta paga?
Ogni concetto include:
- Nome – come si chiama (ad esempio, "Stipendio base")
- Categoria : il gruppo a cui appartiene (ad esempio, "Guadagni - Fissi")
- Descrizione – una breve spiegazione del suo scopo
- Unità : cosa misura (denaro, distanza, tempo e unità)
Questa struttura garantisce chiarezza e coerenza nella gestione delle paghe in Factorial .
Come attivare gli avvisi per compensazioni non definite
Per prevenire potenziali errori umani, il modulo Compensation consente alle aziende di attivare avvisi per compensazioni in sospeso o non definite . Questi avvisi garantiscono che tutte le voci di compensazione siano tracciate e gestite correttamente.
Compensazioni in sospeso
- Cosa significa: le retribuzioni definite nel contratto di un dipendente appaiono come in sospeso quando sono dovute in un ciclo di paga
- Quando vengono attivati gli avvisi: puoi configurare la data in ogni ciclo in cui vengono inviati gli avvisi, in modo che nulla venga dimenticato
- Risoluzione: Una volta definita la compensazione, l'avviso scompare automaticamente
Passaggi per attivare gli avvisi
- Vai su Impostazioni → Compensazione → Avvisi per compensazioni mancanti
- Scegli il giorno del mese che preferisci per ricevere l'avviso
Suggerimento: utilizza questi avvisi come strumento di sicurezza per individuare eventuali compensi in sospeso o non definiti prima dell'elaborazione delle buste paga. Questo aiuta a evitare errori e mantiene la gestione delle buste paga fluida e precisa.
Come definire la retribuzione dal contratto di un dipendente
- Nella barra laterale, vai su Organizzazione
- Seleziona il dipendente che vuoi aggiornare
- Vai alla sezione Contratti
- Clicca su Nuove condizioni
- Seleziona Aggiorna condizioni e fai clic su Avanti
- Seleziona la data di entrata in vigore e fai clic su Avanti
- In Ruolo, livello e stipendio , scorri verso il basso fino a Compensazione aggiuntiva
- Fai clic su Aggiungi compensazione aggiuntiva
- Definire la compensazione aggiuntiva:
- Concetto di libro paga
- Descrizione
- Tipo: Scegli il tipo e la frequenza del risarcimento:
- Variabile: l'importo può variare ogni mese in base alle prestazioni del dipendente, fino al massimo specificato. Esistono due tipologie:
- Senza limiti: l'importo può variare ogni mese, senza limiti massimi. Se il campo importo viene lasciato vuoto, l'importo verrà considerato illimitato.
- Fino a: il valore immesso nel campo importo verrà considerato come il massimo che un dipendente può ricevere
- Fisso: l'importo rimane lo stesso ogni mese
- Variabile: l'importo può variare ogni mese in base alle prestazioni del dipendente, fino al massimo specificato. Esistono due tipologie:
- Ricorrenza
- Prima data di pagamento
- Fare clic su Salva
- Clicca su Avanti per confermare tutti gli altri dati
- Clicca su Aggiorna condizioni
Da tenere presente: in caso di modifica o cancellazione, seguire gli stessi passaggi e aggiornare i compensi direttamente dal contratto.
Come eliminare o modificare il risarcimento dal contratto
- Nella barra laterale, vai su Organizzazione
- Seleziona il dipendente che vuoi aggiornare
- Vai alla sezione Contratti
- Clicca su Nuove condizioni
- Seleziona Aggiorna condizioni e fai clic su Avanti
- Seleziona la data di entrata in vigore e fai clic su Avanti
- In Ruolo, livello e stipendio , scorri verso il basso fino a Compensazione aggiuntiva
- Fare clic sullo strumento matita per modificare o sull'icona del cestino per eliminare
- Clicca su Avanti per confermare tutti gli altri dati
- Clicca su Aggiorna condizioni
Comprendere lo strumento di avviso
Lo strumento di avviso di Factorial è progettato per aiutare a rilevare potenziali errori umani o discrepanze nella retribuzione dei dipendenti. Fornendo avvisi tempestivi, garantisce che la retribuzione sia accurata e in linea con le regole definite nei contratti dei dipendenti.
Come funziona lo strumento di avviso
- Quando nel contratto viene definito un compenso con un limite , il sistema monitora gli importi inseriti.
- Se una compensazione supera il limite definito, viene attivato un avviso di avviso .
- Le Risorse Umane possono esaminare l'avviso e adottare le misure appropriate. Una volta esaminato, l'avviso può essere ignorato .
Perché utilizzare lo strumento Alert
L'utilizzo dello strumento di avviso aiuta le aziende a:
- Prevenire gli errori di pagamento prima che influiscano sui dipendenti
- Garantire il rispetto dei termini contrattuali
- Mantenere registri accurati per la verifica e la rendicontazione
Attivando e monitorando questi avvisi, i team delle risorse umane possono risparmiare tempo, ridurre gli errori e migliorare l'efficienza complessiva della gestione delle paghe.
Come gestire le retribuzioni dei dipendenti?
Il pannello laterale dedicato alla retribuzione in Factorial offre ai team delle risorse umane una panoramica completa e il controllo sulla retribuzione dei dipendenti, rendendo la gestione delle buste paga trasparente e facile da monitorare.
Caratteristiche principali
- Tracciabilità: visualizza la fonte di ogni compenso (contratto, monitoraggio del tempo, spese, benefit) e chi lo ha definito. Inoltre, puoi visualizzare lo stato di sincronizzazione con il software di elaborazione paghe, nel caso in cui sia installata un'integrazione.
- Modifiche manuali: aggiungi retribuzioni manuali per qualsiasi ciclo di pagamento cliccando sul pulsante + . Le retribuzioni manuali possono anche essere modificate o eliminate, se necessario.
Passaggi per gestire la compensazione
- Fare clic sullo strumento Compensazione
- Nella scheda Cicli , scegli un ciclo e visualizza l'elenco completo dei dipendenti e delle loro retribuzioni
- Clicca sul dipendente desiderato
- Utilizzare il pannello di destra per:
- Convalidare le compensazioni esistenti
- Modifica i dettagli se necessario
- Aggiungi nuove compensazioni utilizzando il pulsante +
Suggerimento: il pannello laterale garantisce piena visibilità e controllo su tutti i tipi di retribuzione, siano essi definiti nei contratti, monitorati tramite integrazioni o aggiunti manualmente. Questo aiuta le Risorse Umane a prevenire errori e a mantenere registri accurati delle retribuzioni.
Come bloccare il ciclo di pagamento delle paghe
- Una volta definite e convalidate le compensazioni, individuare l' icona del lucchetto nell'angolo in alto a destra dello schermo
- Quando il blocco è abilitato, non è possibile sincronizzare o modificare alcuna compensazione da altri moduli connessi, ad eccezione degli utenti con autorizzazioni.
- Fare clic sull'icona del lucchetto per proteggere le impostazioni di compensazione correnti
L'azione è completamente reversibile da un amministratore , consentendo di apportare modifiche se necessario
Suggerimento: il blocco delle compensazioni aiuta a prevenire modifiche accidentali, mantenendo al contempo la possibilità di aggiornarle in qualsiasi momento.
Attualmente la chiusura è un processo automatico che avviene nel momento in cui iniziamo il ciclo successivo.
Il blocco di un periodo è una misura di sicurezza per garantire il controllo del contenuto della tabella delle retribuzioni da parte dell'amministratore delle risorse umane.
Come nascondere i cicli di compensazione
Per ottenere maggiore flessibilità e ridurre il rumore inutile, è possibile nascondere i cicli di compensazione che non sono più operativi.
In precedenza, i cicli di retribuzione venivano creati automaticamente per Paese in base alle entità legali configurate in Factorial . Tuttavia, alcune organizzazioni gestiscono determinate entità legali al di fuori di Factorial (ad esempio, quando la gestione delle paghe è esterna). In questi casi, i cicli continuavano a essere visualizzati nella piattaforma, anche se non venivano utilizzati attivamente, il che poteva creare confusione per i responsabili delle risorse umane e i contabili.
Cosa migliora questo
- Gli amministratori delle risorse umane possono nascondere i cicli che non sono più attivi
- I responsabili delle risorse umane vedono solo i cicli rilevanti nella sezione Retribuzione
- I contabili non ricevono più visibilità o rumore inutili
- La logica di elaborazione delle paghe e i dati storici rimangono intatti in background
- Ciò garantisce che i team si concentrino solo sulle operazioni di gestione delle paghe attive, mantenendo al contempo l'integrità dei dati
Come funziona
Gli amministratori possono gestire la visibilità del ciclo direttamente da Impostazioni → Compensazione → Cicli
Da lì puoi:
- Individua il ciclo che vuoi gestire
- Utilizzare il pulsante di visibilità per nascondere o visualizzare il ciclo
- Le modifiche si applicano immediatamente alle viste operative
Quando un ciclo è nascosto:
- Non è visibile nelle viste operative
- Non genera attività o notifiche
- Non interferisce con i flussi di lavoro attivi
- I dati storici e i calcoli vengono conservati
Ciò significa che puoi ripulire la vista Retribuzione senza incidere sui record precedenti o sulla logica della retribuzione.
Considerazioni importanti
- Solo gli utenti con autorizzazioni di amministratore delle risorse umane possono nascondere o mostrare i cicli
- Nascondere un ciclo non lo elimina
- Se un'entità giuridica torna attiva in Factorial , il ciclo può essere riattivato in qualsiasi momento
- Se non sei sicuro se un ciclo debba essere nascosto, ti consigliamo di chiedere conferma al tuo team di contabilità o finanza prima di apportare modifiche.