Prima di utilizzare lo strumento Compensazione, il primo passo è abilitare e personalizzare i concetti di gestione delle paghe . Questi concetti sono gli elementi fondamentali che compongono lo stipendio di un dipendente, definendo sia i guadagni che le detrazioni , ad esempio uno stipendio mensile fisso, buoni pasto, ritenute fiscali o contributi aziendali. Organizzare i dettagli dello stipendio in concetti semplifica la gestione, il monitoraggio e l'analisi delle paghe.

Concetti di gestione delle paghe

È possibile gestire i concetti relativi alla retribuzione andando su:

Impostazioni → Compensazione → Configurazione dei concetti di retribuzione

Da qui puoi:

• Crea nuovi concetti adatti alle esigenze della tua azienda
• Scegli un nome preferito per i concetti esistenti
• Attiva o disattiva i concetti a seconda che tu voglia utilizzarli

Categorie di concetti di libro paga

In Factorial , i concetti sono raggruppati in categorie chiare:

• Guadagni : retribuzione fissa, retribuzione variabile, benefit in natura, bonus, ecc.
• Detrazioni : tasse, previdenza sociale o altre ritenute
• Contributi aziendali – prestazioni a carico del datore di lavoro
• Valori riepilogati : totali e report per approfondimenti migliori

Cosa c'è in un concetto di busta paga?

Ogni concetto include:

• Nome – come si chiama (ad esempio, "Stipendio base")
• Categoria : il gruppo a cui appartiene (ad esempio, "Guadagni - Fissi")
• Descrizione – una breve spiegazione del suo scopo
• Unità : cosa misura (denaro, distanza, tempo e unità)

Questa struttura garantisce chiarezza e coerenza nella gestione delle paghe in Factorial .

Come attivare gli avvisi per compensazioni non definite

Per prevenire potenziali errori umani, il modulo Compensation consente alle aziende di attivare avvisi per compensazioni in sospeso o non definite . Questi avvisi garantiscono che tutte le voci di compensazione siano tracciate e gestite correttamente.

Risarcimenti in sospeso

• Cosa significa: le retribuzioni definite nel contratto di un dipendente appaiono come in sospeso quando sono dovute in un ciclo di paga.
• Quando vengono attivati gli avvisi: puoi configurare la data in ogni ciclo in cui vengono inviati gli avvisi, in modo da non dimenticare nulla.
• Risoluzione: una volta definita la compensazione, l'avviso scompare automaticamente.

Passaggi per attivare gli avvisi

1. Vai su Impostazioni → Compensazione → Avvisi per compensazioni mancanti
2. Scegli il giorno del mese che preferisci per ricevere l'avviso

Come definire la retribuzione nel contratto di un dipendente

1. Nella barra laterale, vai su Organizzazione
2. Seleziona il dipendente che vuoi aggiornare
3. Vai alla sezione Contratti
4. Fai clic su Nuove condizioni
5. Seleziona Aggiorna condizioni e fai clic su Avanti
6. Seleziona la data di entrata in vigore e fai clic su Avanti
7. In Ruolo, Livello e Stipendio , scorri verso il basso fino a Compensazione aggiuntiva
8. Fai clic su Aggiungi compensazione aggiuntiva
9. Definire la compensazione aggiuntiva:
   1. Tipo: Scegli il tipo e la frequenza del risarcimento:
      • Variabile - Abbiamo due tipi di compensazioni variabili
        • Senza limiti: l'importo può variare ogni mese, senza limiti massimi. Se il campo importo viene lasciato vuoto, l'importo verrà considerato illimitato.
        • Fino a: l'importo può variare ogni mese in base alle prestazioni del dipendente, fino al massimo specificato. Il valore inserito nel campo importo sarà considerato il massimo che un dipendente può ricevere.
      • Fisso: l'importo rimane lo stesso ogni mese.
10. Imposta la pianificazione : definisci la ricorrenza e la data del primo pagamento
11. Fare clic su Salva
12. Clicca su Avanti per confermare tutti gli altri dati
13. Clicca su Aggiorna condizioni

Come eliminare o modificare il risarcimento dal contratto

1. Nella barra laterale, vai su Organizzazione
2. Seleziona il dipendente che vuoi aggiornare
3. Vai alla sezione Contratti
4. Fai clic su Nuove condizioni
5. Seleziona Aggiorna condizioni e fai clic su Avanti
6. Seleziona la data di entrata in vigore e fai clic su Avanti
7. In Ruolo, Livello e Stipendio , scorri verso il basso fino a Compensazione aggiuntiva
8. Fare clic sullo strumento matita per modificare o sull'icona del cestino per eliminare
9. Clicca su Avanti per confermare tutti gli altri dati
10. Clicca su Aggiorna condizioni

Comprensione dello strumento di avviso in Factorial

Lo strumento di avviso di Factorial è progettato per aiutare a rilevare potenziali errori umani o discrepanze nella retribuzione dei dipendenti. Fornendo avvisi tempestivi, garantisce che la retribuzione sia accurata e in linea con le regole definite nei contratti di lavoro.

Come funziona lo strumento di avviso

• Quando nel contratto viene definito un compenso con un limite , il sistema monitora gli importi inseriti.
• Se una compensazione supera il limite definito, viene attivato un avviso di avviso .
• Le Risorse Umane possono esaminare l'avviso e adottare le misure appropriate. Una volta esaminato, l'avviso può essere ignorato .

Perché utilizzare lo strumento di avviso

L'utilizzo dello strumento di avviso aiuta le aziende a:

• Prevenire gli errori di pagamento prima che influiscano sui dipendenti
• Garantire il rispetto dei termini contrattuali
• Mantenere registri accurati per la verifica e la rendicontazione

Attivando e monitorando questi avvisi, i team delle risorse umane possono risparmiare tempo, ridurre gli errori e migliorare l'efficienza complessiva della gestione delle paghe.

Come gestire le retribuzioni dei dipendenti?

Il pannello laterale dedicato alla retribuzione in Factorial offre ai team delle risorse umane una panoramica completa e il controllo sulla retribuzione dei dipendenti, rendendo la gestione delle buste paga trasparente e facile da monitorare.

Caratteristiche principali

• Tracciabilità: visualizza la fonte di ogni compenso (contratto, monitoraggio del tempo, spese, benefit) e chi lo ha definito. Inoltre, puoi visualizzare lo stato di sincronizzazione con il software di elaborazione paghe, nel caso in cui sia installata un'integrazione.
• Modifiche manuali: aggiungi retribuzioni manuali per qualsiasi ciclo di paga cliccando sul pulsante + . Le retribuzioni manuali possono anche essere modificate o eliminate, se necessario.

Passaggi per gestire la retribuzione

1. Fare clic sullo strumento Compensazione .
2. Nella scheda Definizione , visualizza l'elenco completo dei dipendenti e delle relative retribuzioni, sia definite che in sospeso.
3. Fare clic sul dipendente desiderato .
4. Utilizzare il pannello di destra per:
   • Convalidare le compensazioni esistenti
   • Modifica i dettagli se necessario
   • Aggiungi nuove compensazioni utilizzando il pulsante +

Come bloccare il ciclo di pagamento delle paghe?

1. Una volta definite e convalidate le compensazioni, individuare l' icona del lucchetto nell'angolo in alto a destra dello schermo.
2. Quando il blocco è abilitato, non è possibile sincronizzare o modificare alcuna compensazione da altri moduli connessi, ad eccezione degli utenti con autorizzazioni.
3. Fare clic sull'icona del lucchetto per proteggere le impostazioni di compensazione correnti.
4. L'azione è completamente reversibile da parte di un amministratore , consentendo di apportare modifiche se necessario.