Gestionar las sesiones de formación ahora es más fácil y eficiente. Con las invitaciones de calendario, puedes notificar automáticamente a los/as participantes y asegurarte de que las sesiones aparezcan directamente en sus calendarios de trabajo (como Google o Outlook). Esto ayuda a reducir las sesiones perdidas y evita conflictos de horario.
Esta función solo está disponible para correos electrónicos válidos. Debes conectar un correo electrónico válido al calendario Factorial .
Descripción general
La función de envío de invitaciones de calendario permite a los/as responsables de la formación enviar automáticamente invitaciones de calendario a todos los/as participantes de una sesión de formación. Estas invitaciones se basan en el horario de la sesión y se actualizarán automáticamente si se produce algún cambio.
Cuándo y por qué debe utilizarse
Utiliza esta función cuando:
- Quieras ahorrar tiempo evitando la creación manual de invitaciones
- Realices sesiones de formación frecuentes o recurrentes
- Sea importante asegurarse de que los/as participantes reciban recordatorios y vean las sesiones en sus calendarios
- Quieras reducir las ausencias sin previo aviso y los conflictos de horario
Cómo usar
- En la barra lateral, ve a Formación
- Dentro de un curso, vaya a la pestaña Grupos de formación
- Selecciona un grupo de formación
- Crea una nueva sesión
- Durante la creación de la sesión (en el asistente de creación, la ventana modal o el panel lateral), localiza el interruptor Enviar invitaciones de calendario en la parte inferior
- Habilita el interruptor
- Si se te solicita, conecta tu calendario:
- Ve a las preferencias de tu perfil y conecta tu calendario, o
- Haz clic en el botón Conectar que aparece en el mensaje para completar la configuración
- Guarda la sesión
- Una vez habilitado:
- Todos/as los/as participantes del grupo de formación recibirán una invitación de calendario por correo electrónico
- El evento reflejará la fecha y hora de la sesión
- Cualquier actualización de la sesión se sincronizará automáticamente con la invitación del calendario
Si no se envían las invitaciones, asegúrate de que tu calendario esté conectado en la configuración de tu perfil.
Si los/as participantes no recibieron la invitación, pídeles que revisen su carpeta de correo no deseado o spam y confirmen que su dirección de correo electrónico esté configurada correctamente en la plataforma.
Consejos y mejores prácticas
- Asegúrate de que tu calendario esté conectado antes de activar la función para evitar interrupciones
- Verifica los detalles de la sesión (fecha, hora, zona horaria) antes de enviar las invitaciones
- Utiliza títulos de sesión claros para que los/as participantes puedan identificar fácilmente la formación en su calendario
- Informa a los/as participantes que acepten la invitación para recibir recordatorios
Preguntas frecuentes
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¿Necesito enviar las invitaciones manualmente después de activar la opción?
No. Las invitaciones se envían automáticamente a todos/as los/as participantes una vez que se habilita la función.
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¿Qué sucede si actualizo una sesión después de enviar invitaciones?
La invitación al calendario se actualizará automáticamente con los detalles de la nueva sesión.
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¿Puedo usar esta función sin conectar un calendario?
No. Debes conectar un calendario válido para habilitar la función y enviar invitaciones.
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¿Recibirán la invitación todos/as los/as participantes?
Sí, siempre y cuando pertenezcan al grupo de formación y tengan una dirección de correo electrónico válida.