Las políticas en Factorial ayudan a las empresas a centralizar documentación interna importante y asegurar que los empleados no solo tengan acceso a ella, sino que también la lean y la reconozcan cuando sea necesario.
Con las últimas mejoras, las Políticas ahora soportan todo el ciclo de vida de la política: desde la publicación de un documento, hasta la orientación del público correcto, solicitando reconocimiento y rastreando el cumplimiento a lo largo del tiempo.

¿Qué son las Políticas en Factorial?

Las Políticas permiten a las empresas crear, subir, organizar y distribuir documentación interna como:

• Manuales de empleados
• Código de conducta
• Políticas de TI y seguridad
• Directrices de salud y seguridad
• Políticas de gastos y viajes
• Acuerdos de trabajo remoto
• Documentos de protección de datos y cumplimiento

Las Políticas pueden dirigirse a grupos específicos de empleados y, cuando sea necesario, se puede pedir a los empleados que confirmen que han leído y entendido el contenido.
Esto ayuda a los equipos de RRHH y Operaciones a mejorar la comunicación, el cumplimiento y la visibilidad en toda la empresa.

¿Qué puedes hacer con las Políticas?

Con las Políticas, puedes:

• Subir y publicar políticas de la empresa
• Controlar quién puede acceder a cada política
• Dirigir políticas por:
  • Entidad legal
  • Lugar de trabajo
  • Equipo
• Solicitar reconocimiento por parte de los empleados
• Rastrear tasas de reconocimiento
• Monitorear la adopción y visibilidad de políticas
• Detectar qué empleados aún necesitan revisar documentación importante

¿Cuándo se deben usar las Políticas?

Las Políticas son especialmente útiles cuando la información debe ser:

• Comunicada claramente
• Fácilmente accesible
• Aprobada por los empleados
• Auditable para fines de cumplimiento

Cómo funciona la visibilidad

Al publicar una política, puedes definir exactamente qué empleados deberían tener acceso a ella.
La visibilidad puede configurarse utilizando uno o más de los siguientes filtros:

• Entidad legal
• Lugar de trabajo
• Equipo

Esto asegura que los empleados solo vean políticas que son relevantes para ellos.

Cómo funciona el reconocimiento

El reconocimiento permite a las empresas solicitar a los empleados que confirmen que han leído y entendido una política.
Cuando se habilita el reconocimiento:

• Los empleados incluidos en la configuración de visibilidad reciben una tarea.
• Pueden abrir y revisar la política.
• Confirman su comprensión a través de una simple acción de reconocimiento.
• RRHH y Administradores pueden rastrear el progreso del reconocimiento directamente desde la vista general de la política.
• Esto es particularmente importante para documentación obligatoria o relacionada con el cumplimiento.

Cómo crear y publicar una política

1. Abre Políticas desde la barra lateral:
   Documentos → Políticas
2. Crea o sube una política
   Puedes:
   • Subir un documento existente
   • Crear una nueva política directamente en Factorial
   • Los formatos soportados dependen de la configuración de tu empresa.
3. Configura la visibilidad
   • Durante la publicación, selecciona los empleados que deberían tener acceso eligiendo:
     • Entidad legal
     • Lugar de trabajo
     • Equipo
     • Puedes combinar múltiples filtros para crear reglas de visibilidad más precisas.
4. Habilita el reconocimiento (opcional)
   Activa Solicitar reconocimiento si los empleados deben confirmar que han leído y entendido la política.
5. Publica la política
   Una vez publicada:
   • Los empleados incluidos en la configuración de visibilidad obtendrán acceso
   • Los empleados que requieren reconocimiento recibirán una tarea pendiente
   • RRHH y Administradores pueden rastrear el progreso desde la vista general de la política

Rastreo de reconocimientos

Desde la vista general de Políticas, los Administradores y equipos de RRHH pueden monitorear:

• Total de empleados afectados
• Número de reconocimientos completados
• Reconocimientos pendientes
• Porcentaje general de reconocimiento
• Esto ayuda a los equipos a identificar:
• Políticas con baja adopción
• Empleados que aún necesitan recordatorios
• Gaps de documentación en departamentos o ubicaciones

Mejores prácticas

• Dirige las políticas con cuidado
  Evita compartir cada política con cada empleado. Limitar la visibilidad mejora la relevancia y reduce la sobrecarga de información.
• Usa un lenguaje simple y claro
  Las políticas escritas en un lenguaje claro y comprensible suelen lograr tasas de reconocimiento más altas y mejor comprensión por parte de los empleados.
• Solicita reconocimiento nuevamente después de actualizaciones importantes
  Si una política cambia significativamente, solicita reconocimiento nuevamente para asegurar que los empleados estén al tanto de la nueva información.
• Revisa los datos de reconocimiento regularmente
  Monitorear las tasas de reconocimiento puede ayudar a identificar:
  • Equipos que faltan información importante
  • Gaps de comunicación
  • Políticas que pueden necesitar aclaración o simplificación

 Solución de problemas

Si los empleados no pueden ver una política
Verifica que:

• La política esté publicada
• La configuración de visibilidad incluya lo correcto:
• Entidad legal
• Lugar de trabajo
• Equipo
  

  Si no se configura una audiencia, los empleados no tendrán acceso.

   

Las tasas de reconocimiento son bajas
Verifica que:

• Los empleados correctos fueron seleccionados
• El reconocimiento se habilitó durante la publicación
• El contenido de la política es fácil de entender
• También puedes considerar volver a compartir o recordar a los empleados manualmente.

No puedo ver los datos de reconocimiento

Es posible que no tengas los permisos requeridos para acceder a la analítica de políticas o información de reconocimiento.
Contacta a tu Administrador de empresa para revisar tus permisos.

FAQ

1. ¿Quién puede crear y publicar políticas?
   Los Administradores y usuarios con los permisos apropiados pueden crear, editar y publicar políticas.
    
2. ¿Qué significa el reconocimiento para los empleados?
   Los empleados confirman que han leído y entendido la política a través de una simple acción de reconocimiento.
    
3. ¿Se envían notificaciones automáticamente?
   Actualmente, los empleados reciben una tarea solicitando reconocimiento.
   Se planean capacidades adicionales de notificación y recordatorio para futuras versiones.
    
4. ¿Puedo rastrear quién reconoció una política?
   Sí. Los equipos de RRHH y Administradores pueden rastrear el progreso del reconocimiento y ver las tasas de finalización generales directamente desde la vista general de Políticas.
    
5. ¿Pueden los empleados acceder a políticas antiguas?
   Los empleados pueden acceder a cualquier política que esté:
   • Publicada
   • Visible para ellos según la configuración de visibilidad
      
6. ¿Qué sucede cuando se actualiza una política?
   Los Administradores pueden republicar la versión actualizada y opcionalmente solicitar reconocimiento nuevamente para asegurar que los empleados revisen los últimos cambios.

Tablero de Políticas y Insights

Las Políticas también incluyen un tablero dedicado que ayuda a los equipos de RRHH y Administradores a entender cómo interactúan los empleados con las políticas de la empresa e identificar brechas de conocimiento en toda la organización.
Dependiendo de los permisos, los Administradores y equipos de RRHH pueden acceder a analíticas e insights relacionados con:

• Preguntas que los empleados están haciendo sobre las políticas
• Temas más buscados
• Áreas que generan confusión o preguntas repetidas
• Tendencias en preocupaciones o curiosidad de los empleados
• Políticas con bajo entendimiento o compromiso

Este tablero ayuda a las empresas a pasar de una documentación estática a un sistema de gestión del conocimiento más dinámico y basado en datos.
Por ejemplo, los equipos pueden detectar:

• Empleados que preguntan repetidamente sobre las reglas de vacaciones
• Confusión en torno a los procesos de reembolso de gastos
• Aumento de preguntas relacionadas con el trabajo remoto o el tiempo extra
• Documentación faltante para preguntas operativas recurrentes

Estos insights pueden utilizarse para:

• Mejorar políticas existentes
• Crear nuevas políticas de manera proactiva
• Aclarar secciones poco claras
• Identificar brechas de comunicación entre equipos o ubicaciones
• Detectar tendencias y patrones de comportamiento dentro de la empresa

El tablero es especialmente valioso para los equipos de RRHH, Operaciones, Legal y Comunicaciones Internas que buscan mejorar continuamente la documentación interna y la comprensión de los empleados.

Resumen

La función de Políticas ahora soporta todo el ciclo de vida de la política: desde la publicación de un documento hasta asegurar que los empleados lo lean y lo reconozcan. Los equipos de RRHH pueden controlar quién ve cada política, solicitar confirmación de comprensión y rastrear tasas de reconocimiento en un solo lugar.

Cómo usar

1. En tu barra lateral, ve a Políticas
2. Sube un nuevo documento de política o selecciona uno existente.
3. Durante el proceso de publicación, define visibilidad seleccionando uno o más de los siguientes:
   1. Entidad legal
   2. Lugar de trabajo
   3. Equipo
4. Habilita Solicitar reconocimiento si deseas que los empleados confirmen que han leído y entendido la política.
5. Publica la política.
6. Los empleados incluidos en la configuración de visibilidad recibirán una tarea que les pedirá leer y reconocer la política.
7. Rastrea el estado y los porcentajes de reconocimiento directamente desde la vista general de la política.

Solución de problemas

Si los empleados no pueden ver una política, asegúrate de que se seleccione la Entidad Legal, Lugar de Trabajo o Equipo correcto en la configuración de visibilidad. Si no se selecciona un grupo, los empleados no tendrán acceso.

 Si las tasas de reconocimiento parecen bajas, verifica si la visibilidad de la política coincide con la audiencia prevista y confirma que el reconocimiento se habilitó durante la publicación.

Si no puedes ver los datos de reconocimiento, es posible que te falten los permisos requeridos para ver la información de reconocimiento. Contacta a un administrador para revisar tu acceso.

FAQ

1. ¿Quién puede crear y publicar políticas?
   Los Administradores y usuarios con los permisos apropiados pueden crear, editar y publicar políticas.
    
2. ¿Qué significa el reconocimiento para los empleados?
   Los empleados confirman que han leído y entendido la política seleccionando una simple confirmación de “Entiendo”.
    
3. ¿Se envían notificaciones automáticamente?
   Actualmente, los empleados reciben una tarea para reconocer la política. Las notificaciones y recordatorios para reconocimientos pendientes llegarán pronto.
    
4. ¿Puedo ver cuántos empleados han reconocido una política?
   Sí. RRHH y Administradores pueden ver el porcentaje de empleados afectados que han leído y confirmado la política.