Wie Sie einen Workflow erstellen und konfigurieren können

Sie haben zwei Möglichkeiten, einen Workflow zu erstellen:

1. Aus einer Vorlage: Vorlagen enthalten vordefinierte Schritte und Aufgabenvorschläge, sodass Sie ganz einfach einen Workflow einrichten können. Sie sind vollständig anpassbar und ermöglichen es ihnen, den Workflow an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen. Es handelt sich um eine flexible Lösung, um viele Arten von Onboarding- und Offboarding-Aufgaben zeitsparend zu organisieren.
2. Von Grund auf neu: Erstellen Sie einen neuen, benutzerdefinierten Workflow, der ihren Anforderungen entspricht, und genießen Sie volle Freiheit und Flexibilität bei der Gestaltung des Prozesses.

Einen Workflow mithilfe einer Vorlage erstellen

1. Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Workflows
2. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, sprich entweder Onboarding oder Offboarding , und klicken Sie darauf
3. Klicken Sie auf Diese Vorlage verwenden
4. Es erscheint eine Vorschau der Vorlage. Lesen Sie diese und klicken Sie auf Weiter
5. Geben Sie einen Workflow-Namen und eine Beschreibung ein
6. Klicken Sie auf Diese Vorlage verwenden

7. Sie werden zur Konfigurationsseite weitergeleitet
8. Überprüfen Sie alle Schritte und Aufgaben und bearbeiten oder löschen Sie sie bei Bedarf, indem Sie auf das Drei-Punkte-Symbol klicken

Einen benutzerdefinierten Workflow erstellen

1. Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Workflows
2. Klicken Sie auf Benutzerdefinierter Workflow
3. Klicken Sie auf + Neuer Workflow
4. Geben Sie einen Workflow-Namen und eine Beschreibung ein
5. Wählen Sie die entsprechende Kategorie: Benutzerdefiniert, Onboarding oder Offboarding
6. Klicken Sie auf Erstellen

So fügen Sie einen neuen Schritt hinzu

1. Klicken Sie auf der Konfigurationsseite auf + Neuer Schritt
2. Geben Sie einen Namen ein
3. Wählen Sie Ihren bevorzugten Schrittabfolge aus, d.h. die aufeinanderfolgenden Stufen oder Schritte, die an einem bestimmten Workflow beteiligt sind:
   • Zeitplan: Entscheiden Sie, wann dieser Schritt beginnen soll. Diese Bedingung ermöglicht die Konfiguration der Schrittaktivierung basierend auf relativen Daten. Wenn dieser Schritt der erste im Workflow ist, wird er nicht automatisch gestartet, wenn das Aktivierungsdatum noch nicht erreicht ist.
   • Automatisch: Der Schritt wird aktiviert, sobald obligatorische Aufgaben im vorherigen Schritt abgeschlossen sind. Wenn dieser Schritt der erste im Workflow ist, wird er gestartet, sobald Mitarbeiter hinzugefügt werden.
   • Manuell: Dieser Schritt beginnt nur, wenn er manuell aktiviert wird .

❗ Wenn Sie die Schrittfolgekonfiguration ändern möchten :

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Workflows
2. Wählen Sie aus der Liste der Workflows den entsprechenden Workflow aus
3. Öffnen Sie den gewünschten Workflow
4. Gehen Sie zur Registerkarte Konfiguration
5. Wählen Sie einen Schritt aus und klicken Sie dann auf das Symbol mit den drei Punkten
6. Klicken Sie auf Schritt bearbeiten
7. Ändern Sie die Schrittabfolge
8. Klicken Sie auf Änderungen speichern

 

Die Schrittabfolge kann manuell geändert werden, indem die parallele Ausführung aktiviert wird. Dadurch werden die Einschränkungen der linearen Ausführung aufgehoben werden und Workflows werden dynamischer und effizienter gemacht.

So ändern Sie die Schrittabfolge manuell:

1. Öffnen Sie den betreffenden Workflow
2. Wählen Sie im Reiter Mitarbeiter den Mitarbeiter aus, für den Sie die Schrittabfolge ändern möchten
3. Navigieren Sie zu dem Schritt, den Sie aktivieren möchten, und klicken Sie auf Diesen Schritt starten
   

 

 

So fügen Sie eine Aufgabe hinzu

1. Klicken Sie auf der Konfigurationsseite auf + Neue Aufgabe
2. Wählen Sie die Art der Aufgabe aus:
   • Benutzerdefinierte Aufgabe
   • Persönliche Informationen
   • Zusätzliche Mitarbeiterinformationen (benutzerdefinierte Felder)
   • Ausweisinformationen
   • Informationen zum Bankkonto
   • Datei hochladen
   • Das Unterzeichnen und Ausfüllen von Dokumenten anfordern
3. Klicken Sie auf Weiter
4. Richten Sie die Aufgabe ein
5. Klicken Sie auf Weiter
6. Überprüfen Sie, ob alles in Ordnung ist, indem Sie die Vorschau überprüfen und auf Aufgabe speichern klicken

Registerkarte Aufgaben-Übersicht

Auf der Aufgaben-Übersichtsseite können Sie die wichtigsten Informationen zu Workflows und ausstehenden Aufgaben sehen. Es gibt ein Highlights-Modul mit den relevantesten Workflow-Daten:

• Aktive Workflows
• Ausstehende obligatorische Aufgaben
• Überfällige obligatorische Aufgaben

Registerkarte Mitarbeiter

Unter der Registerkarte Mitarbeiter können Sie einen oder mehrere Mitarbeiter zum Workflow hinzufügen. Dort können wir folgendes sehen:

• Mitarbeitername
• Schritt, in dem er/sie sich befindet
• Wie viele Aufgaben wurden von der Gesamtzahl der Aufgaben im Schritt erledigt?
• Wann ist das Fälligkeitsdatum der nächsten Aufgabe?

Mitarbeiter zum Workflow hinzufügen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Mitarbeiter auf Mitarbeiter hinzufügen
2. Wählen Sie die Mitarbeiter aus
3. Klicken Sie auf Mitarbeiter hinzufügen

Benachrichtigungen

Beauftragte und Mitarbeiter werden bei Aktivierung eines neuen Schritts neue Aufgaben in ihrem Posteingang und im Aufgabenbereich angezeigt. Zusätzlich erhalten Sie eine einzige E-Mail mit allen neu aktivierten Aufgaben. Für diese Aufgaben gibt es eine Zeitleiste, die ihre Position im Prozess anzeigt.

Sobald eine Aufgabe erledigt ist, wird sie auch auf Seiten des Vorgesetzten automatisch als erledigt gekennzeichnet.