Con le autorizzazioni granulari per le cartelle documenti , è possibile configurare l'accesso alle cartelle documenti dei dipendenti in modo più dettagliato e specifico per ruolo. Ciò consente di assegnare autorizzazioni di "Modifica" e "Visualizza" a cartelle specifiche, ottenendo un maggiore controllo sulle informazioni sensibili e migliorando al contempo la sicurezza dei dati e la conformità al GDPR. In questo articolo, imparerai come impostare e gestire queste autorizzazioni per una migliore governance dei documenti dei dipendenti.
In precedenza, le autorizzazioni di accesso ai documenti venivano applicate globalmente all'intero sistema di cartelle. Ciò significava che gli utenti con accesso ai documenti potevano visualizzare tutte le cartelle all'interno del profilo di un dipendente, indipendentemente dal ruolo o dalla riservatezza delle cartelle. Il nuovo aggiornamento introduce due autorizzazioni chiave:
- Modifica l'autorizzazione della cartella X dipendente
- Vedi autorizzazione della cartella X dipendente
Queste autorizzazioni consentono alle aziende di configurare l'accesso ai documenti a un livello più granulare, garantendo che solo gli utenti autorizzati possano accedere alle cartelle sensibili, migliorando così la privacy, la sicurezza e la conformità dei dati.
Quando e perché dovrebbe essere utilizzato
Questa funzionalità è ideale per le organizzazioni che necessitano di un maggiore controllo su chi può accedere, visualizzare o modificare le cartelle dei documenti dei dipendenti. Utilizzando le autorizzazioni basate sui ruoli , è possibile:
- Limitare l'accesso a determinate cartelle per ruoli o gruppi specifici
- Assicurare che solo il personale autorizzato possa modificare o visualizzare i dati sensibili dei dipendenti
- Supporta flussi di lavoro HR più complessi in cui diversi dipendenti necessitano di diversi livelli di accesso ai documenti
Come usare
- Nella barra laterale, vai su Impostazioni → Autorizzazioni
- Accedi alla sezione Documenti
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Imposta i permessi per le cartelle. Scegli la cartella per cui desideri modificare i permessi, quindi assegna i permessi "Modifica" o "Visualizza" in base alle tue esigenze:
- Autorizzazione di modifica : consente all'utente di apportare modifiche ai documenti nella cartella
- Autorizzazione di vedere: concede all'utente l'accesso in sola lettura per visualizzare i documenti nella cartella
- Salva le modifiche
Se non riesci ad assegnare autorizzazioni a una cartella, assicurati che la cartella che stai cercando di gestire sia una cartella dipendente. Le cartelle Azienda e Spazio privato non supportano autorizzazioni granulari specifiche per cartella. Se il problema persiste, verifica di disporre dell'accesso necessario per gestire le autorizzazioni per quella cartella.
Se hai concesso a un utente l'autorizzazione "Visualizza" ma l'utente non riesce ancora a visualizzare la cartella, verifica che l' autorizzazione "Visualizza cartella X dipendente" sia stata assegnata correttamente e che l'utente appartenga al gruppo appropriato con le autorizzazioni necessarie. Se il problema persiste, prova ad aggiornare la pagina o contatta l'assistenza per ulteriore assistenza.
Consigli e migliori pratiche
- Rivedere regolarmente le autorizzazioni : rivedere e aggiornare regolarmente le autorizzazioni delle cartelle documenti per garantire che solo le persone autorizzate abbiano accesso ai dati sensibili dei dipendenti.
- Utilizza le operazioni in blocco per una maggiore efficienza : se hai un team numeroso o devi modificare le autorizzazioni su più cartelle, sfrutta la funzionalità delle operazioni in blocco per semplificare il processo.
- Limitare i permessi di "Modifica" : prestare attenzione quando si concedono permessi di "Modifica" , poiché consentono agli utenti di apportare modifiche ai documenti. Per le cartelle sensibili, valutare la possibilità di limitare l'accesso "Modifica" e di concedere i permessi di "Visualizzazione" solo agli utenti che non hanno bisogno di apportare modifiche.
- Accesso specifico per ruolo : utilizzare autorizzazioni basate sui ruoli per garantire che i diversi gruppi (ad esempio, risorse umane, ufficio legale o responsabili del team) abbiano l'accesso appropriato ai documenti in base alle proprie responsabilità.
Domande frequenti
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In che modo le nuove autorizzazioni migliorano la sicurezza dei dati?
Le nuove autorizzazioni "Modifica" e "Visualizza" consentono alle aziende di limitare l'accesso ai dati sensibili dei dipendenti, garantendo che solo il personale autorizzato possa visualizzare o modificare documenti specifici. Ciò riduce il rischio di accessi non autorizzati e contribuisce a garantire la conformità alle normative sulla protezione dei dati, come il GDPR.
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Posso applicare autorizzazioni per le cartelle in blocco?
Sì, puoi applicare le autorizzazioni in blocco, ma per farlo devi avere l' autorizzazione "Modifica cartella X dipendente" con il contesto "intera azienda" abilitato per almeno una cartella.
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Cosa succede se assegno sia i permessi "Visualizza" che "Modifica" a un utente per la stessa cartella?
Se a un utente vengono assegnati sia i permessi di "Visualizzazione" che di "Modifica" , avrà accesso sia in lettura che in scrittura a quella cartella. Se si desidera che l'utente possa solo visualizzare la cartella, assegnare solo il permesso di "Visualizzazione" .