So importieren Sie Entschädigungen

1. Gehen Sie zum Entschädigungs-Modul im Seitenmenü
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Zyklen und greifen Sie auf einen Zyklus zu
3. Klicken Sie auf Importieren in der oberen rechten Ecke
4. Wählen Sie aus, Entschädigungen zu importieren
5. Laden Sie die Vorlage herunter, füllen Sie sie aus und laden Sie Ihre Datei hoch (akzeptierte Formate: .xls oder .xlsx).
6. Überprüfen Sie die automatisch zugeordneten Spalten und ordnen Sie alle verbleibenden manuell zu
7. Klicken Sie auf Bestätigen
8. Überprüfen Sie die Vorschau und beheben Sie mögliche Fehler
9. Klicken Sie auf Import abschließen
10. Klicken Sie auf Einreichen

Verwaltung importierter Werte im Entschädigungsmodul

Im Factorial-Modul für Entschädigungen generiert jeder Import einen neuen Eintrag für jede/n Mitarbeiter/in im Seitenbereich. Sie können so viele Dateien importieren, wie Sie benötigen – zum Beispiel eine für jedes Entgeltkonzept.

Bearbeiten importierter Werte:

• Einzeln: Öffnen Sie den Seitenbereich und aktualisieren Sie den Wert direkt für die ausgewählte/n Mitarbeiter/in.
• In großen Mengen: Importieren Sie eine Delta-Datei, die die Änderungen enthält, die Sie mehreren Mitarbeiter/innen gleichzeitig anwenden möchten.

Importierte Werte löschen:

• Einzeln: Entfernen Sie den Eintrag direkt aus dem Seitenbereich für jede/n Mitarbeiter/in.
• In großen Mengen: Importieren Sie die gleichen Werte erneut als negative Beträge. Dies generiert negative Einträge, aber die endgültige Summe in der Tabelle (der Wert, der exportiert wird) wird die Löschung korrekt widerspiegeln.

Wählen Sie aus, wie Mitarbeiter/innen während des Imports zugeordnet werden

Beim Importieren von Entschädigungen oder Gehaltsabrechnungsergebnissen können Sie auswählen, wie Mitarbeiter/innen den importierten Daten zugeordnet werden. Dies hilft, manuelles Mapping zu reduzieren und verbessert die Genauigkeit der Zuordnung, insbesondere bei großen Gehaltsabrechnungen.

Wählen Sie eine Zuordnungs-Methode

Bevor Sie Ihre Datei hochladen, verwenden Sie den Mitarbeiter/innen-Zuordnungsselector, um eine der folgenden Optionen auszuwählen:

• Vollständiger Name (Standard)
• ID (wie DNI, NIE oder eine andere nationale ID)
• NIF / SSN (Steuer-ID oder Sozialversicherungsnummer)
• Gehaltscode (der Mitarbeitercode, der von Ihrem Gehaltsabrechnungsanbieter zugewiesen wurde)

Wie die Zuordnung funktioniert

Die ausgewählte Zuordnungs-Methode wird auf jede Zeile in der importierten Datei angewendet. Bei Verwendung eines Identifikators führt der Importeur einen exakten Abgleich mit den Mitarbeiterdaten für die Gehaltsabrechnung durch. Dies vermeidet Fehlzuordnungen, die durch Folgendes verursacht werden:

• Unterschiedliche Namensformate oder -reihenfolgen
• Akzente oder Sonderzeichen
• Zwischen- und Doppelnamen
• Mitarbeiter/innen mit dem gleichen Namen

Sicherheitsvorkehrungen

Um eine genaue Zuordnung zu gewährleisten, enthält der Importeur die folgenden Sicherheitsvorkehrungen:

• Wenn derselbe Identifikator mehreren Mitarbeiter/innen zugewiesen ist, wird die Zeile nicht automatisch zugeordnet. Sie können dies manuell lösen, wobei Mitarbeiter/innen nach rechtlicher Einheit unterschieden werden.
• Nur Mitarbeiter/innen, die in der importierten Gehaltsabrechnung enthalten sind, werden bei der Zuordnung berücksichtigt.
• Identifikatorbasierte Zuordnung respektiert die Benutzerberechtigungen:
  • NIF / SSN ist nur für Administratoren verfügbar, die auf persönliche Informationen zugreifen können.
  • Gehaltscode ist nur für Benutzer/innen verfügbar, die die Berechtigung zur Anzeige von Unternehmensidentifikatoren haben.