1. Ist es möglich, offline einzuchecken?
Ja, Sie können sich offline ein- und auschecken, jedoch nur über die mobile App.
Erfahren Sie, wie hier.
2. Wann wird die Benachrichtigung im Falle eines versäumten Eincheckens gesendet?
Wenn der Zeitraum für das Einchecken abgelaufen ist und der Mitarbeiter sich noch nicht eingecheckt hat, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Mitarbeiter und den Vorgesetzten gesendet. Die E-Mail wird etwa eine Minute nach dem versäumten Einchecken gesendet.
Wenn der Mitarbeiter innerhalb des erlaubten Toleranzbereichs eincheckt, wird keine Benachrichtigung gesendet. Wenn er jedoch nach Ablauf des Zeitraums eincheckt, wird eine Benachrichtigung gesendet.
Vorgesetzte erhalten auch wöchentlich eine E-Mail-Zusammenfassung aller Vorfälle im Zusammenhang mit Pünktlichkeit ihrer Teammitglieder.
3. Was passiert, wenn ein Mitarbeiter vergisst, sich auszuchecken?
Wenn die Arbeitsstunden die geschätzten Stunden basierend auf den Arbeitsplänen, den Vertragseingaben und/oder dem Urlaub überschreiten, wird eine Nachricht mit zwei Optionen angezeigt:
- Die geschätzten Stunden bestätigen.
- Die tatsächlichen Stunden auschecken.
Die Nachricht wird angezeigt, wenn der Benutzer auf die Auschecken-Schaltfläche klickt, nachdem er die geschätzten Stunden um mindestens eine Minute überschritten hat.
Wenn ein Mitarbeiter an einem bestimmten Tag mehrere Schichten hat, wird nur die Auscheckzeit der letzten Schicht geändert, um sicherzustellen, dass die Gesamtzeit mit den geplanten Stunden übereinstimmt.
Im Arbeitszeitnachweis und im PDF-Export wird angezeigt, ob ein Mitarbeiter das Modal „Vergessen, sich auszuchecken“ verwendet hat, um sich auszuchecken und seine Auscheckzeit zu bearbeiten.
4. Wie kann ich verhindern, dass Mitarbeiter die Arbeitszeitnachweise manipulieren?
Um die Genauigkeit der Arbeitszeitnachweise sicherzustellen, haben wir ein Alarmsystem implementiert, das Manipulationen erkennt und warnt. Dieses System analysiert die Einträge zum Einchecken auf Inkonsistenzen oder verdächtige Aktivitäten.
Wenn manipulierte Arbeitszeitnachweise gefunden werden, wird automatisch ein Vorfallbericht erstellt, der die "manipulierte Ein-/Auscheckzeit" dokumentiert, um weitere Untersuchungen oder disziplinarische Maßnahmen, falls erforderlich, zu ermöglichen.
Um falsche Alarme aufgrund kleiner Zeitvariationen zu minimieren, vergleicht das System die Uhrzeit mit der Serverzeit und erlaubt einen Spielraum von 2 Minuten für Zeitunterschiede.
E-Mail-Alerts werden an den Genehmiger des Arbeitszeitnachweises des Mitarbeiters mit einer verdächtigen Schicht gesendet. Autorisierte Benutzer, einschließlich HR-Administratoren, erhalten ebenfalls diese Alarme, um sicherzustellen, dass schnell gehandelt werden kann.
5. Wenn jemand mit aktivierter Geolokalisierung eincheckt und anschließend die Zeit bearbeitet, verschwindet oder ändert sich der Standort?
Nein, der Standort wird nicht verschwinden. Stattdessen werden zwei Einträge in der Historie angezeigt: der erste zeigt das Einchecken mit der Geolokalisierung, und der zweite spiegelt die bearbeitete Zeit ohne Änderungen an den Standortinformationen wider.
6. Wie funktionieren automatische Pausen in verschiedenen Zeitzonen?
Automatische Pausen basieren auf den von den Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden, sodass die Zeitzone keinen Einfluss darauf hat.
7. Ist es möglich, das Einchecken auf einen bestimmten Bereich zu beschränken?
Derzeit ist es nicht möglich, das Einchecken auf einen bestimmten Bereich zu beschränken.
8. Wie genau sind die Geolokalisierungskoordinaten?
Die Genauigkeit der Geolokalisierungskoordinaten kann je nach Faktoren wie Mobilfunkempfang, geografischen Gegebenheiten, Wetterbedingungen und ob sich der Standort drinnen oder draußen befindet, variieren. Um die Präzision jeder Geolokalisierung zu bestimmen, speichern wir Parameter namens "Genauigkeit" für Breiten- und Längengrad. Dieser Wert gibt die Differenz in Metern an, wobei eine niedrigere Zahl eine höhere Genauigkeit bedeutet. Ein Wert von 0 würde beispielsweise eine Differenz von nur Zentimetern bedeuten, während 1000 eine Differenz von Kilometern anzeigen würde.
9. Wie kann ich sicherstellen, dass ein Mitarbeiter vor Ort ist, wenn er eincheckt?
Wenn das Angeben von "Homeoffice" oder "Büro" während des Eincheckens nicht ausreicht, gibt es nur eine Möglichkeit, die physische Anwesenheit zu überprüfen: die Verwendung von Geolokalisierung und die Überprüfung der angegebenen Koordinaten in Google Maps.
Wie man Geolokalisierung im Zeitmanagement verwendet
10. Ist es möglich, das Einchecken auf einen bestimmten Bereich zu beschränken?
Derzeit ist es nicht möglich, das Einchecken auf einen bestimmten Bereich zu beschränken.
11. Was ist der Prozess, um unterschriebene Arbeitszeitnachweise von Mitarbeitern zu erhalten?
Exportieren Sie Ihre genehmigten Arbeitszeitnachweise:
- Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Zeiterfassung
- Klicken Sie auf das drei Punkte-Symbol in der oberen rechten Ecke
- Wählen Sie Arbeitszeitnachweis exportieren
- Wählen Sie unter Exporttyp Zeiterfassungsexport - Vollversion
- Wählen Sie im Dateiformat PDF
- Wählen Sie Mitarbeiter
- Füllen Sie die anderen Felder aus und klicken Sie auf Absenden
Sie erhalten eine E-Mail mit dem Export.
Arbeitszeitnachweis im Bulk senden und E-Signatur anfordern:
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Dokumente
- Klicken Sie auf Im Bulk senden
- Laden Sie Ihre Arbeitszeitnachweise hoch
- Wählen Sie den Ordnernamen aus
- Wählen Sie im Uploadtyp Dokumente mit allen Seiten behalten
- Klicken Sie auf Dokument hochladen
- Klicken Sie auf Dokumente mit Mitarbeitern abgleichen
- Aktivieren Sie die Option E-Signatur von allen Empfängern anfordern
- Klicken Sie auf X übereinstimmende Dokumente senden
12. Beeinflusst das manuelle Bearbeiten von Eincheckzeiten die Pausenzeiten in den Arbeitszeitnachweisen?
Die Auswirkungen des manuellen Bearbeitens von Eincheckzeiten auf die Pausenzeiten hängen von der Situation ab:
- Wenn die automatische Pause in der Zukunft geplant ist, wird sie zur entsprechenden Zeit im Arbeitszeitnachweis angezeigt, obwohl sie möglicherweise keine Echtzeit-Updates widerspiegelt.
- Wenn die automatische Pause jedoch bereits im Arbeitszeitnachweis aufgezeichnet wurde, müssen die Mitarbeiter die Pausenzeit manuell anpassen, um die Genauigkeit sicherzustellen.
13. Ist es möglich, Daten zur Zeiterfassung zu importieren oder dies im Bulk zu tun?
Es ist nicht möglich, die Zeiterfassung direkt über die Factorial-Schnittstelle zu importieren. Sie können dies jedoch über die API tun, die das Hochladen und Verwalten von Zeiterfassungsdaten im Bulk ermöglicht.
14. Wann erscheint die Nachricht „Sie haben Schichten zu vervollständigen“?
Der Satz „Sie haben Schichten zu vervollständigen“ erscheint in Factorial, wenn ein Mitarbeiter geplante Schichten hat, die er noch nicht abgeschlossen oder ein-/ausgecheckt hat.
- Der Mitarbeiter hat zugewiesene Arbeitsstunden.
- Das System erinnert sie daran, dass sie diese Schichten abschließen oder registrieren müssen.
- Es erscheint normalerweise im Zeiterfassungs Abschnitt oder im Dashboard des Mitarbeiters, wenn geplante Zeit aussteht.
15. Wie kann ich das System so konfigurieren, dass die tatsächlich von den Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden aufgezeichnet werden, anstatt der standardmäßig geplanten Stunden, insbesondere bei Verwendung fester Arbeitspläne?
Wenn die Arbeitszeitnachweise Ihrer Mitarbeiter ihre geplanten Stunden (z. B. 09:00 bis 18:00) anzeigen, unabhängig davon, wann sie sich tatsächlich eingecheckt haben, liegt dies normalerweise an einer dieser drei Konfigurationen:
-
„Geschätzte Stunden“ deaktivieren: Das System könnte automatisch Lücken füllen, um den Tag „zu vervollständigen“.
- Pfad: Einstellungen > Zeiterfassung > Richtlinie > Richtlinieneinstellungen.
- Aktion: Deaktivieren Sie „Einchecken/Auschecken-Beschränkungen aktivieren“.
-
Überprüfen Sie „Automatisches Einchecken“: Einige Unternehmen haben dies für feste Zeitpläne aktiviert, was „eincheckt“ für den Mitarbeiter.
- Pfad: Einstellungen > Zeiterfassung > Richtlinie > Richtlinieneinstellungen.
- Aktion: Stellen Sie sicher, dass „Automatisches Ausfüllen des Arbeitszeitnachweises“ deaktiviert ist.
-
Überprüfen Sie „Rundung“: Wenn ein Mitarbeiter sich um 08:55 eincheckt und das System 09:00 aufzeichnet, wird nicht „auf den Zeitplan zurückgegriffen“, sondern gerundet.
- Pfad: Einstellungen > Zeiterfassung > Richtlinie > Präferenzen > Toleranz bei der Zeiterfassung.
- Aktion: Setzen Sie die Toleranz bei der Zeiterfassung auf 0 Minuten für sowohl Einchecken als auch Auschecken oder stellen Sie einfach sicher, dass dieser Abschnitt nicht aktiviert ist.
16. Wie kann der Zugriff auf das Einchecken für bestimmte Personen eingeschränkt werden?
Wenn Sie sicherstellen müssen, dass ein Mitarbeiter keinen Zugriff auf die Eincheckfunktion hat, während sein Profil aktiv bleibt, können Sie diese Methoden verwenden:
- Versetzen Sie den Mitarbeiter in eine Berechtigungsgruppe, in der der Zugriff auf 'Einchecken/Auschecken' deaktiviert ist.
- Schließen Sie einen Mitarbeiter von der Zeiterfassung aus (Factorial — Wie man Mitarbeiter von der Zeiterfassung ausschließt und wieder einbezieht)