1. És possible fer el registre d'entrada offline?
Sí, pots fer el registre d'entrada i de sortida mentre estiguis offline, però només utilitzant l'aplicació mòbil.
Aprèn com aquí.
2. Quan s'envia la notificació en cas de no fer el registre d'entrada?
Quan el rang horari de registre d'entrada ha acabat i l'empleat no ha registrat l'entrada, s'envia una notificació per correu electrònic a l'empleat i al/la responsable. El correu s'envia aproximadament un minut després del registre d'entrada perdut.
Si l'empleat registra l'entrada dins del rang de tolerància permès, no s'envia cap notificació. No obstant això, si registra l'entrada després que el rang horari hagi acabat, s'envia una notificació.
Els/les responsables també reben un resum setmanal per correu electrònic de tots els incidents relacionats amb la puntualitat dels membres del seu equip.
3. Què passa quan un/a empleat/da oblida fer el registre de sortida?
Si les hores treballades superen les hores estimades basades en els horaris laborals, la introducció del contracte i/o el temps lliure, es mostrarà un missatge amb dues opcions:
- Confirmar les hores estimades.
- Registre de sortida les hores reals.
El missatge es mostra quan l'usuari clica el botó de registre de sortida després de superar les hores estimades per almenys un minut.
Si un/a empleat/da té diversos torns en un mateix dia, el sistema només modificarà l'hora de registre de sortida de l'últim torn per assegurar que el temps total s'alinea amb les seves hores planejades.
En la fulla de temps i en l'exportació en PDF es mostra si un/a empleat/da va utilitzar el modal “Oblidat de fer el registre de sortida” per registrar-se i editar el seu temps de sortida.
4. Com puc evitar que els/les empleats/ades manipulin les fulles de temps?
Per assegurar la precisió de les fulles de temps, hem implementat un sistema d'alertes que detecta i avisa contra la manipulació. Aquest sistema analitza les entrades de registre d'entrada per inconsistències o activitats sospitoses.
Si es troben manipulades alguna fulla de temps, es genera automàticament un informe d'incidència, documentant el "temps de registre d'entrada/sortida manipulat" per a una investigació addicional o accions disciplinàries, si és necessari.
Per minimitzar falses alertes a causa de petites variacions de temps, el sistema compara l'hora del registre amb l'hora del servidor, permetent un marge de 2 minuts per a diferències de fusos horaris.
Les alertes per correu electrònic s'envien al/la responsable de la fulla de temps de l'empleat/a amb un torn sospitós. Els/les usuaris/àries autoritzats/ades, incloent administradors/ores de recursos humans, també reben aquestes alertes per assegurar que es pugui actuar de manera ràpida.
5. Si algú registra l'entrada amb la geolocalització activada i posteriorment edita l'hora, desapareix o canvia la ubicació?
No, la ubicació no desapareixerà. En canvi, apareixeran dos registres a la història: el primer mostrarà el registre d'entrada amb la geolocalització, i el segon reflectirà l'hora editada sense cap canvi en la informació de la ubicació.
6. Com funcionen les pauses automàtiques per a diferents fusos horaris?
Les pauses automàtiques es basen en les hores treballades per l'empleat/a, així que el fus horari no les afecta.
7. És possible restringir el registre d'entrada a una àrea específica?
Actualment, no és possible limitar el registre d'entrada a una àrea específica.
8. Quin és el rang de precisió de les coordenades de geolocalització?
La precisió de les coordenades de geolocalització pot variar segons factors com la recepció mòbil, la geografia de l'àrea, les condicions meteorològiques i si la ubicació és a l'interior o a l'exterior. Per determinar la precisió de cada geolocalització, emmagatzemem paràmetres anomenats "precisió" per a la latitud i longitud. Aquest valor indica la diferència en metres, amb un número més baix que indica una major precisió. Per exemple, un valor de 0 significaria una diferència de només centímetres, mentre que 1000 indicaria una diferència de quilòmetres.
9. Com puc assegurar-me que un/a empleat/da està a la ubicació quan registra l'entrada?
Si indicar "Treballant des de casa" o "Treballant des de l'oficina" durant el registre d'entrada no és suficient, l'única manera de verificar la seva presència física és mitjançant la geolocalització i comprovant les coordenades proporcionades a Google Maps.
Com utilitzar la geolocalització en el control horari
10. És possible restringir el registre d'entrada a una àrea específica?
Actualment, no és possible limitar el registre d'entrada a una àrea específica.
11. Quin és el procés per obtenir fulles de temps signades dels/les empleats/ades?
Exporta les teves fulles de temps aprovades:
- Al teu menú lateral, clica a control horari
- Clica a la icona de tres punts, a la part superior dreta
- Selecciona Exportar fulla de temps
- En Tipus d'exportació selecciona Exportació de control horari - Versió completa
- En Format de fitxer, selecciona PDF
- Selecciona empleats/ades
- Omple els altres camps i clica a Enviar
Rebràs un correu electrònic amb l'exportació.
Enviar la fulla de temps en massa i sol·licitar signatura electrònica:
- Al teu menú lateral, ves a Documents
- Clica a Enviar en massa
- Carrega les teves fulles de temps
- Selecciona el nom de la carpeta
- En el tipus de càrrega, selecciona Mantenir documents amb totes les seves pàgines
- Clica a Carregar document
- Clica a Coincidir documents amb empleats/ades
- Activa l'opció Sol·licitar signatura electrònica a tots els destinataris
- Clica a Enviar X documents coincidents
12. Editar manualment les hores d'entrada afecta les hores de pausa a les fulles de temps?
L'impacte d'editar manualment les hores d'entrada sobre les hores de pausa depèn de la situació:
- Si la pausa automàtica està programada per ocórrer en el futur, es mostrarà a la fulla de temps en el moment apropiat, encara que pot no reflectir actualitzacions en temps real.
- Tanmateix, si la pausa automàtica ja ha estat registrada a la fulla de temps, els/les empleats/ades hauran d'ajustar manualment el temps de pausa per assegurar la precisió.
13. És possible importar dades de control horari o fer-ho en massa?
No és possible importar el control horari directament a través de la interfície de Factorial. No obstant això, pots fer-ho utilitzant l'API, que permet la càrrega i gestió en massa de dades de control horari.
14. Quan apareix el missatge ‘Tens torns per completar’?
La frase “Tens torns per completar” apareix a Factorial quan un/a empleat/da té torns programats que no ha completat o registrat.
- L'empleat/a té hores de treball assignades.
- El sistema els recorda que han de completar o registrar aquests torns.
- Generalment apareix a la secció de control horari o al tauler de control de l'empleat/a quan hi ha temps planificat pendent.
15. Com puc configurar el sistema perquè les hores reals treballades pels/les empleats/ades es registrin, en comptes de les hores programades per defecte, especialment quan s'utilitzen horaris de treball fixos?
Si les fulles de temps dels/les teus/tes empleats/ades mostren les seves hores programades (per exemple, de 09:00 a 18:00) independentment de quan realment s'han registrat, normalment és degut a una d'aquestes tres configuracions:
-
Desactivar "Hores estimades": El sistema podria estar omplint buits automàticament per "completar" el dia.
- Camí: Configuració > control horari > Política > Configuració de la política.
- Acció: Desactivar "Habilitar restriccions de registre de sortida".
-
Comprovar "Registre d'entrada automàtic": Algunes empreses tenen això actiu per a horaris fixos, que "registren" per a l'empleat/a.
- Camí: Configuració > control horari > Política > Configuració de la política.
- Acció: Assegura't que "Habilitar omplir automàticament la fulla de temps" estigui desactivat.
-
Revisar "Arrodoniment": Si un/a empleat/da registra l'entrada a les 08:55 i el sistema registra les 09:00, no és que "defecti" a l'horari, és un arrodoniment.
- Camí: Configuració > control horari > Política > Preferències > Tolerància en el control horari.
- Acció: Estableix la tolerància en el control horari a 0 minuts tant per al registre d'entrada com per al registre de sortida, o simplement assegura't que aquesta secció no estigui habilitada.
16. Com restringir l'accés al registre d'entrada per a individus específics
Si necessites assegurar-te que un/a empleat/da no tingui accés a la funció de registre d'entrada mentre mantens el seu perfil actiu, pots utilitzar aquests mètodes:
- Mou l'empleat/a a un Grup de Permisos on l'accés 'Registre d'entrada/sortida' estigui deshabilitat.
- Exclou un/a empleat/da del control horari (Factorial — Com excloure i incloure empleats/ades del control horari)