1. È possibile timbrare offline?
Sì, puoi timbrare in entrata e in uscita mentre sei offline, ma solo utilizzando l'app mobile.
Scopri come qui.
2. Quando viene inviata la notifica in caso di timbratura mancante?
Quando il range di orario per timbrare è scaduto e l'impiegato non ha ancora timbrato, viene inviata un'email di notifica all'impiegato e al manager. L'email viene inviata circa un minuto dopo la timbratura mancante.
Se l'impiegato timbra entro il range di tolleranza consentito, non viene inviata alcuna notifica. Tuttavia, se timbra dopo la scadenza del range di orario, viene inviata una notifica.
I manager ricevono anche un'email settimanale con un riepilogo di tutti gli incidenti legati alla puntualità dei membri del loro team.
3. Cosa succede quando un impiegato dimentica di timbrare l'uscita?
Se le ore lavorate superano le ore stimate in base ai programmi di lavoro, input contrattuali e/o permessi, verrà visualizzato un messaggio con due opzioni:
- Conferma le ore stimate.
- Timbratura delle ore effettive.
Il messaggio viene visualizzato quando l'utente clicca sul pulsante di timbratura in uscita dopo aver superato le ore stimate di almeno un minuto.
Se un impiegato ha più turni in un dato giorno, il sistema modificherà solo l'orario di timbratura in uscita dell'ultimo turno per garantire che il tempo totale si allinei con le ore pianificate.
Nella scheda oraria e nell'esportazione PDF viene mostrato se un impiegato ha utilizzato il modulo “Dimenticato di timbrare l'uscita” per timbrare e modificare il proprio orario di uscita.
4. Come posso prevenire che gli impiegati manomettano le schede orarie?
Per garantire l'accuratezza delle schede orarie, abbiamo implementato un sistema di allerta che rileva e avverte contro la manomissione. Questo sistema analizza le timbrature per incongruenze o attività sospette.
Se vengono trovate schede orarie manipolate, viene automaticamente generato un rapporto di incidente, documentando il "tempo di timbratura manipolato" per ulteriori indagini o azioni disciplinari, se necessario.
Per ridurre i falsi allarmi dovuti a piccole variazioni di tempo, il sistema confronta l'orario di timbratura con l'orario del server, consentendo un margine di 2 minuti per le differenze di fuso orario.
Allerta via email vengono inviate all'approvatore della scheda oraria dell'impiegato con un turno sospetto. Gli utenti autorizzati, inclusi gli amministratori HR, ricevono anche queste allerta per garantire che possa essere intrapresa un'azione tempestiva.
5. Se qualcuno timbra con la geolocalizzazione attivata e successivamente modifica l'orario, la posizione scompare o cambia?
No, la posizione non scomparirà. Invece, appariranno due registrazioni nella cronologia: la prima mostrerà la timbratura con la geolocalizzazione e la seconda rifletterà l'orario modificato senza alcuna modifica alle informazioni sulla posizione.
6. Come funzionano le pause automatiche per i diversi fusi orari?
Le pause automatiche si basano sulle ore lavorate dall'impiegato, quindi il fuso orario non le influisce.
7. È possibile limitare la timbratura a un'area specifica?
Attualmente, non è possibile limitare la timbratura a un'area specifica.
8. Qual è il margine di accuratezza delle coordinate di geolocalizzazione?
L'accuratezza delle coordinate di geolocalizzazione può variare a seconda di fattori come la ricezione mobile, la geografia dell'area, le condizioni meteorologiche e se la posizione è interna o esterna. Per determinare la precisione di ciascuna geolocalizzazione, memorizziamo parametri chiamati "accuratezza" per latitudine e longitudine. Questo valore indica la differenza in metri, con un numero più basso che indica una maggiore accuratezza. Ad esempio, un valore di 0 significherebbe una differenza di pochi centimetri, mentre 1000 indicherebbe una differenza di chilometri.
9. Come posso assicurarmi che un impiegato sia presente quando timbra?
Se indicare "Lavoro da casa" o "Lavoro dall'ufficio" durante la timbratura non è sufficiente, l'unico modo per verificare la loro presenza fisica è utilizzare la geolocalizzazione e controllare le coordinate fornite in Google Maps.
Come utilizzare la geolocalizzazione nel monitoraggio del tempo
10. È possibile limitare la timbratura a un'area specifica?
Attualmente, non è possibile limitare la timbratura a un'area specifica.
11. Qual è il processo per ottenere schede orarie firmate dagli impiegati?
Esporta le tue schede orarie approvate:
- Sulla tua barra laterale, clicca su Monitoraggio del tempo
- Clicca sull'icona tre puntini, nell'angolo in alto a destra
- Seleziona Esporta scheda oraria
- In Tipo di esportazione seleziona Esportazione monitoraggio del tempo - Versione completa
- Nel formato file, seleziona PDF
- Seleziona impiegati
- Compila gli altri campi e clicca su Invia
Riceverai un' email con l'esportazione.
Invia schede orarie in massa e richiedi e-firma:
- Sulla tua barra laterale, vai su Documenti
- Clicca su Invia in massa
- Carica le tue schede orarie
- Seleziona il nome della cartella
- Nell'Tipo di caricamento, seleziona Mantieni i documenti con tutte le loro pagine
- Clicca su Carica documento
- Clicca su Abbina documenti con impiegati
- Attiva l'opzione Richiedi E-Firma a tutti i destinatari
- Clicca su Invia X documenti abbinati
12. La modifica manuale degli orari di timbratura influisce sui tempi di pausa nelle schede orarie?
L'impatto della modifica manuale degli orari di timbratura sui tempi di pausa dipende dalla situazione:
- Se la pausa automatica è programmata per verificarsi in futuro, verrà visualizzata nella scheda oraria al momento appropriato, anche se potrebbe non riflettere aggiornamenti in tempo reale.
- Tuttavia, se la pausa automatica è già stata registrata nella scheda oraria, gli impiegati dovranno regolare manualmente il tempo di pausa per garantire l'accuratezza.
13. È possibile importare dati di monitoraggio del tempo o farlo in massa?
Non è possibile importare il monitoraggio del tempo direttamente attraverso l'interfaccia Factorial. Tuttavia, puoi farlo utilizzando l'API, che consente il caricamento e la gestione in massa dei dati di monitoraggio del tempo.
14. Quando appare il messaggio ‘Hai turni da completare’?
La frase “Hai turni da completare” appare in Factorial quando un impiegato ha turni programmati che non ha ancora completato o timbrato in entrata/uscita.
- L'impiegato ha ore di lavoro assegnate.
- Il sistema sta ricordando loro che devono completare o registrare questi turni.
- Di solito appare nella sezione Monitoraggio del tempo o nella dashboard dell'impiegato quando ci sono tempi pianificati in sospeso.
15. Come posso configurare il sistema affinché vengano registrate le ore effettive lavorate dagli impiegati, invece delle ore programmate predefinite, specialmente quando si utilizzano orari di lavoro fissi?
Se le schede orarie dei tuoi impiegati mostrano le loro ore programmate (ad es. 09:00 - 18:00) indipendentemente da quando hanno effettivamente timbrato, di solito è dovuto a una di queste tre configurazioni:
-
Disabilita "Ore stimate": Il sistema potrebbe riempire automaticamente i vuoti per "completare" la giornata.
- Percorso: Impostazioni > Monitoraggio del tempo > Politica > Impostazioni della politica.
- Azione: Disattiva "Abilita restrizioni di timbratura in uscita".
-
Controlla per "Timbratura automatica": Alcune aziende hanno questa opzione attiva per orari fissi, che "timbrano" per l'impiegato.
- Percorso: Impostazioni > Monitoraggio del tempo > Politica > Impostazioni della politica.
- Azione: Assicurati che "Abilita compilazione automatica della scheda oraria" sia disabilitata.
-
Rivedi "Arrotondamento": Se un impiegato timbra alle 08:55 e il sistema registra le 09:00, non sta "predefinendo" il programma, sta arrotondando.
- Percorso: Impostazioni > Monitoraggio del tempo > Politica > Preferenze > Tolleranza nel monitoraggio del tempo.
- Azione: Imposta la tolleranza nel monitoraggio del tempo a 0 minuti sia per la timbratura in entrata che in uscita, o assicurati semplicemente che questa sezione non sia abilitata.
16. Come limitare l'accesso alla timbratura per individui specifici
Se hai bisogno di garantire che un impiegato non abbia accesso alla funzionalità di timbratura mantenendo attivo il suo profilo, puoi utilizzare questi metodi:
- Sposta l'impiegato in un Gruppo di Permessi dove l'accesso 'Timbratura in entrata/uscita' è disabilitato.
- Escludi un impiegato dal monitoraggio del tempo (Factorial — Come escludere e includere impiegati dal monitoraggio del tempo )