Los/las empleados/as pueden enviar fácilmente gastos en Factorial desde la plataforma web o la app móvil. Nuestro sistema de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) leerá la foto del recibo o factura que suba y extraerá automáticamente los detalles principales, ahorrándole tiempo y reduciendo errores.
Tipos de gastos que puede crear
Al enviar un nuevo gasto, elegirá uno de los siguientes tipos:
- Gasto regular - Cualquier recibo o factura estándar por una compra que haya realizado (p. ej. comidas, suministros de oficina, transporte).
- Per diem - Una asignación diaria para comidas y gastos incidentales durante viajes de negocios, basada en tarifas definidas por la empresa.
- Gastos de kilometraje - Compensación por el uso de su vehículo personal para fines comerciales, calculada por la distancia recorrida y la tarifa establecida por su empresa.
Enviar un gasto usando OCR
-
Iniciar un nuevo gasto
- En Web: Vaya a Mis Gastos → Gastos y haga clic en + Nuevo gasto.
- En app móvil: Abra Gastos desde el menú principal y toque + Nuevo gasto.
- Suba su documento. Tome una foto del recibo o factura, o suba un archivo existente (JPG, PNG, PDF).
-
Captura de datos automática. El sistema de OCR escaneará el documento y rellenará automáticamente campos como:
- Categoría
- Fecha
- Total (incluyendo impuestos)
- Moneda
- Número de documento
- Nombre del proveedor
- NIF del proveedor
-
Complete cualquier campo adicional requerido
- Si es necesario, ajuste o añada información faltante (p. ej. categoría, proyecto, descripción).
- Para gastos de per diem o kilometraje, seleccione la tarifa correcta y proporcione detalles del viaje.
- Revise y envíe. Verifique que todos los detalles sean correctos.
- Haga clic en Enviar para aprobación para enviar el gasto para su aprobación.
- Una vez enviado, su gasto aparecerá en la lista de Mis Gastos > Gastos y seguirá el flujo de aprobación de su empresa.
No puede enviar un gasto donde el monto reembolsable sea mayor que el monto del documento. Si los montos no coinciden, recibirá un mensaje claro pidiéndole que verifique el recibo.
Solo el/a propietario/a del gasto puede editar o eliminar este dentro de un grupo.
Un gasto solo puede ser editado mientras esté en estado de borrador, cualquier otro estado le permitirá editar el gasto.
Mejores prácticas para la precisión del OCR
- Asegúrese de que todo el recibo sea visible en la foto.
- Evite fotos borrosas o oscuras.
- Suba los recibos lo antes posible después de la transacción para evitar perder detalles.
FAQ
-
¿Puedo subir recibos en PDF?
Sí, se admiten formatos PDF, JPG y PNG.
-
¿Qué pasa si el OCR no captura todos los detalles?
Puede editar manualmente o completar cualquier información faltante antes de enviar.
-
¿Los gastos de per diem y kilometraje también se admiten en móvil?
Sí, ambos pueden ser enviados a través de la app móvil siguiendo el mismo flujo.