¿Qué es la integración DATEV RDS?

DATEV RDS 1.0 (Rechnungsdatenservice 1.0) envía tus gastos aprobados de Factorial, los datos de la factura más el recibo, directamente a la bandeja de entrada de tu asesor/a fiscal en DATEV Unternehmen Online (DUO). Los registros llegan pre-codificados con números de cuenta y tasas de IVA. Tu asesor/a fiscal los revisa, ajusta si es necesario y los publica en el libro mayor. A diferencia de la exportación de archivos DATEV, no hay un archivo que descargar o subir: Factorial envía los datos a DATEV a través de su API.

Configurando la integración

La configuración tiene dos partes: lo que tu asesor/a fiscal prepara en el lado de DATEV y lo que tú haces en Factorial. La integración es para entidades legales alemanas.

En el lado de DATEV (tu asesor/a fiscal)

• Solicitar Rechnungsdatenservice 1.0. Es un servicio DATEV separado, solicitado por tu asesor/a fiscal a través de MyDATEV Mandantenregistrierung. La solicitud necesita una SmartCard y se realiza en el mandantengenutzte Beraternummer (Unterberaternummer).
• Configurar Belege online en Bearbeitungsform "Erweitert". Tanto "Mit Lieferantenrechnungen arbeiten" como "Mit Kundenrechnungen arbeiten" deben estar en "Erweitert". Esto permite que DATEV convierta los datos que envía Factorial en Buchungsvorschläge.
• Dar acceso de escritura a la persona de conexión. En Rechteverwaltung online necesitan el rol "Belegverwaltung online — Schreibrechte" más permiso para Rechnungsdatenservice 1.0. Solo un/a administrador/a de DATEV (generalmente el/la Kanzleiinhaber) puede otorgar esto.
• Un SmartLogin o SmartCard para esa persona, para iniciar sesión durante el paso de conexión. Si nadie en tu empresa tiene uno, solicítalo a tu asesor/a fiscal.
• Un año fiscal (Wirtschaftsjahr) que cubra el período que exportas, con su libro mayor de cuentas por pagar (Rechnungseingangsbuch). DATEV también acepta el año inmediatamente anterior dentro de los 12 meses posteriores a su finalización.
• Tener listo tu Beraternummer y Mandantennummer (un Mandantennummer por entidad legal).

En el lado de Factorial

1. Configurar la contabilidad en Factorial — tu plan de cuentas y la asignación de categorías a cuentas deben estar en su lugar, para que cada gasto lleve una cuenta G/L.
2. Instalar DATEV RDS 1.0 — abre el Factorial Marketplace, busca DATEV RDS 1.0, haz clic en "Instalar para la empresa" y sigue los pasos de configuración.
3. Conectar tu cuenta DATEV — ingresa tu código de consultor/a (Beraternummer), luego para cada entidad legal selecciona su conjunto de datos e ingresa el código del cliente (Mandantennummer). Serás redirigido/a a la página de inicio de sesión de DATEV; inicia sesión con tu SmartLogin o SmartCard. Repite para cada entidad legal que desees conectar.
4. Configura tus cuentas acreedoras de respaldo — la cuenta colectiva del proveedor (para reembolsos) y la cuenta para gastos de tarjetas pagadas por la empresa.
5. Revisa el panel de preparación — muestra si cada conjunto de datos puede recibir una importación y si tus cuentas G/L asignadas se ajustan, y nombra exactamente qué categorías o cuentas necesitan atención.

Exportando gastos

1. En Gastos, selecciona los gastos aprobados para exportar y haz clic en Exportar a DATEV.
2. Factorial los agrupa por entidad legal y por mes contable y los envía a DATEV.
3. Rastrea el progreso en el registro de procesamiento. Los registros llegan a la bandeja de entrada del asesor/a fiscal en DUO (Belegablage), pre-codificados.
4. Tu asesor/a fiscal revisa, ajusta si es necesario y los publica en el libro mayor.

Alcance

La integración:

• Exporta gastos regulares, kilometraje y dietas.
• Los datos fluyen en una dirección: de Factorial a DATEV.
• One registro de cuentas por pagar por gasto (o uno por tasa de IVA cuando el gasto tiene un desglose de múltiples tasas).

Qué se envía

Los siguientes campos se sincronizan:

• Fecha y cantidad
• Cuenta G/L (Sachkonto): de tu asignación de cuentas por entidad legal en Factorial
• Cuenta acreedora (Personenkonto): la cuenta del empleado/a, o la cuenta colectiva del proveedor, para reembolsos; la cuenta de tarjeta para gastos pagados por la empresa
• Tasa de IVA 
• Texto de booking, número de documento, nombre del proveedor
• Moneda y tipo de cambio (cuando sea aplicable)
• Centro de costos (KOST1)
• Archivo de recibo para cada gasto

Limitaciones

• Solo entidades legales alemanas.
• Necesita la configuración contable: las cuentas G/L provienen de tu asignación de categorías a cuentas en Factorial. El panel de preparación señala cualquier categoría o cuenta que falta o no se ajusta al conjunto de datos, antes de que exportes.
• El lado de DATEV debe estar listo: el conjunto de datos necesita gestión de documentos (Belege online) activa, y la persona que conecta DATEV (tu asesor/a fiscal, o el usuario/a de la empresa que tiene el SmartLogin o SmartCard) necesita permiso para el servicio.
• Las correcciones ocurren en DATEV: los registros llegan a la bandeja de entrada de DUO para que el asesor/a fiscal los revise y publique; no se escriben directamente en el libro mayor.
• Tratamiento del IVA (códigos BU): no se establece automáticamente al inicio. La tasa de IVA se envía, y tu asesor/a fiscal introduce el tratamiento del IVA en DUO.
• Centros de costos: un KOST1 por registro. KOST2 (Kostenträger) aún no está cubierto.