Crea procesos de incorporación consistentes y personalizados para los nuevos integrantes con políticas de incorporación. Utiliza condiciones para adaptar tareas según el catálogo de puestos, el lugar de trabajo o la entidad legal, y sigue su progreso desde un solo tablero Kanban.
Resumen
La sección de Onboarding en Configuración permite a los administradores crear y gestionar políticas de incorporación para nuevos empleados.
Una política define los pasos, tareas y responsables que un nuevo integrante debe seguir durante la incorporación. Puedes utilizar condiciones para hacer que la misma política se adapte a diferentes roles del catálogo de puestos, lugares de trabajo o entidades legales.
Los estados de las tareas también reflejan si la acción requerida se ha completado realmente en Factorial. Esto proporciona a los administradores una visión más confiable del progreso de incorporación de cada persona.
Cuándo y por qué debe ser utilizado
Utiliza políticas de incorporación cuando quieras:
- Estandarizar la experiencia de incorporación en tu organización
- Personalizar la incorporación según el catálogo de puestos, lugar de trabajo o entidad legal de un nuevo integrante
- Evitar crear y mantener múltiples versiones del mismo proceso de incorporación
- Asegurarte de que las tareas solo se consideren completas cuando se haya realizado la acción requerida
- Utilizar variables en las tareas para personalizar el contenido de incorporación para cada nuevo integrante
- Identificar rápidamente a los nuevos integrantes que están en camino o que necesitan atención
Cómo usar
Crea una política de incorporación
- En tu barra lateral, ve a Configuración
- Abre la sección de Incorporación de empleados
- Crea una nueva política
- Agrega los pasos y tareas que los nuevos integrantes deben completar
- Asigna un responsable a cada tarea, cuando sea aplicable
- Utiliza variables en las tareas cuando necesites que el contenido se adapte al nuevo integrante
- Guarda la política
- Asigna la política a los nuevos empleados relevantes
También puedes crear una política utilizando una plantilla o generarla conversacionalmente con ONE.
Agrega condiciones a una tarea
Las condiciones permiten que una política de incorporación se adapte a diferentes perfiles de empleados.
Las condiciones pueden basarse en:
- Catálogo de puestos
- Lugar de trabajo
- Entidad legal
Por ejemplo, puedes crear una tarea de Cargar licencia de conducir que solo aparezca para conductores. Puedes pedir a ONE que la cree solo para conductores, y solo se aplicará a los nuevos integrantes cuyo rol sea Conductor. Todos los demás la omiten automáticamente.
Cómo agregar una condición
- Abre la política de incorporación.
- Pide a ONE que cree la tarea que deseas.
- Dile a ONE para quién es la tarea y especifica la condición, por ejemplo, "solo para conductores".
- Revisa la tarea que ONE creó.
- Guarda la política.
Los pasos no utilizan condiciones. Utilizan desencadenantes basados en el tiempo, como cuando el empleado ingresa al flujo, en su primer día, o cuando se completan las tareas obligatorias de la fase anterior.
Seguimiento del progreso de incorporación
Puedes seguir el progreso de incorporación desde la política de incorporación o desde Organización > Actividad.
Desde la política de incorporación
- Abre la política de incorporación.
- Selecciona Ver incorporados.
- Revisa el camino de incorporación personalizado del empleado en el Kanban.
Si una tarea no puede ejecutarse, por ejemplo, porque el gerente asignado ya no existe, la tarea se marca en rojo en la línea de tiempo del nuevo integrante en lugar de crearse normalmente.
Abre la tarjeta del nuevo empleado para ver qué salió mal y cómo solucionarlo, como reasignar la tarea a un gerente actual.
Con el nuevo flujo de incorporación, una tarea solo se marca como completada cuando la acción subyacente realmente ha ocurrido en Factorial. Por ejemplo, una tarea relacionada con un documento se completa cuando el documento requerido ha sido firmado, en lugar de simplemente cuando alguien marca una casilla.
Si un nuevo integrante no está recibiendo la tarea esperada, verifica que:
- La política de incorporación correcta está asignada a la persona.
- Las condiciones de la tarea coinciden con el catálogo de puestos, lugar de trabajo o entidad legal de la persona.
- La tarea no está excluida por otra condición.
También puedes revisar la actividad de incorporación desde Organización > Actividad.
Consejos y mejores prácticas
- Utiliza condiciones en lugar de duplicar políticas. Si la mayoría de los pasos de incorporación son los mismos, mantenlos en una política y utiliza condiciones para las diferencias.
- Asigna responsables claros para las tareas. Esto facilita que todos entiendan quién es responsable de cada acción.
- Utiliza variables en las tareas. Las variables pueden personalizar las tareas para cada nuevo integrante y reducir el trabajo manual repetitivo.
- Mantén las políticas alineadas con tus procesos reales. Revísalas regularmente para que los nuevos integrantes siempre reciban los pasos correctos de incorporación.
- Utiliza el tablero Kanban de manera proactiva. Revísalo regularmente para identificar procesos de incorporación que necesiten atención antes de que se conviertan en bloqueadores.
FAQ
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¿Puedo crear una política de incorporación diferente para cada equipo?
Sí, pero esto no es necesario cuando la mayoría del proceso de incorporación es el mismo. En su lugar, utiliza condiciones para adaptar una sola política según el catálogo de puestos, lugar de trabajo o entidad legal.
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¿Marcar una tarea como completada al revisarla?
No. Una tarea se considera completada cuando la acción subyacente ha ocurrido realmente en Factorial. Por ejemplo, una tarea de documento se completa cuando el documento ha sido firmado.
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¿Pueden las tareas utilizar variables?
Sí. Se pueden utilizar variables en las tareas para personalizar el contenido de incorporación para cada nuevo integrante.
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¿Puedo crear una política de incorporación sin empezar desde cero?
Sí. Las políticas se pueden crear a partir de plantillas o generarse conversacionalmente con ONE.
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¿Cómo puedo ver quién necesita atención durante la incorporación?
Utiliza Ver incorporados desde la política de incorporación o ve a Organización > Actividad para revisar la actividad de incorporación.