Establezca un número máximo de participantes para cada grupo de formación y vea su capacidad de un vistazo. Esto le ayuda a gestionar los asientos disponibles, evitar la sobreasignación y ajustar los límites del grupo directamente durante el flujo de asignación de participantes.
Resumen
Los grupos de entrenamiento pueden tener un límite máximo de participantes o estar configurados explícitamente como Sin límite.
La capacidad se muestra de manera consistente a lo largo de la experiencia de formación, por lo que puede ver cuántos asientos están disponibles antes de asignar participantes. Cuando un grupo alcanza su límite, la asignación de participantes adicionales se bloquea hasta que haya suficientes asientos disponibles o se aumente el límite.
Esta funcionalidad está disponible para empresas con Training Core.
Cómo usar
Establecer un límite de participantes
- En su barra lateral, vaya a Formación
- Seleccione un grupo de entrenamiento o cree uno nuevo
- Ingrese el número máximo de participantes permitidos para el grupo
- Deje el campo en blanco si el grupo debe tener Sin límite
- Guarde el grupo
Comprobar la capacidad del grupo
Puede ver la capacidad de un grupo en varios lugares:
- Tabla de grupos: Vea el número de participantes asignados en comparación con el límite, como 4/10
- Detalles del grupo: Verifique la capacidad en el encabezado del grupo
- Selector de grupos: Vea la capacidad como una etiqueta al seleccionar un grupo
Los indicadores de capacidad utilizan la misma codificación de colores a lo largo de la experiencia:
- Neutral: El grupo tiene asientos disponibles
- Ámbar: El grupo está en su último asiento disponible o está al menos 90% lleno
- Rojo: El grupo está lleno o sobre su límite
- Sin límite: El grupo está marcado explícitamente como Sin límite
Asignar participantes
- Abra la opción para agregar participantes a un grupo de formación
- Seleccione los/as participantes que desea asignar
- Verifique el medidor de capacidad para ver cómo se ajusta su selección dentro de los asientos disponibles
- Si la selección excede el límite, el medidor se vuelve rojo y muestra cuántos/as participantes deben ser eliminados/as, por ejemplo: 3 sobre el límite, elimine 3 para ajustarse
- Elimine participantes de su selección hasta que se ajuste dentro de la capacidad disponible
- Asigne a los/as participantes
La acción de Asignar permanece deshabilitada mientras la selección exceda el límite del grupo.
Aumentar la capacidad mientras se asignan participantes
Si tiene permiso para editar la formación, puede aumentar el límite del grupo sin salir del flujo de asignación.
- Seleccione los/as participantes que desea asignar
- Si su selección excede el límite actual, utilice la opción para aumentar la capacidad
- El nuevo límite sugerido coincide con su selección actual
- Confirme el cambio
- Asigne a los/as participantes
El cambio de capacidad se confirma tanto en el flujo del grupo como con una notificación. Ambas confirmaciones incluyen una opción de Deshacer.
Para deshacer el cambio:
- Seleccione Deshacer después de aumentar el límite
- El grupo vuelve a su capacidad anterior
Si se han tomado asientos adicionales desde que se aumentó el límite, el cambio no se puede deshacer. Un mensaje explica por qué.
Si el botón Asignar está deshabilitado, verifique si el número de participantes seleccionados/as excede la capacidad del grupo. Elimine participantes hasta que la selección se ajuste dentro de los asientos disponibles, o aumente el límite del grupo si tiene permiso para editar la formación.
Si el grupo aparece como sobre el límite, el grupo puede haber alcanzado o excedido su capacidad porque ya se habían asignado participantes. Revise la lista actual de participantes y aumente el límite si es apropiado.
Deshacer no está disponible si participantes adicionales han tomado los asientos desde que se aumentó el límite. Esto evita que el grupo termine por debajo de su número actual de participantes.
Si no ves un límite de capacidad, el grupo puede estar configurado como Sin límite. Los grupos sin un máximo se muestran explícitamente como Sin límite en lugar de dejar la capacidad en blanco.
Consejos y mejores prácticas
- Establezca la capacidad al crear un grupo para que los asientos disponibles estén claros desde el principio.
- Utilice Sin límite cuando realmente no haya un número máximo de participantes en lugar de dejar la capacidad ambigua.
- Verifique el indicador de capacidad antes de asignar participantes, especialmente para grupos con espacio físico o licencias limitadas.
- Si un grupo está alcanzando regularmente su límite, considere revisar la capacidad del grupo antes de crear otra asignación.
FAQ
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¿Puede un grupo de entrenamiento no tener límite de capacidad?
Deje el campo de participantes máximos en blanco al crear o editar el grupo. El grupo será marcado como Sin límite.
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¿Puedo asignar más participantes de los que permite el grupo?
No. Si los/as participantes seleccionados exceden el límite del grupo, la asignación se bloquea hasta que la selección se ajuste o se aumente la capacidad.
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¿Puedo aumentar la capacidad mientras asigno participantes?
Sí, si tiene permiso para editar la formación. Puede aumentar el límite directamente desde el flujo de asignación para ajustarse a su selección actual.
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¿Qué sucede cuando un grupo alcanza su límite?
El grupo se muestra en rojo como lleno, y no puede asignar participantes adicionales a menos que se aumente la capacidad.
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¿Qué sucede si los/as participantes ya están sobre el límite?
El grupo continúa mostrando su recuento real de participantes y está marcado como sobre capacidad. Puede revisar o ajustar el límite según sea necesario.