Le firme elettroniche conferiscono validità legale e chiarezza ai piani d'azione per le performance. In questo articolo, imparerai come richiedere le firme elettroniche nei piani d'azione, come funziona il processo di firma e dove trovare il documento finale firmato.
Panoramica
La funzionalità di firma elettronica consente a manager e dipendenti di firmare formalmente i piani d'azione per le prestazioni una volta completati. Una volta abilitata, la firma elettronica viene automaticamente convertita in un PDF e inviata tramite Signaturit per la firma elettronica, garantendo la conformità legale e la corretta conservazione dei dati.
Quando e perché dovrebbe essere utilizzato
Dovresti utilizzare le firme elettroniche nei piani d'azione per le prestazioni quando:
- La tua azienda opera in Paesi in cui un piano d'azione firmato è un requisito di legge (ad esempio, la Francia).
- È necessario che il processo di valutazione delle prestazioni abbia una conclusione ufficiale e verificabile.
- Desideri un documento firmato che possa essere scaricato, stampato o archiviato per la conformità e per i registri delle risorse umane.
Questa funzionalità aiuta a garantire trasparenza , responsabilità e conformità, soddisfacendo al contempo le aspettative dei dipendenti e dei manager.
Come usare
- Nella barra laterale, vai su Prestazioni > Recensioni .
- Apri una bozza o una revisione delle prestazioni attiva .
- Nelle impostazioni di revisione, attiva l'opzione Richiedi firma elettronica .
- Avviare il piano d'azione come parte della revisione delle prestazioni.
- Aggiungi commenti, azioni da intraprendere e una conclusione.
- Sia il responsabile che il dipendente presentano il piano d'azione.
- Una volta che l'ultima persona lo invia, viene generato automaticamente un PDF .
- Entrambe le parti ricevono una richiesta di firma elettronica del documento in Signaturit .
- Una volta completate entrambe le firme, il PDF firmato viene automaticamente archiviato nei documenti del dipendente nella cartella Revisioni delle prestazioni .
Se il processo di firma elettronica non si avvia, assicurarsi che l'opzione Richiedi firma elettronica sia abilitata nelle impostazioni di revisione delle prestazioni e verificare che entrambe le parti abbiano inviato il piano d'azione.
Se un utente non ha ricevuto la richiesta di firma, chiedigli di controllare la cartella spam o posta indesiderata e di confermare che il suo indirizzo email in Factorial sia corretto.
Se non riesci a trovare il documento firmato, assicurati di disporre delle autorizzazioni di accesso corrette ai documenti del dipendente.
Suggerimenti e buone pratiche
- Abilitare l'impostazione Richiedi firma elettronica prima di avviare il piano d'azione per evitare ritardi successivi.
- Prima di inviare, assicurati che tutti i commenti e le azioni siano definitivi, poiché non sarà possibile apportare modifiche una volta avviato il processo di firma.
- Informare in anticipo i dipendenti e i dirigenti che riceveranno una richiesta di firma via e-mail da Signaturit.
Domande frequenti
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La firma elettronica è legalmente valida?
Sì. I piani d'azione vengono firmati tramite Signaturit, che fornisce firme elettroniche conformi alla legge nei paesi supportati. La validità legale può variare a seconda del paese: consultare il proprio team legale se necessario.
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Possiamo modificare il piano d'azione dopo averlo firmato?
No. Una volta firmato da entrambe le parti, il documento è definitivo e non può essere modificato.
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Solo una delle parti può firmare il piano d'azione?
No. Per completare la procedura è necessario che sia il responsabile sia il dipendente firmino.
Come firmare un documento (firma elettronica)
Informazioni sulla firma elettronica
Come richiedere la firma elettronica