Mitarbeiterberechtigungen definieren, welche Benutzer Mitarbeiterinformationen einsehen, bearbeiten oder verwalten dürfen. Diese Berechtigungen gewährleisten, dass personenbezogene und sensible Daten nur autorisierten Personen zugänglich sind und ermöglichen es Managern und Personalabteilungen, Mitarbeiterprofile, Verträge, Dokumente und Beschäftigungsdaten effizient zu verwalten. Korrekt konfigurierte Berechtigungen tragen zur Wahrung von Datenschutz, Compliance und Transparenz im gesamten Unternehmen bei.
Die Mitarbeiter müssen der entsprechenden Berechtigungsgruppe zugeordnet sein, damit die Vertragsberechtigungen gelten.
So richten Sie die Berechtigungen Ihrer Mitarbeiter ein
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen .
- Klicken Sie auf Berechtigungen
- Wählen Sie den Abschnitt „Mitarbeiter“ aus.
- Berechtigungen aktivieren oder deaktivieren
- Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ .
Einige Berechtigungen ermöglichen es Ihnen, den spezifischen Umfang einer Berechtigung in Factorial festzulegen: Sie können bestimmen, bei wem ein Benutzer eine bestimmte Aktion ausführen darf .
- Für sich selbst: Nur auf ihrem eigenen Profil/ihren eigenen Daten.
- Für direkte und indirekte Untergebene: Für Mitarbeiter, die ihnen direkt oder über eine Hierarchie unterstellt sind.
- Für Personen in Teams, die sie leiten: Nur für Mitglieder von Teams, die sie managen.
- Für Personen innerhalb ihrer juristischen Person: Alle Personen in ihrer Abteilung, Niederlassung oder Unternehmenseinheit.
- Für das gesamte Unternehmen: Für alle Mitarbeiter der Organisation.
Mitarbeiterberechtigungen
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Neue Mitarbeiter hinzufügen
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, neue Mitarbeiter aus dem Bereich „Mitarbeiter“ hinzuzufügen.
Diese Berechtigung steht nur für das manuelle Hinzufügen von Mitarbeitern zur Verfügung, nicht für den Import.
Aktivieren Sie diese Berechtigung, damit importierte Mitarbeiter arbeiten können.
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Zuordnung von Kostenstellen für Massenimporte
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, die Kostenstellen der Mitarbeiter massenhaft zuzuordnen oder zu aktualisieren, indem sie eine Datei (z. B. CSV oder Excel) importieren.
Der Benutzer muss die Berechtigung „Kostenstellen verwalten“ aktiviert haben → Siehe Finanzberechtigungen.
Der Benutzer muss die Option „Kostenstellenzuordnungen verwalten“ aktiviert haben.
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Kann Administratoren hinzufügen oder entfernen
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Administratorzugriff in Factorial zu erteilen oder zu entziehen.
Dies ist eine sensible Berechtigung, die Zugriff auf wichtige Kontoeinstellungen gewährt. Sie sollte nur für Benutzer aktiviert werden, die für die Verwaltung von Administratoren und den allgemeinen Kontozugriff zuständig sind.
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Kann Aufträge verwalten
Diese Berechtigung ermöglicht es Mitarbeitern innerhalb der entsprechenden Berechtigungsgruppe, Stellen in Factorial zu erstellen, zu bearbeiten und zu löschen. Benutzer mit dieser Berechtigung können Stellenbezeichnungen und Stellenstrukturen plattformweit verwalten, einschließlich ihrer Zuordnung zu Mitarbeitern und ihrer Verwendung in Berichten und Organisationsdaten.
Der Benutzer muss die Option „Rollen und Ebenen anzeigen“ aktiviert haben.
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Rollen und Ebenen können angezeigt werden.
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, den Bereich „Jobs“ sowie die Jobrolle und die Ebene jedes Mitarbeiters systemweit auszublenden oder anzuzeigen.
Aktivieren Sie diese Berechtigung, damit diese Funktionen funktionieren:
- Positionen verwalten
- Siehe Organigramm
Alle Mitarbeiter können ihren Vorgesetzten sehen.
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Exportmitarbeiter
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Mitarbeiter zu exportieren.
Diese Berechtigung ersetzt alle anderen Berechtigungen.
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Importmitarbeiter
Diese Berechtigung erlaubt es Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Mitarbeiter zu importieren.
Der Benutzer muss die Berechtigung zum Hinzufügen von Mitarbeitern besitzen.
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Positionen verwalten
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Positionen im Organigramm zu verwalten.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben, das Organigramm anzuzeigen und Rollen und Ebenen einzusehen.
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Siehe Organigramm
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, das Organigramm des gesamten Unternehmens einzusehen.
Aktivieren Sie diese Berechtigung, damit die Funktion „Positionen verwalten“ funktioniert.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben, Rollen und Ebenen anzuzeigen.
Mehr zum Organigramm finden Sie hier.
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Siehe bevorzugten Namen
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der entsprechenden Berechtigungsgruppe, die bevorzugten Namen der übrigen Mitarbeiter einzusehen. Der bevorzugte Name wird in Tools für die Gehaltsabrechnung, Massendokumente und SEPA-Zahlungen nicht angezeigt.
Mehr Informationen zum bevorzugten Namen finden Sie hier.
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Aggregierte Daten anzeigen
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Mitarbeiterinformationen wie Geschlecht und Alter in der Teamliste einzusehen.
Diese aggregierten Daten werden niemals für Teams mit weniger als drei Mitarbeitern angezeigt.
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Firmenkennung des Mitarbeiters bearbeiten
Diese Berechtigung ermöglicht es Mitarbeitern innerhalb der entsprechenden Berechtigungsgruppe, die Firmenkennung eines Mitarbeiters in Factorial zu ändern. Die Firmenkennung ist ein eindeutiger Code oder eine ID, die intern zur Nachverfolgung von Mitarbeitern für Berichts-, Integrations- oder Verwaltungszwecke verwendet wird.
Diese Berechtigung sollte nur Benutzern erteilt werden, die Mitarbeiterdatensätze verwalten und die Konsistenz der internen Nachverfolgung gewährleisten müssen.
Der Benutzer muss die Option „Firmenkennung des Mitarbeiters anzeigen“ aktiviert haben.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
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Bearbeiten Sie den Vorgesetzten des Mitarbeiters.
Diese Berechtigung ermöglicht es Mitarbeitern innerhalb der entsprechenden Berechtigungsgruppe , den Ihnen unterstellten Mitarbeiter im Mitarbeiterprofil zu bearbeiten. Sie können damit auch den Abwesenheitsbeauftragten bearbeiten.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben, Rollen und Ebenen anzuzeigen.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
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Dienstalter des Mitarbeiters bearbeiten
Diese Berechtigung ermöglicht es Mitarbeitern innerhalb der entsprechenden Berechtigungsgruppe, das Dienstaltersdatum eines Mitarbeiters in Factorial zu aktualisieren. Das Dienstaltersdatum wird zur Berechnung der Betriebszugehörigkeit, der Sozialleistungen und der Anspruchsberechtigung für bestimmte Richtlinien verwendet.
Sie sollte nur Benutzern gewährt werden, die für die Pflege genauer Mitarbeiterdaten und HR-Daten verantwortlich sind.
Der Benutzer muss die Option „Dienstaltersdatum des Mitarbeiters anzeigen“ aktiviert haben.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
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Mitarbeiter massenhaft bearbeiten
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, alle verfügbaren Informationen in der „Massenbearbeitung“ zu bearbeiten.
Sie setzt alle durch andere Berechtigungen festgelegten Einschränkungen außer Kraft; diese Berechtigung hat Vorrang .
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
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Persönliche Daten bearbeiten
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, alle Informationen auf der Registerkarte "Persönlich" für jeden Mitarbeiter zu bearbeiten.
Diese Informationen umfassen:- allgemeine Informationen
- Vorname
- Nachname
- Bevorzugter Name (Sie benötigen die Berechtigung , den bevorzugten Namen anzuzeigen)
- Deine Pronomen
- Geburtsdatum
- Rechtliches Geschlecht
- Nationalität
- Telefonnummer
- E-Mail-Kommunikation
- Ausweisdokumente
- ID-Typ
- ID-Nummer
- Ablaufdatum der ID
- Adresse
- Adresszeile 1
- Adresszeile 2
- Stadt
- Postleitzahl
- County
- Land
- Notfallkontakt
- Name
- Telefonnummer
- Bankinformationen
- Format der Kontonummer
- Kontonummer
- Sortiercode
- Gehaltsabrechnungsinformationen
- Art des IRPF (%)
- allgemeine Informationen
Der Benutzer muss die Berechtigung haben, persönliche Informationen einzusehen.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
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Profil-E-Mail bearbeiten
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, die E-Mail-Adresse jedes Mitarbeiters zu bearbeiten.
Der Benutzer muss die Berechtigung zum Teilen von E-Mails haben.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
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Machen Sie zukünftige Mitarbeiter sichtbar
Diese Berechtigung ermöglicht es Mitarbeitern innerhalb der entsprechenden Berechtigungsgruppe, Mitarbeiter einzusehen, die zwar in Factorial hinzugefügt wurden, deren Starttermin aber erst in der Zukunft liegt. Sie ist hilfreich für die Personalabteilung und Führungskräfte, die die Einarbeitung planen, Ausrüstung zuweisen oder Arbeitsabläufe vorbereiten müssen, bevor der Mitarbeiter offiziell anfängt.
Es sollte nur Nutzern gewährt werden, die mit Personalplanung und -verwaltung befasst sind.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
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Kostenstellenzuordnungen verwalten
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Kostenstellen zu erstellen, zu ändern oder zu entfernen, die bestimmten Personen, Projekten oder Transaktionen zugeordnet sind.
Der Benutzer muss die Berechtigung „Kostenstellen verwalten“ aktiviert haben → Siehe Finanzberechtigungen.
Aktivieren Sie diese Berechtigung, damit die Massenimport-Kostenstellenzuordnung funktioniert.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
Mehr zu Kostenstellen finden Sie hier.
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Siehe Kostenstellenzuordnungen
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, die zugewiesenen Kostenstellen einzusehen, ohne diese jedoch ändern oder verwalten zu können.
Aktivieren Sie diese Berechtigung, damit die Funktionen „Kostenstellenzuordnungen verwalten“ und „Kostenstellenzuordnungen per Massenimport importieren“ funktionieren.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
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Siehe die Firmenkennung des Mitarbeiters.
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, die Firmenkennung eines Mitarbeiters einzusehen, ohne sie bearbeiten oder verwalten zu können.
Aktivieren Sie diese Berechtigung, damit „Firmenkennung eines Mitarbeiters bearbeiten“ funktioniert.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
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Siehe Dienstalter des Mitarbeiters
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, das Dienstaltersdatum eines Mitarbeiters einzusehen, ohne es bearbeiten oder verwalten zu können.
Aktivieren Sie diese Berechtigung, damit die Bearbeitung des Dienstaltersdatums eines Mitarbeiters funktioniert.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
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Siehe ehemalige Mitarbeiter
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Mitarbeiter zu sehen, die nicht mehr im Unternehmen arbeiten.
Aktivieren Sie diese Berechtigung, damit die Funktion „Informationen zu ausgeschiedenen Mitarbeitern anzeigen“ funktioniert.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
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Persönliche Daten anzeigen
Diese Berechtigung ermöglicht es Mitarbeitern innerhalb der entsprechenden Berechtigungsgruppe, auf den Reiter „Persönlich“ jedes Mitarbeiterprofils zuzugreifen. Dort können sie allgemeine Informationen, Ausweisdokumente, Adressen, Notfallkontakte und Gehaltsabrechnungen einsehen.
Aktivieren Sie diese Berechtigung, damit die Bearbeitung persönlicher Daten funktioniert.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
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Siehe Informationen zu ausgeschiedenen Mitarbeitern.
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, die Informationen im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses eines Mitarbeiters einzusehen.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben, ehemalige Mitarbeiter anzuzeigen.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
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E-Mail teilen
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, die E-Mail aus dem Mitarbeiterprofil anzuzeigen.
Aktivieren Sie diese Berechtigung, damit „Profil-E-Mail bearbeiten“ funktioniert.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
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Mitarbeiter kündigen
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, einen Mitarbeiter aus seinem Profil zu entfernen, indem sie auf das Kontextmenü in der oberen rechten Ecke klicken.
Mit dieser erteilten Berechtigung kann man sich abmelden.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.