Qu'est-ce que Coffre-fort Numérique ?
La loi française impose que certains documents, selon leur nature, soient conservés dans un coffre-fort numérique certifié pour des durées pouvant aller jusqu'à 50 ans.
Qu'est-ce qu'eDocGroup ?
Une société française spécialisée dans les solutions de coffre-fort numérique, qui s'intègre avec des services comme Factorial. Elle propose un coffre-fort numérique certifié légal français appelé DeskRH pour stocker des documents.
Comment activer le coffre-fort numérique ?
Vous devez installer l'application de gestion de l'EVP
Une fois l'application installée, une option Coffre-fort numérique s'affichera dans les paramètres
Création de coffres-forts
Afin de pouvoir sauvegarder les fiches de paie, DeskRH doit savoir à quel endroit les sauvegarder. Juste après l'activation et chaque matin, Factorial vérifiera les entités juridiques françaises de votre Entreprise et vos Collaborateurs pour trouver des mises à jour.
Les Coffres sont créés automatiquement dans DeskHR basé sur :
- Le numéro SIRET de la personne morale
- Le mail personnel des collaborateur·rice·s
Vous recevrez un e-mail de DeskRH une fois les coffres créés pour paramétrer vos identifiants et pouvoir accéder à vos fiches de paie depuis votre coffre.
🚨 Si un SIRET ou un mail personnel a été utilisé auparavant dans DeskRH, DeskRH enverra un e-mail au propriétaire du coffre pour octroyer un accès en écriture à Factorial afin que Factorial puisse être autorisé à envoyer ces fiches de paie.
Téléchargement des fiches de paie
Tous les matins, Factorial recherchera de nouveaux documents dans le dossier Fiches de Paie de tou·te·s vos collaborateur·rice·s rattaché·e·s à des entités juridiques françaises disposant d'un numéro SIRET valide et les transmettra à DeskRH.
👀 S'il y a des erreurs, Factorial enverra de nouveau automatiquement un e-mail le lendemain.
À propos des notifications
Après l'installation et chaque matin, s'il y a eu une mise à jour au cours des 24 heures précédentes, Factorial enverra un e-mail à tou·te·s les administrateur·rice·s de l'entreprise pour les informer des changements.
❗️ Si vous supprimez l'une de vos entités légales françaises ou si le SIRET est modifié, le coffre sera enlevé de Factorial et, si une nouvelle est mise en place, un nouveau coffre sera créé avec les informations actualisées.
Comment désactiver Coffre-Fort Numérique ?
🚨 La désactivation de la fonctionnalité coffre-fort numérique doit être effectuée manuellement par notre équipe de support client .
Gardez en tête que, au vu du statut d'obligation légale, vous pourrez accéder aux fiches de paie sur DeskRH même après la désactivation d'une entité légale ou après avoir quitté Factorial HR.
Si vous souhaitez continuer à synchroniser vos documents avec la solution coffre-fort de DeskRH sans Factorial HR, vous devez contacter eDoc Group.