¿Qué es el Coffre-fort Numérique?
Según la legislación francesa, ciertos documentos relacionados con personas empleadas deben almacenarse de forma segura durante largos periodos —en algunos casos, hasta 50 años. Para cumplir con este requisito legal, las empresas deben utilizar un cofre digital certificado que garantice tanto la integridad como la accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo.
Factorial ofrece esta funcionalidad mediante una integración con Primobox, un proveedor de cofres digitales certificado en Francia.
¿Qué es Primobox?
Primobox es una empresa francesa especializada en el almacenamiento seguro de documentos y soluciones de cofres digitales. Ofrece una solución certificada legalmente llamada DeskRH, diseñada específicamente para gestionar y almacenar documentos relacionados con personas empleadas, cumpliendo con la normativa legal francesa.
Gracias a la integración con Primobox, puedes almacenar automáticamente documentos importantes de RR. HH. en un entorno digital seguro y certificado.
¿Cómo activar el Coffre-fort Numérique?
La activación de esta funcionalidad debe realizarla manualmente tu Account Manager en Factorial. Ponte en contacto para recibir indicaciones sobre el proceso.
Una vez activado, verás la opción de “Cofre digital” en la configuración del módulo de Compensación.
Creación de cofres
Primobox crea automáticamente espacios de almacenamiento seguros para entidades legales durante el proceso de registro.
Para personas empleadas, se genera un espacio de almacenamiento individual cuando se envía su primera nómina. En ese momento, reciben un correo electrónico con las instrucciones para crear una cuenta nueva o vincularla a una ya existente.
Si necesitas crear nuevos cofres para entidades legales adicionales en el futuro, contacta con tu Account Manager, quien te ayudará en el proceso.
Descargar las nóminas
Cada mañana, Factorial buscará nuevos documentos en la carpeta “Nóminas” y sus subcarpetas de todas las personas empleadas asociadas a entidades legales francesas registradas con Primobox. Los documentos que pertenezcan a personas con identificador válido y correo personal se enviarán a Primobox.
En caso de errores, Factorial reenviará automáticamente el correo al día siguiente.
¿Cómo se definen los nombres de archivo en Primobox?
Cuando las nóminas se envían desde Factorial a Primobox, su nombre de archivo incluye una fecha. Por defecto, esta fecha se basa en la fecha de subida en Factorial.
Ejemplo: si las nóminas de agosto se suben el 1 de septiembre, aparecerán en Primobox con “09-2025” en el nombre del archivo.
Para asegurarte de que el nombre de archivo refleje el período de nómina correcto, puedes usar el campo personalizado Fecha de la nómina que aparece al importar el documento.
Este campo está disponible para los documentos almacenados en la carpeta de nóminas de la persona colaboradora.
- Puedes introducir cualquier fecha dentro del mes de nómina correcto (p. ej., cualquier día de agosto para las nóminas de agosto).
- Si lo completas, este valor se usará en lugar de la fecha de subida al generar el nombre de archivo en Primobox.
Aspectos a tener en cuenta:
- Las nóminas se envían a Primobox el día siguiente a su subida en Factorial.
- Para evitar desajustes, completa el campo Fecha de la nómina el mismo día que subas los documentos.
- Este campo debe rellenarse manualmente por cada nómina (actualmente no hay opción de asignación masiva).
Sobre las notificaciones
Tras la activación y cada mañana, si hubo cambios en las últimas 24 horas, Factorial enviará un correo electrónico a todas las personas administradoras de la empresa para informarles de las actualizaciones.
¿Cómo desactivar el Coffre-fort Numérique?
Puedes desactivar la integración con CFN en cualquier momento. Para hacerlo:
- Ir a Configuración → Compensación en tu plataforma
- Localizar la sección Integración CFN
- Hacer clic en el interruptor para desactivar la integración con CFN
Ten en cuenta:
- Puedes volver a activar la integración más adelante si lo necesitas.
- Una vez reactivada, solo se sincronizarán los documentos cargados tras la reactivación más reciente. Los documentos cargados mientras la integración estaba desactivada no se procesarán automáticamente.
- Podrás acceder a las nóminas desde Primobox incluso si se desactiva la entidad legal o si dejas de utilizar Factorial. Si deseas seguir sincronizando tus documentos con la solución de Primobox sin Factorial, deberás contactar directamente con Primobox.