Les plantilles de documents només estan disponibles per a empreses del pla Enterprise .
La funció de plantilles de documents us ajuda a optimitzar la vostra tasca de gestió de documents permetent-vos automatitzar la creació i distribució de documents als empleats a gran escala i també sol·licitar les seves signatures electròniques .
Les plantilles de documents permeten l' ús de variables i camps de formulari i s'han de crear amb eines d'edició de text com ara Microsoft Word o eines de creació de PDF omplibles com ara Adobe Acrobat Pro.
On puc trobar plantilles de documents
Trobareu una llista de plantilles disponibles a la secció Plantilles de documents:
- A la barra lateral, aneu a Documents
- Obre la pestanya de plantilles£
Per a empreses amb entitats jurídiques en determinats països, hi ha una secció anomenada Plantilles de documents oficials amb algunes plantilles com el Model 145 (Espanya) o el Formulari W-4 (Estats Units).
Com afegir una plantilla de document
- A la barra lateral, aneu a Documents
- Plantilles de documents oberts
- Feu clic a Afegeix una plantilla de document
- Empleneu el nom de la plantilla
- Arrossega i deixa anar el fitxer de plantilla
- Feu clic a Crea plantilla
Plantilles de documents amb variables
Una variable és una cadena de caràcters entre parèntesis dobles que fa referència a un camp d'informació del Factorial de l'empleat o de l'entitat jurídica.
Exemples de variables i els camps d'informació als quals fan referència serien:
{{name}}- el nom de l'empleat
- {{id_number}} - {{id_number}} el número d'identificació
- {{contract_start}} - {{contract_start date}} la data d'inici del contracte
- {{salary_amount}} - el salari anual
- {{bank_number}} - el número de compte bancari
Quan s'envia una plantilla que utilitza variables, l'empleat rebrà el document amb la seva informació personal en lloc de la variable.
Aquesta funcionalitat accelera la creació de documents, ja que no cal crear un document per a cada empleat amb les seves dades. Factorial resol la tasca.
Hi ha variables per a més de 60 camps d'informació d'empleats i empreses . A més, els camps personalitzats del perfil d'empleat i del contracte que creeu es convertiran automàticament en variables per a plantilles de documents.
Les plantilles amb variables s'han de crear en format .DOCX de Microsoft Office . Document de mostra: Plantilla de document amb variable
Plantilles de documents amb camps omplibles
Les plantilles de documents amb camps de formulari són fitxers PDF que es poden omplir.
Un PDF omplible és un tipus de document PDF que inclou camps de text, caselles de selecció o botons de ràdio que els usuaris poden omplir o marcar. Aquests camps poden recopilar informació dels usuaris tal com ho fa un formulari.
Exemples de PDF que es poden omplir són el Model 145 a Espanya o el Formulari W-4 als Estats Units, documents proporcionats pel govern que les empreses han de compartir amb els empleats per recopilar informació personal per complir amb les obligacions fiscals.
Les plantilles amb camps de formulari han de ser documents PDF que es puguin omplir i creats amb una eina específica per a aquesta funció, com ara Adobe Acrobat Pro, Sedja o Lumin .
Document de mostra: Plantilla de document amb camps que es poden omplir
Plantilles de documents amb variables i camps que es poden omplir
Aquestes plantilles permeten substituir variables per informació dels empleats i també inclouen camps de formulari que es poden omplir.
Aquest tipus de plantilla s'ha de crear amb una eina de creació de PDF que es pugui omplir i les variables han d'estar dins d'un camp de formulari de text.
Document de mostra: Plantilla de document amb camps i variables que es poden omplir