La gestione delle buste paga richiede visibilità e controllo. Grazie agli stati dei cicli e ai cicli personalizzati, è possibile monitorare chiaramente lo stato di ogni ciclo di buste paga e scegliere quando completarlo, non solo a fine mese. Questo articolo spiega come funzionano gli stati dei cicli e come gestirli in modo efficace.
Panoramica
I cicli di elaborazione delle paghe ora seguono un ciclo di vita lineare in 5 fasi , consentendo di comprendere chiaramente lo stato di ciascun ciclo in qualsiasi momento:
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Aprire
- Completamente modificabile
- I gestori possono immettere variabili
- I moduli si sincronizzano automaticamente
- Stato predefinito quando viene creato un ciclo
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In preparazione
- Il periodo è bloccato
- Le modifiche e le sincronizzazioni automatiche sono bloccate
- Attivato tramite il pulsante Blocca
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Calcolo
- I dati relativi alla busta paga vengono inviati al tuo contabile o al software di busta paga
- Attivato tramite esportazione
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In rassegna
- I risultati della busta paga sono stati importati
- I dati sono pronti per la revisione
- Attivato tramite l'importazione dei risultati
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Completato
- Il ciclo di pagamento è finalizzato
- Attivato tramite il pulsante Completa
Inoltre, ora è possibile completare un ciclo di pagamento delle paghe in una data specifica , non solo l'ultimo giorno del mese.
Importante: il blocco e il completamento di un ciclo sono azioni irreversibili.
Quando e perché dovrebbe essere utilizzato
Utilizzare gli stati del ciclo per:
- Monitorare chiaramente l'avanzamento di ogni ciclo di pagamento
- Previeni modifiche dell'ultimo minuto una volta convalidati i dati
- Garantire l'integrità dei dati bloccando le modifiche quando necessario
- Coordinarsi meglio con i contabili esterni o con i fornitori di servizi di elaborazione paghe
- Allinea le date di completamento delle buste paga con i processi interni della tua azienda (ad esempio, completandole il 25 anziché a fine mese)
Questa funzionalità è particolarmente utile per le aziende con:
- Molteplici parti interessate alla retribuzione
- Fornitori esterni di servizi di elaborazione paghe
- Flussi di lavoro di revisione o approvazione interna
- Calendari paghe non standard
Come usare
- Vai a Compensazione
- Aprire il ciclo pertinente
- Esaminare lo stato attuale visualizzato nella parte superiore del ciclo.
- Spostare il ciclo in avanti utilizzando l'azione corrispondente:
- Fare clic su Blocca per passare da Aperto a In preparazione
- Utilizzare Esporta per passare al Calcolo
- Fare clic su Blocca per passare da Aperto a In preparazione
- Fare clic su Importa risultati per passare a In revisione
- Fare clic su Completa per finalizzare il ciclo
Se non è possibile modificare il ciclo di pagamento, lo stato del ciclo potrebbe essere In preparazione , Calcolo , In revisione o Completato . Una volta bloccato, la modifica e le sincronizzazioni automatiche vengono bloccate.
Se i manager non riescono più a inserire variabili, è perché il ciclo è bloccato ( in preparazione ). Verificare se il ciclo è stato bloccato prima del previsto.
Suggerimenti e buone pratiche
- Bloccare il ciclo solo dopo che tutti gli input variabili sono stati convalidati
- Informare i responsabili prima di bloccare il ciclo per evitare modifiche bloccate inaspettate
- Ricontrolla i dati esportati prima di inviarli al tuo contabile
- Utilizzare lo stato In revisione per eseguire controlli interni prima di completare il ciclo
- Definisci scadenze interne chiare se prevedi di completare il ciclo prima della fine del mese
Domande frequenti
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Posso riportare un ciclo a uno stato precedente?
No. I cicli di elaborazione delle buste paga seguono un processo lineare. Una volta bloccati o completati, l'azione non può essere annullata.
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Quando dovrei bloccare un ciclo di pagamento delle buste paga?
È opportuno bloccare il ciclo una volta che tutte le variabili relative alla retribuzione sono state inviate e convalidate e prima di inviare i dati all'esterno.
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Posso completare la busta paga prima dell'ultimo giorno del mese?
Sì. Puoi completare un ciclo in una data definita che sia in linea con il calendario delle retribuzioni della tua azienda.
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Cosa succede dopo aver completato un ciclo?
Il ciclo di pagamento delle paghe è definitivo e non può essere ulteriormente modificato.