Dieser Artikel erklärt, wie Sie Ihr HRIS mit Factorial IT verbinden und Ihr Mitarbeiterverzeichnis automatisch auf dem neuesten Stand halten.
Warum sollten Sie Ihr HRIS vernetzen?
Durch die Synchronisierung mit Ihrem HRIS können Sie viele Aufgaben automatisieren, die täglich viel Zeit in Anspruch nehmen, wie z. B. die Verwaltung von Ankünften und Abgängen, Ihrer Teams und der von Ihnen bereitgestellten Ausrüstung.
Durch die Anbindung Ihres HR-Systems an Factorial IT können Sie:
- Automatische Erstellung und Aktualisierung Ihres Mitarbeiterverzeichnisses
- Auslösung von Onboarding-/Offboarding-Prozessen basierend auf Vertragsdaten
- Vermeiden Sie die manuelle Dateneingabe und reduzieren Sie Fehler.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Gerätezuweisungen und Zugriffsrichtlinien stets korrekt sind.
Sie können eine oder mehrere HRIS-Quellen verbinden, beispielsweise wenn Sie je nach Land oder juristischer Einheit unterschiedliche HR-Tools verwenden (z. B. 1 Payfit pro Land).
So verbinden Sie Ihr HRIS
- Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeitersynchronisierung
- Wählen Sie Ihren Anbieter (Lucca, Payfit, Personio, BambooHR usw.).
- Folgen Sie den Schritten zur Authentifizierung bei Kombo.
- Starten Sie die erste Synchronisierung.
Nach der Verbindung werden die Mitarbeiter mit ihren Metadaten (Namen, E-Mail-Adressen, Daten, Positionen usw.) in Factorial IT synchronisiert.
Sie können bei Bedarf mehrere HR-Quellen verbinden und diese unabhängig voneinander verwalten.
Besonderheiten im Zusammenhang mit Lucca
Die Verbindung zwischen Lucca und Factorial IT erfordert die Aktivierung von Kriterien in Ihren Lucca-Einstellungen, damit Onboardings und Offboardings in Factorial IT angezeigt werden. Dazu müssen Sie Folgendes tun:
- Gehen Sie zu Ihrem Lucca-Administratorkonto > Einstellungen > API-Schlüssel
- Greifen Sie auf den Bereich zu, der der Änderung der mit dem API-Schlüssel verbundenen Rechte dient.
- Aktivieren Sie „ Zukünftige Mitarbeiter anzeigen “ und „ Ausgeschiedene Mitarbeiter anzeigen “. Mithilfe dieser Felder können Sie anstehende Onboardings und Offboardings in Factorial IT abrufen.
Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die synchronisiert werden sollen.
Sie können Filter anwenden, um nur relevante Mitarbeiter mit Factorial IT zu synchronisieren.
Zum Beispiel:
- Nur bestimmte juristische Personen synchronisieren
- Bitte nur spezifische Vertragsarten angeben (z. B. Vollzeit, Praktikum, freiberuflich…).
- Nur bestimmte Teams einbeziehen
Mithilfe dieser Filter können Sie Ihre Geräte- und Zugriffsverwaltung auf die richtigen Zielgruppen ausrichten.
Aktualisierung und Import neuer Daten
Import neuer Daten
Sobald das HRIS mit Factorial IT verbunden ist, erfolgt die automatische Synchronisierung stündlich. Für den Import neuer Daten ist kein manueller Eingriff erforderlich.
Datenaktualisierungen
Sie können festlegen, ob Ihre HRIS-Daten in Factorial IT aktualisiert werden sollen, wenn sie in Ihrem HRIS geändert werden.
Auf der Seite mit den Synchronisierungseinstellungen können Sie den Synchronisierungsmodus pro Feld auswählen:
- Einmal importieren (wird nur beim ersten Synchronisieren importiert)
- Kontinuierliche Synchronisierung (wird aktualisiert, wenn Felder im HRIS aktualisiert werden)
Hinweis : Felder wie das Austrittsdatum können fortlaufend aktualisiert werden, während andere Felder wie die Berufsbezeichnung einmal importiert und anschließend in Factorial IT verwaltet werden können.
Um fortzufahren
• Bei der ersten Synchronisierung (nach der Einrichtung) : Alle Felder aus dem HRIS überschreiben die vorhandenen Daten in Factorial IT.
• Wenn ein Mitarbeiter über das HRIS angelegt wird : Seine Informationen werden automatisch aus dem HRIS abgerufen.
• Während der laufenden Synchronisierung :
• Felder, die synchronisiert bleiben, werden durch HRIS-Daten überschrieben.
• Nicht synchronisierte Felder bleiben unverändert.
Verwaltung externer Mitarbeiter
Ihre HRIS-Anbindung importiert möglicherweise Personen, die nicht zu Ihren Kernteams gehören (z. B. Berater, Freiberufler, Buchhalter oder HRIS-Administratoren). Wenn Sie diesen Personen keine Ausrüstung zur Verfügung stellen oder sie nicht in Ihre Factorial IT-Mitarbeiterverwaltung einbeziehen möchten, können Sie sie ausblenden. Klicken Sie dazu einfach auf das Mitarbeiterprofil und wählen Sie „Ausblenden“.
Datensicherheit und Vertraulichkeit
Zusammenfassung der von Factorial IT abgerufenen Daten
Die Details der von Kombo beim Verbindungsaufbau mit Ihrem HRIS abgerufenen Informationen werden Ihnen vor dem Verbindungsaufbau angezeigt. Sie können auswählen, ob Sie bestimmte Informationen lesen möchten oder nicht.
| Daten gelesen von Factorial IT | Objekt zur Autorisierung im HRIS | Warum |
| Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer | "Mitarbeiter"-Objekt | Um den Mitarbeiter anzulegen, halten Sie ihn über Bestellungen auf dem Laufenden und registrieren Sie ihn im MDM. |
| Postanschrift | "Mitarbeiter"-Objekt | Um dem Mitarbeiter unkompliziert Ausrüstung zusenden zu können |
| Position, Team, Manager | "Mitarbeiter"- oder "Team"-Objekt | Um bestimmte Einstellungen oder Berechtigungen durch das Team anzuwenden |
| Startdatum und Enddatum | "Vertragsobjekt" | Um Onboarding- und Offboarding-Prozesse vorherzusehen |
Vollständige Liste der von Factorial IT aus dem HRIS abgerufenen Daten
Rechtseinheiten
- Name
- Adresse
Arbeitsorte
- Name
- Adresse
Mitarbeiter
- Mitarbeiternummer
- Vorname
- Nachname
- Berufsbezeichnung
- Geschäftliche E-Mail-Adresse
- Persönliche E-Mail-Adresse (optional)
- Mobiltelefonnummer (optional)
- Beschäftigungsstatus
- Arbeitsort-ID
- Rechtsträger-ID
- Manager-ID
- Wohnadresse (optional)
- Startdatum
Beschäftigung
- Mitarbeiter-ID
- Beschäftigungsart
- Gültigkeitsdatum
Gruppen
- Name
- Typ
Falls die Informationen oben nicht aufgeführt sind, werden sie von Factorial IT nicht gelesen. Kombo ruft keine Bankdaten, Gehaltsinformationen, Urlaubsdaten usw. ab.
DSGVO-Richtlinie und Datenverarbeitung
Alle Informationen zur DSGVO-Konformität von Kombo finden Sie im Trust Center des Unternehmens.