Questo articolo spiega come collegare il tuo HRIS a Factorial IT e mantenere automaticamente aggiornata la directory dei tuoi dipendenti.
Perché collegare il tuo HRIS?
La sincronizzazione con il tuo HRIS ti consente di automatizzare molte attività che ti portano via tempo ogni giorno, come la gestione degli arrivi e delle partenze, dei tuoi team e delle attrezzature che fornisci loro.
Collegando il tuo sistema HR a Factorial IT puoi:
- Crea e aggiorna automaticamente la tua directory dei dipendenti
- Attivare flussi di onboarding/offboarding in base ai dati contrattuali
- Evita l'inserimento manuale dei dati e riduci gli errori
- Assicurati che le assegnazioni dei dispositivi e le policy di accesso siano sempre accurate
È possibile collegare una o più fonti HRIS, ad esempio se si utilizzano strumenti HR diversi in base al Paese o all'entità giuridica (ad esempio, 1 Payfit per Paese).
Come collegare il tuo HRIS
- Vai su Impostazioni > Sincronizzazione dipendenti
- Scegli il tuo fornitore (Lucca, Payfit, Personio, BambooHR, ecc.)
- Segui i passaggi per autenticarti con Kombo
- Avvia la prima sincronizzazione
Una volta connessi, i dipendenti verranno sincronizzati in Factorial IT con i loro metadati (nomi, e-mail, date, lavori, ecc.).
Se necessario, è possibile collegare più fonti di risorse umane e gestirle in modo indipendente.
Particolarità relative a Lucca
La connessione Lucca x Factorial IT richiede l'attivazione di criteri nelle impostazioni di Lucca per far sì che gli onboarding e gli offboarding vengano visualizzati in Factorial IT. Per farlo, è necessario:
- Vai al tuo account amministratore Lucca > Impostazioni > Chiavi API
- Accedi allo spazio dedicato alla modifica dei diritti associati alla chiave API
- Seleziona " Visualizza dipendenti futuri " e " Visualizza dipendenti usciti ". Questi campi ti permetteranno di visualizzare i prossimi onboarding e offboarding in Factorial IT.
Scegli quali dipendenti sincronizzare
È possibile applicare filtri per sincronizzare solo i dipendenti rilevanti con Factorial IT.
Per esempio:
- Sincronizza solo determinate entità legali
- Includi solo tipologie di contratto specifiche (ad esempio tempo pieno, tirocinio, freelance...)
- Includi solo team specifici
Questi filtri ti aiutano a concentrare la gestione dei dispositivi e degli accessi sulle popolazioni giuste.
Aggiornamenti e importazione di nuovi dati
Importazione di nuovi dati
Una volta connesso l'HRIS a Factorial IT, la sincronizzazione automatica viene eseguita ogni ora. Non è richiesta alcuna azione manuale per importare nuovi dati.
Aggiornamenti dei dati
Puoi decidere se i tuoi dati HRIS devono essere aggiornati in Factorial IT quando vengono modificati nel tuo HRIS.
Dalla pagina Impostazioni di sincronizzazione, puoi scegliere la modalità di sincronizzazione per ogni campo:
- Importa una volta (importato solo alla prima sincronizzazione)
- Sincronizzazione continua (aggiornata se i campi vengono aggiornati nell'HRIS)
Nota : campi come la data di offboarding possono essere aggiornati continuamente, mentre altri campi come il titolo di lavoro possono essere importati una volta e poi gestiti in Factorial IT.
Per riprendere
• Durante la prima sincronizzazione (post-configurazione) : tutti i campi provenienti dall'HRIS sovrascriveranno i dati esistenti in Factorial IT.
• Quando un dipendente viene creato tramite HRIS : le sue informazioni vengono recuperate automaticamente da HRIS.
• Durante la sincronizzazione in corso :
• I campi che rimangono sincronizzati verranno sovrascritti dai dati HRIS.
• I campi non sincronizzati restano invariati.
Gestione dei dipendenti esterni
La tua connessione HRIS potrebbe importare persone che non fanno parte dei tuoi team principali (ad esempio consulenti, liberi professionisti, contabili o amministratori HRIS). Se non desideri fornire attrezzature a queste persone o includerle nella gestione dei dipendenti IT Factorial , puoi rimuoverle dalla visualizzazione. Basta cliccare sul profilo del dipendente e selezionare "Nascondi".
Sicurezza e riservatezza dei dati
Riepilogo dei dati recuperati da Factorial IT
I dettagli delle informazioni recuperate da Kombo al momento della connessione al tuo HRIS ti vengono forniti prima di connettere il tuo HRIS. Hai la possibilità di scegliere se leggere o meno determinate informazioni.
| Dati letti da Factorial IT | Oggetto da autorizzare nell'HRIS | Perché |
| Nome, cognome, email, telefono | oggetto "dipendente" | Per creare il dipendente, tenerlo informato sugli ordini e registrarlo nell'MDM |
| Indirizzo postale | oggetto "dipendente" | Per inviare facilmente l'attrezzatura al dipendente |
| Posizione, squadra, manager | oggetto "dipendente" o "team" | Per applicare determinate impostazioni o autorizzazioni da parte del team |
| Data di inizio e data di fine | oggetto "contratto" | Per anticipare onboarding e offboarding |
Elenco esaustivo dei dati recuperati da Factorial IT dall'HRIS
Entità giuridiche
- Nome
- Indirizzo
Luoghi di lavoro
- Nome
- Indirizzo
Dipendenti
- Numero di dipendenti
- Nome di battesimo
- Cognome
- Titolo di lavoro
- E-mail di lavoro
- Email personale (facoltativa)
- Numero di cellulare (facoltativo)
- Stato occupazionale
- ID del luogo di lavoro
- ID entità giuridica
- ID del gestore
- Indirizzo di casa (facoltativo)
- Data di inizio
Occupazioni
- ID dipendente
- Tipo di impiego
- Data di entrata in vigore
Gruppi
- Nome
- Tipo
Se le informazioni non sono elencate sopra, Factorial IT non le legge. Kombo non recupera informazioni bancarie, stipendio, ferie, ecc.
Politica GDPR e trattamento dei dati
Per qualsiasi informazione riguardante la conformità di Kombo al GDPR, fare riferimento al Trust Center .