Cet article explique comment connecter votre SIRH à Factorial IT et maintenir votre annuaire des employés automatiquement à jour.
Pourquoi connecter votre SIRH ?
La synchronisation avec votre SIRH vous permet d'automatiser de nombreuses tâches qui vous prennent du temps au quotidien, comme la gestion des arrivées et des départs, de vos équipes et du matériel que vous leur fournissez.
Connecter votre système RH à Factorial IT vous permet de :
- Créez et mettez à jour automatiquement votre annuaire des employés
- Déclencher les flux d'intégration/de désintégration en fonction des données contractuelles
- Évitez la saisie manuelle de données et réduisez les erreurs.
- Assurez-vous que vos attributions d'appareils et vos politiques d'accès sont toujours exactes.
Vous pouvez connecter une ou plusieurs sources SIRH, par exemple si vous utilisez différents outils RH selon le pays ou l'entité juridique (par exemple, 1 Payfit par pays).
Comment connecter votre SIRH
- Accédez à Paramètres > Synchronisation des employés
- Choisissez votre fournisseur (Lucca, Payfit, Personio, BambooHR, etc.)
- Suivez les étapes pour vous authentifier auprès de Kombo
- Lancez la première synchronisation
Une fois connectés, les employés seront synchronisés avec Factorial IT avec leurs métadonnées (noms, adresses e-mail, dates, postes, etc.).
Vous pouvez connecter plusieurs sources de données RH si nécessaire et les gérer indépendamment.
Particularités liées à Lucques
La connexion Lucca x Factorial IT nécessite l'activation de critères dans vos paramètres Lucca pour que les intégrations et les départs apparaissent dans Factorial IT. Pour ce faire, vous devez :
- Accédez à votre compte administrateur Lucca > Paramètres > Clés API
- Accédez à l'espace dédié à la modification des droits associés à la clé API.
- Cochez les cases « Afficher les futurs employés » et « Afficher les employés partis ». Ces champs vous permettront de consulter les intégrations et les départs à venir dans Factorial IT.
Choisissez les employés à synchroniser
Vous pouvez appliquer des filtres pour ne synchroniser que les employés concernés avec Factorial IT.
Par exemple:
- Synchronisez uniquement certaines entités juridiques
- N'indiquez que les types de contrats spécifiques (par exemple, temps plein, stage, freelance…).
- Inclure uniquement les équipes spécifiques
Ces filtres vous aident à cibler la gestion de vos appareils et des accès sur les populations appropriées.
Mise à jour et importation de nouvelles données
Importation de nouvelles données
Une fois le SIRH connecté à Factorial IT, la synchronisation automatique s'effectue toutes les heures. Aucune intervention manuelle n'est requise pour importer de nouvelles données.
Mises à jour des données
Vous pouvez décider si vos données SIRH doivent être mises à jour dans Factorial IT lorsqu'elles sont modifiées dans votre SIRH.
Depuis la page des paramètres de synchronisation, vous pouvez choisir le mode de synchronisation pour chaque champ :
- Importer une seule fois (importé uniquement lors de la première synchronisation)
- Synchronisation continue (mise à jour en cas de modification des champs dans le SIRH)
Remarque : les champs tels que la date de départ peuvent être mis à jour en continu, tandis que d'autres champs comme l'intitulé du poste peuvent être importés une seule fois puis gérés dans Factorial IT.
Pour reprendre
• Lors de la première synchronisation (après configuration) : Tous les champs provenant du SIRH écraseront les données existantes dans Factorial IT.
• Lorsqu'un employé est créé via le SIRH : ses informations sont automatiquement récupérées depuis le SIRH.
• Pendant la synchronisation en cours :
• Les champs qui restent synchronisés seront écrasés par les données SIRH.
• Les champs non synchronisés restent inchangés.
Gestion des employés externes
Votre connexion SIRH peut importer des personnes qui ne font pas partie de vos équipes principales (par exemple, des consultants, des indépendants, des comptables ou des administrateurs SIRH). Si vous ne souhaitez pas leur fournir d'équipement ni les inclure dans la gestion de vos employés Factorial IT, vous pouvez les masquer. Il vous suffit de cliquer sur le profil de l'employé et de sélectionner « Masquer ».
Sécurité et confidentialité des données
Résumé des données extraites par Factorial IT
Les détails des informations récupérées par Kombo lors de la connexion à votre SIRH vous sont communiqués avant cette connexion. Vous pouvez choisir de consulter ou non certaines informations.
| Données lues par Factorial IT | S'opposer à l'autorisation dans le SIRH | Pourquoi |
| Prénom, nom, courriel, téléphone | objet « employé » | Pour créer le profil de l'employé, tenez-le informé des commandes et enregistrez-le dans le MDM. |
| Adresse postale | objet « employé » | Pour envoyer facilement du matériel aux employés |
| Poste, équipe, responsable | objet « employé » ou « équipe » | Pour appliquer certains paramètres ou autorisations par équipe |
| Date de début et date de fin | objet « contrat » | Pour anticiper les arrivées et les départs |
Liste exhaustive des données extraites par Factorial IT du SIRH
Entités juridiques
- Nom
- Adresse
Lieux de travail
- Nom
- Adresse
Employés
- numéro d'employé
- Prénom
- Nom de famille
- Titre d'emploi
- Courriel professionnel
- Courriel personnel (facultatif)
- Numéro de téléphone portable (facultatif)
- Statut d'emploi
- ID du lieu de travail
- Identifiant de l'entité juridique
- ID du gestionnaire
- Adresse du domicile (facultatif)
- Date de début
Emplois
- Numéro d'employé
- Type d'emploi
- Date d'entrée en vigueur
Groupes
- Nom
- Taper
Si les informations ne figurent pas dans la liste ci-dessus, elles ne sont pas lues par Factorial IT. Kombo ne récupère pas les informations bancaires, les salaires, les congés, etc.
Politique RGPD et traitement des données
Pour toute information concernant la conformité de Kombo au RGPD, veuillez consulter leur Centre de confiance .