Els fluxos d'aprovació defineixen els passos pels quals ha de passar una despesa abans de ser reemborsada o registrada al sistema. A Factorial, cada flux inclou:
- Un nom i una descripció (per tal que els fluxos siguin fàcils d'identificar).
- Un o més nivells d'aprovació.
- A cada nivell, un o més aprovadors.
- Aprovadors escollits per rol o seleccionant persones específiques.
Rols d'aprovador disponibles
Quan creeu un flux d'aprovació, podeu assignar aprovadors mitjançant els rols següents:
- Autoaprovació → els empleats poden aprovar les seves pròpies despeses. Rarament utilitzat, només per a fundadors o executius d'alt nivell.
- Gerent → el responsable directe de l'empleat.
- Aprovador de les absències → la persona ja designada per aprovar les absències de l'empleat. Útil per mantenir la coherència entre els processos de recursos humans.
- Administradors → administradors de sistemes a Factorial . S'utilitza habitualment per a finances o recursos humans.
- Equip → tot un equip (tots els membres seran notificats i qualsevol podrà aprovar).
- Cap d'equip → el líder de l'equip assignat a l'empleat.
Fluxos recomanats per tipus d'empresa
Startup (fins a ~50 empleats)
- Objectiu: Mantenir les aprovacions lleugeres i evitar retards.
-
Flux suggerit:
- Nom: Aprovació estàndard d'inici
- Descripció: Flux d'un sol nivell per a una validació ràpida de despeses
- Nivell 1: Gerent
Si hi ha fundadors o alts càrrecs sense gestors, creeu un flux dedicat utilitzant l'autoaprovació o els administradors com a aprovadors.
PIME (de 50 a ~500 empleats)
- Objectiu: Afegir una capa de finances mantenint els fluxos eficients.
-
Flux suggerit:
- Nom: Aprovació en 2 passos per a PIME
- Descripció: El gerent comprova la rellevància del negoci, Finances garanteix el compliment.
- Nivell 1: Gerent
- Nivell 2: Administradors (equip financer)
Opcionalment, substituïu el Nivell 2 pel Cap d'equip o l'Aprovador de temps lliure si el control pressupostari es gestiona en aquest nivell.
Multinacional (més de 500 empleats o diverses entitats)
- Objectiu: Garantir controls coherents entre departaments i entitats jurídiques.
-
Flux suggerit:
- Nom: Aprovació d'entitats multinacionals
- Descripció: Validació multipas per al compliment de les normes de departament i entitat
- Nivell 1: Gerent
- Nivell 2: Cap d'equip o cap de departament (configurat com a rol de cap d'equip)
- Nivell 3: Administradors (equip financer de l'entitat local)
Per a departaments d'alt risc o alta despesa (com ara Vendes o Operacions), podeu afegir un Nivell 4 amb el Director de l'Entitat (assignat directament com a persona).
Bones pràctiques
- Doneu sempre noms i descripcions clares als fluxos perquè Finances i Recursos Humans sàpiguen quins empleats hi estan inclosos.
- Comença de manera senzilla: normalment n'hi ha prou amb un o dos nivells. Afegeix-ne més només quan sigui absolutament necessari.
- Utilitzeu rols, no individus, sempre que sigui possible. Això evita que es trenquin els fluxos quan les persones canvien de posició.
- Coincideix amb la cultura de l'empresa: les startups valoren la velocitat, les multinacionals valoren el control. Adapta els teus fluxos en conseqüència.
- Reviseu regularment: les estructures d'aprovació han d'evolucionar amb la vostra organització.