Quan un/a empleat/da deixa l'empresa, els equips de recursos humans sovint necessiten accedir i exportar les seves dades històriques per a informes, compliment normatiu o documentació interna. Factorial permet descarregar diversos tipus d'informació relacionada amb antics/gues empleats/des, fins i tot després que el seu perfil hagi estat desactivat.
En aquest article, aprendràs com accedir i descarregar dades clau dels/les empleats/des acomiadats/des, com ara registres de control horari, absències, revisions de rendiment i despeses.
Visió general
Factorial emmagatzema registres històrics dels/les empleats/des fins i tot després que hagin estat marcats/des com a acomiadats/des o inactius/ves . Els/les responsables de recursos humans poden exportar aquesta informació a través dels mòduls pertinents per mantenir registres, realitzar auditories o respondre a sol·licituds internes o legals.
Quan i per què s'ha d'utilitzar
Descarregar informació dels/les empleats/des acomiadats/des és útil quan necessitis:
- Mantenir la documentació de recursos humans i els registres de compliment
- Proporcionar dades als equips de finances, nòmines o legals
- Analitzar l'activitat històrica dels/les empleats/des
- Preparar auditories o informes interns
- Compartir informació amb l'empleat/da si ho sol·licita
Com s'utilitza
Els informes habituals que es sol·liciten als/les antics/gues empleats/des inclouen:
- Absències
- Control horari
Els permisos d'exportació poden dependre del teu rol d'usuari . Posa't en contacte amb l' administrador/a de Factorial si no veus l'opció d'exportació.
Informes de absències
- Ves a Organització
- Fes clic a Exporta dades a la cantonada superior dreta
- Selecciona Absències
- Tria el tipus de absències:
- Absències de l'empresa
- Absències utilitzades
- Abències d'activitat
- Horari de descans
- A Selecciona empleats, fes clic a la icona del filtre
- Filtra per Estat d'accés > Finalitzat
- Fes clic a Descarregar
Informes de control horari
- A la barra lateral, ves a Control horari
- Filtra els empleats per Estat > Exempleats
- Selecciona els/les empleats/des marcant la casella a l'esquerra del seu nom
- Fes clic a Descarrega l'exportació a la barra inferior
- Tria un tipus d'exportació
-
Exportació de control horari - Versió completa. Tria:
- Format de fitxer
- Format de temps per a contractes per hora
- Temps d'absència
- Dates (des de - fins a)
-
Exportació de control horari - Resum. Tria:
- Format de fitxer
- Format de temps per a contractes per hora
- Data (des de - fins a)
-
Exportació de control horari. Tria
- Tipus d'exportació
- Format de fitxer
- Format de temps per a contractes per hora
- Base del període
- Tipus d'absència
- Data (des de - fins a)
-
Exportació de control horari - Versió completa. Tria:
- Fes clic a Envia
Si l'empleat/da no apareix al filtre, assegura't que els/les empleats/des inactius/ves o acomiadats/des estiguin inclosos/es a la configuració del filtre .
Si l'informe exportat no inclou l'historial complet, verifica que l' interval de dates inclogui tot el període laboral de l'empleat/da.
Consells i bones pràctiques
- Exportar dades abans de suprimir perfils permanentment: és possible que les dades històriques ja no siguin accessibles si el perfil d'un/a empleat/da s'elimina permanentment
- Utilitza filtres de data per assegurar-te que captures tot el període d'activitat de l'empleat/da
- Si necessites informes regularment per als processos de baixa, considera la possibilitat de crear una llista de comprovació d'exportació estàndard per als equips de recursos humans
Preguntes freqüents
-
Puc accedir a les dades dels/les empleats/des després que hagin estat acomiadats/des?
Sí. Factorial manté registres històrics, cosa que permet als equips de recursos humans accedir i exportar dades passades dels/les empleats/des inactius/ves.
-
Puc descarregar l'historial complet de control horari d'un/a antic/ga empleat/da?
Sí. Si selecciones l'empleat/da als informes de control horari i defineixes l'interval de dates adequat, pots exportar el seu historial complet d'hores laborals.