De vegades, una despesa es rebutja per error; per exemple, l'aprovador ha fet clic a "Rebutja" en comptes de "Sol·licita canvis". Això crea retards i reelaboracions innecessàries. A continuació s'explica com resoldre-ho ràpidament i evitar problemes repetits.
Resolució ràpida
-
Comprova el motiu del rebuig
- Mireu el comentari de rebuig per confirmar si va ser un error.
- Si cal, pregunteu a la persona que va fer el rebuig.
-
Restableix el flux d'aprovació (recomanat)
- Un administrador pot restablir el flux d'aprovació de la despesa rebutjada.
- Això envia la despesa de nou al principi del seu procés d'aprovació, de manera que es pot revisar i aprovar de nou sense que l'empleat hagi de tornar a enviar-ho tot.
- Afegiu sempre un comentari (amb finalitats d'auditoria) que expliqui que el reinici va ser degut a un rebuig accidental.
-
Com a alternativa: els empleats tornen a enviar
- Si no és possible restablir el registre o l'administrador prefereix un registre net, l'empleat pot crear una nova despesa.
- Haurien de fer referència a la despesa rebutjada a la descripció.
Com evitar errors repetits
-
Fomentar l'ús de "Sol·licitar canvis"
- Els aprovadors han de fer servir "Sol·licita canvis" quan faltin dades o siguin incorrectes, i mantenir "Rebutja" només per a infraccions clares (fora de la política, fraudulent, duplicat).
-
Deixa sempre un comentari quan rebutgis
- Exigeix als responsables de l'aprovació que escriguin un motiu clar quan rebutgin. Això ajuda els empleats i els administradors a decidir si és apropiat un restabliment o un nou enviament.
-
Revisar les necessitats de formació
- Si un aprovador rebutja incorrectament sovint, comproveu si entén les opcions d'aprovació i proporcioneu-li orientació.
-
Configuració del flux d'aprovació
- Mantingueu els fluxos d'aprovació basats en rols (per exemple, gerent, administrador) sempre que sigui possible, per reduir els colls d'ampolla i els errors d'una sola persona.
Quan contactar amb el suport Factorial
Poseu-vos en contacte amb el servei d'assistència si:
- Restablir el flux no funciona o produeix un comportament inesperat.
- Sospiteu que hi ha un problema amb la interfície d'usuari (per exemple, una acció de botó incorrecta).
- Les assignacions d'aprovació no coincideixen amb els rols previstos.
Pràctica recomanada: si una despesa s'ha rebutjat per error, restableix el flux d'aprovació. És més ràpid i manté tots els registres en un sol lloc, garantint un tancament de mes sense problemes.