Pour améliorer la sécurité des documents sensibles, les fichiers envoyés par les notifications par e-mail sont protégés par un accès de connexion à Factorial. Au lieu de recevoir des fichiers directement en tant que pièces jointes dans les e-mails, les destinataires y accéderont de manière sécurisée via Factorial.
Cet article explique comment fonctionne l'accès aux fichiers protégés, quels changements les utilisateurs peuvent attendre et quels cas continuent d'utiliser des pièces jointes directes.
Vue d'ensemble
Auparavant, certaines notifications par e-mail incluaient des fichiers attachés directement à l'e-mail. Cela créait un risque de sécurité car toute personne ayant accès à l'e-mail pouvait également accéder aux documents attachés.
Maintenant :
- Les fichiers restent stockés de manière sécurisée à l'intérieur de Factorial
- Les e-mails incluent un lien d'accès sécurisé au lieu d'une pièce jointe directe
- Les destinataires doivent se connecter à Factorial avant de télécharger le fichier
- Cette couche de sécurité supplémentaire aide à protéger les informations sensibles si :
- Un e-mail est transféré par erreur
- Une boîte de réception partagée est utilisée
- Une boîte de réception est compromise
La fonctionnalité ne nécessite aucune configuration ou paramétrage.
Comment utiliser
- Ouvrez la notification par e-mail reçue de Factorial
- Cliquez sur le lien d'accès au fichier inclus dans l'e-mail
- Connectez-vous à votre compte Factorial si vous n'êtes pas déjà connecté
- Une fois authentifié, le fichier se téléchargera automatiquement
Dans la plupart des cas, les fichiers ne sont plus attachés directement aux e-mails.
Si le fichier ne se télécharge pas après vous être connecté, essayez de rafraîchir la page et d'ouvrir à nouveau le lien. Si le problème persiste, contactez l'administrateur de votre entreprise ou l'équipe d'assistance.
Si vous ne pouvez pas accéder au fichier, assurez-vous que vous êtes connecté avec le bon compte Factorial associé à l'e-mail de notification.
Si vous avez reçu un e-mail mais qu'il n'y a pas de pièce jointe, cela est un comportement attendu. Les fichiers sont désormais accessibles de manière sécurisée via des liens au lieu de pièces jointes directes dans les e-mails.
Si le lien vous redirige vers Signaturit, c'est parce que certains flux liés à la signature continuent d'utiliser des liens Signaturit pour préserver leur trace d'audit légal.
Exceptions
Quelques flux conservent l'ancien comportement :
- Emails Signaturit : les liens pointent vers Signaturit pour préserver la trace d'audit légal qu'ils génèrent
- Emails à des destinataires externes : par exemple, des candidats en Recrutement qui n'ont pas de compte Factorial.
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Emails définis manuellement à partir de flux internes comme les exports Backoffice
- Exports : protégés
- Exports Backoffice : non protégés
Conseils et meilleures pratiques
- Accédez toujours aux documents via votre compte officiel Factorial
- Évitez de partager des liens d'e-mail avec des personnes non autorisées
- Encouragez les employés à se déconnecter des appareils partagés après avoir accédé à des fichiers sensibles
- Si vous accédez fréquemment à des documents via des notifications, gardez votre session Factorial active sur des appareils de confiance pour une expérience plus rapide
FAQ
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Pourquoi les fichiers ne sont-ils plus attachés directement aux e-mails ?
Ce changement améliore la sécurité des documents en veillant à ce que les fichiers ne puissent être accessibles que par des utilisateurs authentifiés à l'intérieur de Factorial.
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Dois-je toujours me connecter pour accéder aux fichiers ?
Oui. Si vous n'êtes pas déjà connecté à Factorial, vous devrez vous authentifier avant que le fichier ne se télécharge.
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Les exports sont-ils également protégés ?
Les exports standard sont protégés derrière une connexion. Cependant, les exports Backoffice conservent actuellement le comportement précédent.
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Les administrateurs doivent-ils configurer cette fonctionnalité ?
Non. Le déploiement est automatique et ne nécessite aucune action ou configuration.