Cet article décrit les étapes à suivre pour résoudre les problèmes liés à l'intégration DATEV LAUDS.

Comment fonctionnent les programmes de paie DATEV ?

DATEV propose deux programmes de paie, et comprendre les différences entre eux est important pour analyser les problèmes d'intégration ou de synchronisation.

DATEV Lohn und Gehalt (LuG)

Ceci est une solution de paie installée localement / sur site. La comptabilité de la paie est traitée localement plutôt que entièrement dans le centre de données DATEV. En raison de cette configuration, l'accès aux données et les services dépendent souvent du fait que l'administrateur DATEV ait établi une connexion DATEV sécurisée (par exemple, via SmartCard, SmartLogin ou un autre moyen d'accès DATEV).

Si cette connexion authentifiée est inactive, les clients peuvent ne pas être en mesure de communiquer correctement avec les systèmes DATEV. Dans de tels cas, les tentatives de synchronisation ou les importations échouent car il n'y a pas de connexion DATEV active.

• Actif via le système local : La SmartCard doit être active (un jeton USB qui doit être branché au bureau des impôts / au cabinet comptable).
• SmartCard non configurée : Aucune connexion à DATEV n'est active, et la synchronisation avec DATEV n'est pas possible.

DATEV LODAS

LODAS est traité via le centre de données DATEV / un environnement cloud et est généralement classé comme une solution centralisée. Le traitement des données et la comptabilité de la paie passent par l'infrastructure hébergée de DATEV plutôt que par des systèmes installés localement (comme c'est le cas avec LuG).

Pourquoi est-ce important pour la synchronisation ?

Lorsque les synchronisations échouent, la cause profonde peut varier en fonction du programme DATEV utilisé.

• LuG : La connexion et l'authentification établies par l'administrateur DATEV sont souvent des facteurs critiques. Si la connexion sécurisée est inactive, les intégrations peuvent échouer (par exemple, en raison des exigences de SmartCard détaillées ci-dessus).
• LODAS : Les problèmes avec ce système sont plus souvent liés aux autorisations, au mapping des champs, à la configuration des données ou à la configuration des services au sein de DATEV, plutôt qu'à la connectivité du serveur local.

Dépannage avancé

1. Examiner les paramètres d'intégration

Découvrir → Intégrations → DATEV LAUDS → Paramètres

Pour que la connexion soit complétée, l'utilisateur doit passer par toutes les étapes de l'intégration et cliquer sur Enregistrer à la fin.

Étape 1 : Connexion au compte DATEV

• L'utilisateur est-il connecté en utilisant son propre SmartLogin personnalisé ?
  • La connexion est-elle stable ?
  • Les données suivantes sont-elles visibles ?
    • Numéro de consultant
    • Programme de paie utilisé
    • Nom d'utilisateur
    • Date
    • Numéro de client

Étape 2 : Connexion au Centre de données (serveur DATEV)

• Unité d'affaires (Beschäftigungsbetrieb) est-elle connectée ? Appelée “Betriebsstätte” dans DATEV.
• Le système signale-t-il que les données doivent être mises à jour ?

Étape 3 : Types de salaire

• Au moins un type de salaire de base est-il lié ?
  • Salaire de base
  • Salaire de base horaire
• Les concepts de paie pertinents sont-ils créés dans les paramètres de compensation ?
• Les concepts de paie sont-ils mappés aux bons codes de type de salaire DATEV ?
• Les concepts destinés à la synchronisation sont-ils entièrement activés et liés dans les paramètres d'intégration DATEV ?

Étape 4 : Absences

• Tous les types d'absence pertinents sont-ils créés dans Paramètres → Absences → Types d'absence ?
• Les types d'absence sont-ils mappés aux bons codes d'absence DATEV ?
• Seuls les types d'absence qui doivent être synchronisés sont-ils activés ?

Étape 5 : Départements (optionnel)

• Seulement pertinent si les départements dans DATEV sont utilisés activement.
• Les équipes sont-elles correctement configurées ?
• Notez que celles-ci sont parfois mappées via des centres de coûts dans DATEV.

Vérification générale

• Un premier traitement de paie a-t-il déjà été exécuté via le Centre de données DATEV ? Si un traitement de paie n'a jamais eu lieu, vous ne pouvez pas effectuer une synchronisation de Factorial vers DATEV. L'intégration nécessite cette empreinte historique sur le serveur DATEV pour reconnaître où et comment vos données transférées doivent être créées.

2. Examiner l'Organisation

• Remarque : Une synchronisation vers DATEV n'est possible que si les champs employés suivants sont remplis dans Factorial :
  • Prénom
  • Nom de famille
  • ID fiscal
  • Numéro d'employé DATEV
• Vérifiez que toutes les données pertinentes pour la paie ont été remplies dans le contrat
  Organisation → Profil de l'employé → Contrats
  • Le type de salaire de base utilisé dans DATEV (salaire de base mensuel ou horaire) doit être correctement configuré dans le contrat de l'employé sous Type de salaire de base.
  • Les heures de travail et les jours de travail doivent être créés avec précision.
  • Tout complément de salaire doit être ajouté via Nouvelles conditions → Mettre à jour les conditions. Cela empêche les données historiques du contrat existant d'être écrasées et garantit que l'historique du contrat reste transparent et traçable.
• Organisation → Profil de l'employé → Détails personnels
  • Le numéro d'employé DATEV (DATEV-Personalnummer) doit être rempli.
  • Le Numéro d'identification fiscale ou le Numéro de sécurité sociale doit être rempli.
  • Pour examiner les informations pour tous les employés d'un coup d'œil, allez à Organisation → Personnes → Sélectionner tout → Modifier les employés. Cela générera un tableau avec toutes les données des employés.

3. Examiner le Suivi du Temps

• Examinez les règles pour les heures supplémentaires ou les primes
  Paramètres → Suivi du Temps → Politique de Suivi du Temps → Heures supplémentaires et spéciales
  • Heures supplémentaires
  • Primes de week-end
  • Primes de nuit
  • Primes de vacances
     
• Ces règles sont-elles configurées pour être compensées directement via le Bulletin de Paie plutôt que par le Temps de congé ou le Compte d'heures ?
• Vérifiez que les règles de suivi du temps sont liées aux concepts de paie dans les paramètres de compensation.
• S'il existe des primes qui se chevauchent, assurez-vous que cette fonction spécifique est activée dans vos paramètres.
• Vérifiez que ces concepts de paie ont été liés au code de type de salaire DATEV correspondant dans les paramètres d'intégration sous Découvrir → Intégrations → DATEV LAUDS → Paramètres.
• Vérifiez que les feuilles de temps ont été approuvées et que le transfert vers le module de compensation a été confirmé sous Suivi du Temps → Approuvé.

4. Examiner la Compensation

• Une compensation supplémentaire est-elle explicitement fixée dans le contrat de l'employé afin qu'elle soit intégrée dans le module de compensation ?

Compensation → Cycles → Période

• Les éléments variables apparaissent avec une note "Bis zu" (Jusqu'à) et des chiffres grisés.
• Les éléments de compensation fixes apparaissent en chiffres noirs simples.
• Les saisies manuelles effectuées directement dans le tableau des cycles apparaîtront sous forme de chiffres noirs.
  • Remarque : Importer → Compensation est destiné strictement aux téléchargements de documents manuels en masse pour cette période spécifique.
• Rappelez-vous que la synchronisation de Factorial vers DATEV doit toujours être déclenchée manuellement.
• Vérifiez que les codes de type de salaire sont correctement liés dans les paramètres d'intégration.
• Des concepts de paie ont-ils éventuellement été désactivés dans les paramètres de compensation, ce qui explique pourquoi ils ne sont plus visibles dans le "tableau des cycles" ou les paramètres d'intégration ?
• Vérifiez qu'il y a toujours une connexion DATEV active avec le SmartLogin personnalisé de l'utilisateur respectif.

Compensation → Mises à jour

• Les types d'absence spécifiques sont-ils créés correctement ? Cela est particulièrement important pour les congés maladie comme “Entgeltfortzahlungen mit eAU” (remuneration continue avec certificats de congé maladie électroniques), “Kind krank” (enfant malade), ou “Krank ab 6 Wochen” (maladie de longue durée après 6 semaines).
  • Pour LODAS, nous recommandons de désactiver "Maladie" en tant que type d'absence général et de configurer des types d'absence personnalisés à la place, pour garantir une catégorisation claire.
  • Pour LuG, cela n'est pas nécessaire car cette catégorisation a lieu dans DATEV, car seul le type d'absence général "Maladie" peut être créé dans les paramètres d'intégration.
• Les bons codes d'absence DATEV sont-ils mappés dans les paramètres d'intégration ?
• Vérifiez qu'il y a toujours une connexion DATEV active avec le SmartLogin personnalisé de l'utilisateur respectif.

Paramètres de Compensation

• Un concept de paie qui doit être synchronisé a-t-il été désactivé ? Si oui, ce concept ne sera plus affiché dans le "tableau des cycles" ou les paramètres d'intégration.
• Les paramètres d'incidents ont-ils été vérifiés ou éventuellement désactivés ? Seuls les incidents activés génèrent un incident pour le module de compensation.
  • Si les Professionnels sont actifs, les paramètres d'incidents ne peuvent être activés/désactivés que par le conseiller fiscal via Configurations dans les Professionnels. La bonne entreprise/client doit être sélectionnée au préalable.
• Vérifiez que les modules de Dépenses et de Suivi du Temps sont correctement configurés et connectés.

5. Examiner les Professionnels

• Assurez-vous que le conseiller fiscal a été créé au préalable en tant qu'employé externe.
• Assurez-vous que le conseiller fiscal a complété son inscription
• Vérifiez que son statut est défini sur "actif".
• Vérifiez que le conseiller fiscal a créé et reçu les incidents selon leur pertinence pour la paie.